¿Cómo se debe hacer la Caja diaria de un Bar?
Hacer la caja diaria de un bar consiste en hacer el recuento diario del dinero que queda en la caja registradora al final del día. Este proceso es esencial para la gestión del bar, ya que nos ayudará a mantener el control financiero de nuestro negocio.
A lo largo de este artículo veremos los elementos clave que conforman un cierre de caja exitoso, cómo hacer un cierre de caja manual, y te daremos algunos trucos para no descuadrar en caja y te asegures que el arqueo de caja en tu negocio se realiza de manera eficiente y segura. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el cierre de caja diario?
La caja diaria de un bar es mucho más que un simple cajón donde se guarda el dinero de las ventas, es el registro contable de todas las transacciones económicas que ocurren en un día determinado en el bar, es decir, es un recuento de las ventas y los gastos del negocio que se hace diariamente al finalizar la jornada de trabajo.
Hacer un cierre de caja correctamente no consiste solo en contar el dinero, sino que se trata de un proceso que involucra el seguimiento de diferentes operaciones como son:
- Las ventas en efectivo: Representan todo el dinero en efectivo que se recibe por ventas realizadas directamente en el local, como el dinero por la venta de bebidas, alimentos, y cualquier otro producto o servicio que ofrezcas.
- Ventas con tarjeta: Las transacciones realizadas mediante tarjetas de crédito o débito también forman una parte significativa de los ingresos de un bar.
- Otros ingresos: Puede haber otras fuentes de ingresos que debes tener en cuenta como las propinas (deben gestionarse adecuadamente) o comisiones por servicios adicionales (como eventos especiales), entre otros.
- Gastos: Son todas las salidas de dinero que ocurren en el negocio durante el día entre los que encontramos los pagos a proveedores o los salarios.
Si bien es posible manejar la caja diaria de un bar manualmente, hoy en día la tecnología ofrece herramientas que pueden facilitar enormemente este proceso, como los TPV para Bares, que pueden automatizar gran parte de esta tarea y realizan un cierre de caja más rápido y preciso.
¿Cómo hacer la caja diaria de un bar?
Realizar la caja diaria de un bar puede parecer una tarea compleja, pero con una buena organización y el uso de herramientas adecuadas, se convierte en un proceso sencillo y eficaz. A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso para llevar a cabo esta tarea crucial en la gestión de tu negocio.
- Preparación y Organización: Asegurar que todas las comandas están cerradas y que se dispone de todas las herramientas necesarias (hoja de cálculo, software de caja, recibos).
- Contar Efectivo: Contar y verificar todo el dinero en efectivo en la caja, agrupando por denominaciones. Confirmar que los montos coincidan con los registros del sistema.
- Contar Dinero de Tarjetas: Revisar y verificar todos los comprobantes de transacciones con tarjeta. Cotejar con registros del sistema de Punto de Venta (TPV).
- Calcular Ingresos y Gastos: Sumar todas las ventas y pagos del día. Usar informes del TPV si está disponible.
- Registrar Incidencias: Documentar cualquier error o problema que surja durante el proceso. Comunicarlos a los responsables para corrección.
- Retirada de Dinero y Comprobantes: Retirar y almacenar de manera segura el efectivo y los comprobantes, documentando los montos en el sistema TPV.
- Guardar Documentación: Archivar todos los registros y documentos de forma segura, tanto en formato físico como digital.
- Preparar la Caja para el Día Siguiente: Asegurarse de que hay suficiente cambio, papel para la impresora de tickets y otros suministros. Verificar que el sistema TPV esté en buen estado para el próximo turno.
- ¿Todavía sigues apuntando las ventas de tu bar en un papel?
Entendemos que gestionar las finanzas de un bar puede ser una tarea complicada y que consume mucho de tu tiempo, pero es esencial llevar los números al día para mantener todo en orden y asegurar el éxito de tu establecimiento.
Por eso hemos diseñado una hoja de contabilidad en Excel que te ayudará a llevar un registro claro de todos tus ingresos y gastos de forma fácil y sencilla. ¡Haz clic para saber cómo funciona esta herramienta!
Ahora veremos cada uno de estos pasos de manera más detallada para proporcionarte una guía completa sobre cómo hacer la caja diaria en un bar de forma eficaz y segura.
