Cómo gestionar un bar | Guía de administración de bares III

control de ventas y rentabilidad de un bar

Gestionar un bar correctamente puede resultar un trabajo extremadamente duro.

Pero debes saber que es posible tener un bar rentable y aun así disponer de tiempo para dedicar a otras partes del trabajo que te gustan.

A veces, solo necesitas un poco de ayuda con los números.

Si quieres gestionar un bar con éxito, debes controlar los costos más importantes: alimentos, bebidas, mano de obra y gastos generales como alquiler, equipo y licencias.



Claves para gestionar un bar con éxito

Sin una comprensión sólida de lo que sucede detrás de la barra, es imposible saber si el producto se ha vendido, desaparecido o se ha regalado de forma gratuita. 

No podrás realizar un seguimiento de los porcentajes de costo del producto ni establecer fácilmente los precios de las bebidas. 

Comenzarás a perder el control de tu negocio y lo que es más importante, el dinero.

En los anteriores artículos Parte 1 y Parte 2 de esta Guía de administración de bares hemos repasado cómo hacer el inventario de bebidas de un bar y cómo administrar los pedidos y las facturas de un bar.

Ahora es el momento de la tercera parte de esta serie donde conoceremos cómo mejorar la gestión de un bar.

Cómo gestionar un bar correctamente

En este artículo, discutiremos:

  • Cómo controlar el inventario de bebidas
  • Gestionar el proceso de pedido y facturación.
  • Cómo calcular el porcentaje de costo de bebidas
  • Cómo calcular los precios de las bebidas
  • Comprender los datos de ventas de tu bar
  • Cómo monitorear la variación
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El control del inventario para gestionar un bar

Como administrador o propietario de un bar o de un gastrobar, el seguimiento de los números de tu negocio te ayudará a identificar los problemas y a saber cómo solucionarlos

Contar y controlar el inventario de manera adecuada es el primer paso crítico para comprender cómo van las finanzas de tu bar.

Camarera contando el inventario de un bar

Hacer un inventario te indica exactamente cuánto de cada producto se ha usado en una barra durante un período de tiempo definido. 

Hacerlo te permitirá comparar el inventario utilizado con las ventas durante un período determinado, lo que te llevará a calcular tus ganancias.

Inventario utilizado es el término usado para los productos que se han vendido o han sido utilizados para invitar a los clientes, se han derramado o incluso robado.

El inventario utilizado se debe desglosar por categorías (licores, vinos, cervezas), por tipo de artículo (tequila, vodka, whisky) y por marca (José Cuervo, Absolut, Ballantines) para obtener una visión global del rendimiento de tu bar. 

Estos números se utilizarán para identificar la variación, calcular los márgenes de beneficio, tomar mejores decisiones de compra y determinar qué productos funcionan bien y cuáles no.

Aprender a hacer el inventario de bebidas es el primer paso, donde entenderemos la fórmula para calcular el inventario utilizado.

El análisis de lo que significan estos números viene a continuación.

Involucrar a los empleados para mejorar la gestión del bar

Para mejorar la gestión de un bar, los empleados involucrados en contar el inventario deben recibir la capacitación adecuada sobre cómo hacerlo. 

Esto incluye saber cosas cómo:

  • Utilizar el mismo sistema para contar la cantidad de líquido de cada botella.
  • Registrar correctamente todos los números en hojas de cálculo, diferenciando entre botellas, barriles y cajas, y barras delanteras, barras traseras, almacenes, etc.
  • Identificar problemas como derrames, robos o roturas de botellas enteras.
  • Comprender las consecuencias de realizar incorrectamente el inventario.

Realizar este proceso de inventario con una hoja de cálculo Excel lo hará mucho más fácil. 

Cosas como definir stocks mínimos y máximos son una parte importante de hacer un inventario, y te ayudarán por dos razones:

  1. Los stocks son una excelente manera de acelerar los cálculos totales de tu inventario.
  2. Estos stocks ayudan a administrar y establecer límites para la cantidad de inventario que está ordenando.

Una vez que hayas identificado el cálculo de tu inventario utilizado para un período de inventario, puedes pasar a darle sentido a estos números.

Ordenar los productos de una barra para mejorar la rentabilidad
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Mejorar la forma de realizar los pedidos

Comprender los hábitos de pedido de tu barra y el historial de compras te ayudará a tomar decisiones de compra más disciplinadas cuando llegue el momento de hacer tus pedidos. 

¿Cuántas veces ha intentado un representante convencerte para que compres nuevos productos que realmente no necesitas?

Para comprender mejor el proceso de pedido, debes mirar tus cifras de ventas para determinar qué funciona y qué no. 

Crear un gráfico de rentabilidad de barras es una manera fácil de identificar qué productos deberían o no estar en ese pedido.

Consejos para hacer los pedidos de un bar de forma más rentable

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarte a gestionar un bar haciendo los pedidos de forma más rentable:

  • Revisa tu pedido antes de enviarlo. Cuando acabes revísalo nuevamente. Tómate un segundo para examinar cada artículo y considera cómo podría afectar a tu menú de bebidas.
  • Organiza tu historial de facturas. Debes disponer de un fácil acceso a tu historial de compras y gastos. Saber lo que has gastado en ciertos productos durante ciertos períodos de tiempo te ayudará a realizar mejores pedidos para la próxima vez.
  • Compra para reducir tu inventario almacenado. El inventario almacenado es dinero en tus estanterías, y al reducir esta cantidad, reducirás la posibilidad de pérdida de producto y devolverás el dinero a su bolsillo.
  • Comprende qué productos se venden bien y cuáles no. Esto se reduce a analizar el informe Mix de ventas de tu TPV y compararlo con tu historial de inventario, que veremos a continuación. Una vez que hayas encontrado tus productos ganadores y perdedores, podrás realizar pedidos más inteligentes.

Comprender los datos de ventas para controlar la gestión de un bar

Gestionar un bar correctamente se reduce a conocer los números

Y si no tienes el conocimiento para analizar los que provienen de su sistema TPV, no podrás conectar los puntos con el resto de tu menú de bebidas. 

Con suerte, en tu barra estás utilizando un buen TPV (punto de venta electrónico) que puede ejecutar muchos tipos de informes, pero en general, los más importantes se pueden encontrar en cualquier TPV y son:

  • El mix de ventas.
  • Informe de ventas de cada elemento del menú.
  • El informe diario de ventas.

Después de tomar los números de tu inventario y facturas, usarás estos informes de ventas para identificar qué tan bien está funcionando tu menú de bebidas. 

Deberías poder conocer el precio de cada artículo, los ingresos, el porcentaje de beneficio y el volumen de ventas de todos tus productos. 

Una vez que hayas identificado el porcentaje de costo de cada uno de tus productos, puedes comparar esto con el volumen de ventas de la bebida, que se encuentra en estos informes. 

<center>Formula para calcular el Beneficio de un producto</center>
Beneficio del producto = Precio de venta – Costo del producto

La Ingeniería de menú para gestionar un bar

Para cada elemento de tu menú (cócteles, cerveza (tanto embotellada como de barril), vino y licor), debes desglosar cada elemento del menú en los siguientes datos de ventas:

  • Cantidad de artículos vendidos
  • Popularidad, como porcentaje de todo su programa de bebidas
  • Coste del artículo
  • Costo total de todos esos artículos
  • Precio de venta del artículo
  • Beneficio del artículo
  • Beneficio total de todos esos artículos
  • Ingresos totales de todos esos artículos

Toma estos datos para realizar con ellos la Ingeniería de menú.

Y clasifica cada elemento en categorías de ganancias y popularidad.

Si quieres una manera más fácil de ver estos resultados, calcula tanto el porcentaje de costo como el volumen de ventas para cada artículo en tu menú. 

Los que tienen un bajo porcentaje de costo y un alto volumen de ventas son los ganadores (estrellas), y los que tienen un alto porcentaje de costo y un bajo volumen de ventas son los perdedores (perros).

Ahora crea una matriz de rentabilidad de barras para ver estos resultados para cada una de sus bebidas. 

mejorar la rentabilidad utilizando ingeniería del menú
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Cálculo del porcentaje de costo de bebida

El porcentaje de costo o escandallo es un punto de referencia esencial para gestionar un bar. 

Analizar y controlar el porcentaje de costo del bar, te permitirá mantenerlo lo más bajo posible.

Esta es la diferencia entre un bar rentable y uno que falla. 

Dependiendo de la popularidad de una bebida, una diferencia de precio de 1.50 podría significar una pérdida de cientos o incluso de miles cada mes.

El porcentaje de costo de una bebida se calcula tomando el costo del producto utilizado y dividiéndolo por el costo del producto vendido. 

O, si lo quieres hacer más fácil, de tu inventario utilizado dividido por tus ventas.

<center>Formula para calcular el Porcentaje de costo del producto</center>
Porcentaje de costo = Inventario utilizado ÷ Ventas totales del producto x 100

Un bar promedio tiene un porcentaje de costo de bebida de entre el 25 y el 30%.

Pero el objetivo, por supuesto, es disminuir esto tanto como sea posible, un objetivo muy común es el 20%. 