Paso 1. Preparación y Organización
Antes de empezar a hacer el arqueo de caja es muy importante asegurarse de que no hay comandas abiertas, que se han sacado todos los tickets de las mesas y se ha cobrado a todos los clientes.
Después, debemos tener todas las herramientas necesarias a mano, es decir, si hacemos la caja diaria de un bar de manera manual, cogeremos una hoja de cálculo o incluso un cuaderno para registros manuales y si la hacemos digitalmente nos colocaremos ante el software de gestión de caja con todos los recibos, facturas y documentos relacionados organizados.
Paso 2. Contar todo el dinero en efectivo
En el segundo paso del proceso de cierre de caja hay que contar la cantidad de efectivo disponible, tanto billetes como monedas, y asegurarnos de que coinciden con los registros del sistema. Para hacerlo de manera efectiva, se aconseja agrupar los billetes y las monedas por su denominación, contar cada grupo de forma individual y luego sumar los totales para obtener una cifra global.
Si disponemos de un cajón de dinero, este dispositivo facilita enormemente el proceso, ya que cuentan automáticamente el efectivo, reduciendo el margen de error y acelerando el proceso de verificación. Sin embargo, incluso con un cajón inteligente de dinero, es aconsejable realizar un conteo manual para confirmar que los montos registrados en el sistema coincidan con el efectivo real en la caja.
Paso 3. Contar el dinero de las tarjetas de crédito
A la hora de contar el dinero de las tarjetas de crédito tenemos que revisar los comprobantes de las transacciones hechas con el datáfono, verificar que todos los comprobantes estén en buen estado y presentes, y cotejarlos con los registros realizados para confirmar que los importes cobrados y las fechas coinciden.
En el caso de utilizar un sistema de Punto de Venta para un negocio para hacer los cobros en tarjeta de crédito, también debemos comparar los comprobantes con registro en el TPV, y si encontramos algún error, como comprobantes duplicados o que faltan, debemos tomar las medidas necesarias para evitar de nuevo cualquier error o pérdida.
Paso 4. Calcular los ingresos y los gastos
Para calcular los ingresos, simplemente suma todas las ventas del día, tanto en efectivo como con tarjeta. En el caso de los gastos, suma todos los pagos que hayas hecho, ya sea pago a proveedores de restaurantes, para a camareros extras o cualquier otro gasto.
Si tienes un sistema Terminal Punto de Venta, esta herramienta tiene una función con la que obtendrás un informe detallado de tus ingresos y gastos, ya desglosados y sumados. Este informe también considerará automáticamente cualquier comisión o cargo adicional, lo que facilita mucho el cálculo final.
Paso 5. Registrar las incidencias
Durante el proceso de realización de la caja diaria de un bar, es probable que surjan incidencias que deben ser abordadas, como por ejemplo errores en los cálculos, descuadres en los registros o problemas con el sistema TPV. Por eso, es esencial documentar estas incidencias de forma clara y detallada para que puedan ser corregidas de manera efectiva.
Además de registrar estas observaciones en el sistema o en un registro manual, es vital comunicarlas a los superiores o responsables, ya que así se pueden tomar las medidas correctivas necesarias y ayuda a evitar que estos problemas se repitan en el futuro.
Paso 6. Retirada del dinero y los comprobantes
Una vez que se han verificado y conciliado tanto el efectivo como los comprobantes de tarjeta de crédito, el siguiente paso es la retirada segura de estos elementos para su almacenamiento o depósito. Si disponemos de TPV antes de retirar el dinero y los comprobantes hay que documentar los montos y detalles en el sistema de punto de venta.
La retirada debe hacerse de manera segura hasta una caja fuerte o una institución financiera, y si es posible en presencia de otro empleado como medida de seguridad adicional. Es aconsejable guardar el efectivo y los comprobantes en sobres separados, etiquetando cada uno con la fecha, el importe total y cualquier otra información relevante.
Paso 7. Guardar la documentación
Una vez completada la caja diaria de un bar hay que guardar y archivar de forma segura todos los registros y documentos generados. Esto no solo sirve como un respaldo en caso de futuras auditorías o revisiones, sino que también facilita el acceso a información importante como registros de ventas, gastos, inventario y observaciones.
En cuanto al archivo de esta documentación, hay que tomar medidas de seguridad para protegerla de cualquier daño o pérdida, como el uso de cajas fuertes o armarios con llave para almacenar la documentación física, así como la realización de copias de seguridad en medios digitales para los registros electrónicos. Estas medidas garantizan que la información esté segura y accesible cuando se necesite.
Paso 8. Preparar la caja para el día siguiente
El último paso es preparar la caja para el próximo día de trabajo, por lo que hay que asegurarse de que la caja tiene suficiente cambio en monedas y billetes para facilitar las transacciones, que la impresora de tickets tiene rollo de papel para el recibo, bolígrafos o cualquier otro suministro necesario.
Además, te recomendamos realizar una revisión rápida del sistema de punto de venta para asegurarte de que funciona correctamente, actualizar cualquier dato que sea necesario, como precios o información de inventario, y asegúrate de que todas las funciones están operativas, para que cuando llegue el próximo turno, todo esté listo sin contratiempos.
7 Consejos para evitar descuadres en la caja de un bar
Evitar descuadres en la caja diaria de un bar o restaurante es crucial para la gestión eficiente de cualquier negocio. A continuación, te dejamos 8 consejos prácticos para mantener tu caja siempre en orden y evitar complicaciones en la contabilidad del negocio.
| Consejos | Descripción |
|---|---|
| Limita el acceso a la caja | Restringe el acceso a la caja registradora solo al personal autorizado, cuantas menos personas tengan acceso más fácil es la identificación de posibles errores o un mal manejo de fondos. |
| Utiliza un software de hostelería | Utiliza un sistema de TPV confiable que permita un seguimiento en tiempo real de todas las transacciones, ya que no solo facilita el proceso de cierre de caja, sino que también ayuda a identificar rápidamente cualquier irregularidad. |
| Registro detallado de todas las operaciones | Lleva un registro detallado de todas las transacciones, incluidas las retiradas de efectivo, pagos a proveedores o cualquier otro movimiento de fondos, esto facilita la conciliación al final del día. |
| Realiza controles internos | Realiza controles sorpresa de la caja durante el día, esto no solo disuade el mal manejo de fondos, sino que también permite corregir pequeños errores antes de que se conviertan en grandes problemas. |
| Revisa el cambio | Verifica siempre el cambio antes de entregárselo al cliente, un simple error al dar cambio puede llevar a descuadres significativos al final del día. |
| Incluye un cajón inteligente de dinero | Considera la inversión en un cajón inteligente de dinero que cuente y clasifique automáticamente las monedas y billetes. Estos dispositivos reducen significativamente el riesgo de errores humanos y aceleran el proceso de cierre de caja. |
| Usa cámaras de seguridad | Instala cámaras de seguridad cerca de la caja registradora, de esta manera no solo se logra disuadir el robo o el mal manejo de fondos, sino que también puede ser útil para revisar transacciones en caso de descuadres. |
Preguntas frecuentes sobre la caja en un bar
¿Cuánto tiempo se tarda en hacer un cierre de caja en un bar?
El tiempo necesario para realizar un cierre de caja en un bar puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como la cantidad de transacciones realizadas durante el día, el sistema utilizado (manual o TPV) y la experiencia del personal encargado del cierre.
- Con un Sistema TPV eficiente: Si el bar cuenta con un sistema TPV moderno y eficiente, el proceso puede ser bastante rápido, llevando aproximadamente 30 minutos a 1 hora. Estos sistemas suelen tener funciones que automatizan gran parte del proceso, como el cálculo de ventas y gastos, lo que ahorra tiempo.
- Manualmente: Si el cierre de caja se hace manualmente, el proceso podría llevar más tiempo, posiblemente de 1 a 2 horas. Esto se debe a que se tendrán que contar físicamente los billetes y monedas, y tal vez incluso revisar manualmente los recibos y registros de ventas y gastos.
¿Cómo hacer el cierre de caja con un software TPV?
Realizar un cierre de caja con un software de Terminal Punto de Venta (TPV) suele ser un proceso más eficiente y preciso que hacerlo manualmente, aquí podemos ver los pasos básicos para llevarlo a cabo:
- Arqueo de caja: Utiliza la función de arqueo del software para verificar la cantidad inicial de dinero en la caja. Esto te dará una base para comparar con el total al final del día.
- Monitoreo de ventas y gastos: A lo largo del día, el software TPV registrará automáticamente todas las transacciones, tanto en efectivo como con tarjeta.