Pero, ¿qué nos dice realmente un porcentaje de costo de bebida? 

Se trata de conocer el significado de esta herramienta de medición crítica: los números detrás del número. 

Claves para calcular el porcentaje de costo de una bebida

El porcentaje de costo de una bebida se puede dividir en tres factores:

  1. El costo de una bebida: cuánto pagas directamente por tu producto. Esto se reduce a poder organizar mejor los pedidos y la facturación y a poder desglosar el costo de cada ingrediente que se incluye en una bebida.
  2. El precio de una bebida: por cuánto la vendes, que se reduce a fijar el precio de cada bebida en tu menú (veremos esto a continuación).
  3. Pérdida de producto: lo que realmente vendiste frente a lo que deberías haber vendido en función de la cantidad de inventario utilizada, también conocida como su variación.

Para comprender estos factores, debes profundizar en los otros problemas que afectan a la gestión de un bar. Veamos el siguiente.

Fijación del precio de las bebidas para gestionar un bar

El precio de un menú de bebidas es una tema bastante complejo, y todos los productos que incluyas en tu menú tendrán un gran efecto en forma de gastos. 

Debes tener mucho cuidado al desarrollar un menú para tu bar o restaurante. 

Estas son las cosas que debe considerar:

  • Número de productos: en todas las categorías, marcas y tipos de bebidas.
  • Las últimas tendencias en bebidas de la industria.
  • El trabajo involucrado en hacer cada bebida.
  • Porcentaje de costo del menú.
  • Rango de precios en el menú.

Un menú exitoso se construye a partir de bebidas a buen precio. 

Si deseas gestionar correctamente la rentabilidad de un bar o restaurante es crucial calcular cada aspecto de cada bebida.

Para fijar el precio de una bebida, todo lo que tienes que hacer es:

  • Dividir el costo de la botella por la cantidad de onzas que contiene. (1 onza = 30 ml) 
  • Esto te da el costo por onza, y puedes elaborar el precio de tus bebidas a partir de ahí, onza por onza.
  • Una vez que hayas determinado el costo de una bebida, sumando las onzas de cada ingrediente, puedes tomar ese número y dividirlo por el porcentaje de costo deseado para determinar el precio de la bebida.
ejemplo sobre como fijar los precios en bebidas
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Ejemplo de fijación del precio de una bebida

A continuación te mostramos un ejemplo.

Coctel Moscow Mule

4 onzas de Ginger Beer a un precio de $ 1.32 por botella / 12 oz. = 0.11 por onza = 0.44 costo total

1.32 ÷ 12 x 4 = 0.44

1.5 oz. Vodka a un precio de $ 12.99 por botella / 25.3 onzas = 0.51 por onza = 0.77 costo total

12.99 ÷ 25.3 x 1.5 = 0.77

Costo total de la bebida = 1.21

Porcentaje de costo ideal = 12.95%

Precio de la bebida = 9.34

Precio de bebida + impuestos = 10.00

Calculo de la variación

La variación, también conocida como “producto perdido”, es uno de los mayores detractores de la rentabilidad de un bar.

La variación se calcula comparando la diferencia entre la cantidad vendida durante un período y el inventario utilizado durante este período. 

<center>Formula para calcular la Variación</center>
Variación = Ventas totales – Inventario utilizado

En un mundo ideal, estos números se alinearían perfectamente, pero la tasa de variación promedio en los bares ronda entre el 25 entre 30%.

Cómo reducir la variación en un bar

Nunca podrás eliminar la variación en tu bar, pero hay algunas maneras en las que puedes intentar reducirla:

  • Comprar menos para reducir la cantidad de inventario almacenado que mantienes en stock en todo momento.
  • Evitar compras impulsivas basadas en descuentos por cantidad. Por lo general, es un producto que no necesitas y dinero que no necesitas gastar.
  • Formación adecuada del personal. El desperdicio, la rotura, el vertido excesivo y el robo son factores contribuyentes de variación. La capacitación del personal para comprender el efecto de estas acciones es la única forma de solucionarlas. Capacita al personal en el vertido adecuado de bebidas (usa boquillas e incluso medidores si es necesario) y pídeles que estén atentos a las señales de desperdicio, rotura o robo en tu bar.
  • Supervisar de cerca todos tus números. Si realizas un seguimiento adecuado de cada aspecto de tu menú de bebidas, podrás identificar la variación. Será más fácil observar tus niveles de variación y, a su vez, encontrar oportunidades para disminuirlos.

En conclusión, analizar los números de inventario, compras, control de costos, variación, ventas y rentabilidad te llevarán sin duda a gestionar correctamente tu bar y a encontrar el camino al éxito de tu negocio.


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