- Informes: Al final del día, accede a la función de informes del software para obtener un resumen detallado de las ventas y gastos.
- Conciliación: Compara el informe del software con el dinero en efectivo real y los comprobantes de tarjeta para asegurarte de que todo cuadre.
- Guardar informes: La mayoría de los sistemas TPV permiten guardar o imprimir los informes de cierre de caja, lo cual es útil para futuras auditorías o para mantener registros fiscales.
- Reiniciar el sistema: Finalmente, reinicia el sistema TPV para el próximo día de operaciones, asegurándote de que la caja tenga suficiente cambio y que todos los sistemas estén funcionando correctamente.
¿Quién debe hacer el cierre de caja?
El cierre de caja debe hacerlo alguien que sea responsable, confiable y capacitado en los procedimientos financieros del negocio como por ejemplo:
- Dueño del negocio: En negocios muy pequeños, como tiendas familiares o pequeños bares, el dueño del negocio podría encargarse personalmente del cierre de caja.
- Gerente: En muchos casos, el gerente o supervisor del turno es el encargado de realizar el cierre de caja, ya que tiene una comprensión completa de las operaciones del negocio y la autoridad para resolver cualquier discrepancia o problema que pueda surgir.
- Empleado de confianza: En negocios más pequeños o en situaciones donde el gerente no está disponible, un empleado de confianza y con experiencia en el manejo de la caja podría ser asignado para esta tarea.
- Personal de contabilidad: En empresas más grandes, podría haber un equipo de contabilidad o finanzas que se encargue de este proceso, especialmente si implica una gran cantidad de transacciones o complejidades fiscales.
¿Cuáles son los errores más comunes al hacer la caja diaria?
Al hacer la caja diaria, hay varios errores comunes que pueden ocurrir y que te detallamos a continuación :
- Desajustes en el efectivo: Uno de los errores más comunes es encontrar descuadres entre el efectivo real en la caja y el registrado en el sistema, que puede deberse a errores al dar cambio, olvidos al registrar transacciones o incluso malversación de fondos.
- Errores en las tarjetas: No verificar correctamente los pagos con tarjeta de crédito o débito con los registros del sistema puede llevar a descuadres significativos.
- Falta de documentación: No guardar o imprimir los recibos y registros pertinentes puede complicar futuras auditorías y la resolución de discrepancias.
- Falta de verificación: No revisar los números dos veces o no tener un segundo empleado que verifique los cálculos puede aumentar la probabilidad de errores.
- Desorganización: No tener un proceso establecido y organizado para el cierre de caja puede resultar en errores y omisiones.
¿Cuánto factura un bar al mes?
La venta media de un bar al mes puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como la ubicación, el tipo de clientela, la calidad del servicio y la oferta de productos.
- Cuánto se gana en un bar pequeño: Un establecimiento familiar en una localidad pequeña o en un barrio menos concurrido, podría tener una facturación más modesta, entre 3.000 y 7.000 euros al mes, dependiendo de la clientela y la ubicación.
- Cuánto se gana en un bar mediano: Un bar de tamaño medio, posiblemente ubicado en una ciudad más grande o en una zona con tráfico moderado, podría tener una facturación mensual que oscile entre los 8.000 y 20.000 euros.
- Cuánto se gana en un bar grande: Los bares grandes, especialmente aquellos en ubicaciones turísticas o grandes ciudades, podrían facturar significativamente entre 25.000 y 50.000 euros o incluso más.
¿Cuánto gana un bar por un café?
El precio de un café en un bar puede variar ampliamente, pero de una manera generalizada podemos decir que su precio está entre aproximadamente 1,20 € hasta 2,50 € o más en ciudades grandes o áreas turísticas.
Realizar la caja diaria de un bar es una tarea que va más allá de simplemente contar el dinero al final del día, es un proceso que requiere de mucha atención, un seguimiento de todas nuestras transacciones y si es posible del uso de herramientas tecnológicas como un TPV para hostelería para asegurar la precisión y la eficiencia.
Si aplicas los consejos que te hemos dado en tu próximo cierre de caja, estarás bien encaminado para asegurar una gestión financiera sólida y exitosa en tu negocio. Así que no esperes más para implementar estos cambios, tu futuro financiero te lo agradecerá.
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas