¿Cómo se debe hacer la Caja diaria de un Bar?

Cómo hacer la Caja diaria de un bar

Hacer la caja diaria de un bar consiste en hacer el recuento diario del dinero que queda en la caja registradora al final del día. Este proceso es esencial para la gestión del bar, ya que nos ayudará a mantener el control financiero de nuestro negocio.

A lo largo de este artículo veremos los elementos clave que conforman un cierre de caja exitoso, cómo hacer un cierre de caja manual, y te daremos algunos trucos para no descuadrar en caja y te asegures que el arqueo de caja en tu negocio se realiza de manera eficiente y segura. ¡Sigue leyendo!


¿Qué es el cierre de caja diario?

La caja diaria de un bar es mucho más que un simple cajón donde se guarda el dinero de las ventas, es el registro contable de todas las transacciones económicas que ocurren en un día determinado en el bar, es decir, es un recuento de las ventas y los gastos del negocio que se hace diariamente al finalizar la jornada de trabajo.

Hacer un cierre de caja correctamente no consiste solo en contar el dinero, sino que se trata de un proceso que involucra el seguimiento de diferentes operaciones como son:

  • Las ventas en efectivo: Representan todo el dinero en efectivo que se recibe por ventas realizadas directamente en el local, como el dinero por la venta de bebidas, alimentos, y cualquier otro producto o servicio que ofrezcas. 
  • Ventas con tarjeta: Las transacciones realizadas mediante tarjetas de crédito o débito también forman una parte significativa de los ingresos de un bar.
  • Otros ingresos: Puede haber otras fuentes de ingresos que debes tener en cuenta como las propinas (deben gestionarse adecuadamente) o  comisiones por servicios adicionales (como eventos especiales), entre otros.
  • Gastos: Son todas las salidas de dinero que ocurren en el negocio durante el día entre los que encontramos los pagos a proveedores o los salarios.

Si bien es posible manejar la caja diaria de un bar manualmente, hoy en día la tecnología ofrece herramientas que pueden facilitar enormemente este proceso, como los TPV para Bares, que pueden automatizar gran parte de esta tarea y realizan un cierre de caja más rápido y preciso.

¿Cómo hacer la caja diaria de un bar?

Realizar la caja diaria de un bar puede parecer una tarea compleja, pero con una buena organización y el uso de herramientas adecuadas, se convierte en un proceso sencillo y eficaz. A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso para llevar a cabo esta tarea crucial en la gestión de tu negocio.

  1. Preparación y Organización: Asegurar que todas las comandas están cerradas y que se dispone de todas las herramientas necesarias (hoja de cálculo, software de caja, recibos).
  2. Contar Efectivo: Contar y verificar todo el dinero en efectivo en la caja, agrupando por denominaciones. Confirmar que los montos coincidan con los registros del sistema.
  3. Contar Dinero de Tarjetas: Revisar y verificar todos los comprobantes de transacciones con tarjeta. Cotejar con registros del sistema de Punto de Venta (TPV).
  4. Calcular Ingresos y Gastos: Sumar todas las ventas y pagos del día. Usar informes del TPV si está disponible.
  5. Registrar Incidencias: Documentar cualquier error o problema que surja durante el proceso. Comunicarlos a los responsables para corrección.
  6. Retirada de Dinero y Comprobantes: Retirar y almacenar de manera segura el efectivo y los comprobantes, documentando los montos en el sistema TPV.
  7. Guardar Documentación: Archivar todos los registros y documentos de forma segura, tanto en formato físico como digital.
  8. Preparar la Caja para el Día Siguiente: Asegurarse de que hay suficiente cambio, papel para la impresora de tickets y otros suministros. Verificar que el sistema TPV esté en buen estado para el próximo turno.
  • ¿Todavía sigues apuntando las ventas de tu bar en un papel?

Entendemos que gestionar las finanzas de un bar puede ser una tarea complicada y que consume mucho de tu tiempo, pero es esencial llevar los números al día para mantener todo en orden y asegurar el éxito de tu establecimiento.

Por eso hemos diseñado una hoja de contabilidad en Excel que te ayudará a llevar un registro claro de todos tus ingresos y gastos de forma fácil y sencilla. ¡Haz clic para saber cómo funciona esta herramienta!

Ahora veremos cada uno de estos pasos de manera más detallada para proporcionarte una guía completa sobre cómo hacer la caja diaria en un bar de forma eficaz y segura.

Paso 1. Preparación y Organización

Antes de empezar a hacer el arqueo de caja es muy importante asegurarse de que no hay comandas abiertas, que se han sacado todos los tickets de las mesas y se ha cobrado a todos los clientes. 

Después, debemos tener todas las herramientas necesarias a mano, es decir, si hacemos la caja diaria de un bar de manera manual, cogeremos una hoja de cálculo o incluso un cuaderno para registros manuales y si la hacemos digitalmente nos colocaremos ante el software de gestión de caja con todos los recibos, facturas y documentos relacionados organizados.

Paso 2. Contar todo el dinero en efectivo

En el segundo paso del proceso de cierre de caja hay que contar la cantidad de efectivo disponible, tanto billetes como monedas, y asegurarnos de que coinciden con los registros del sistema. Para hacerlo de manera efectiva, se aconseja agrupar los billetes y las monedas por su denominación, contar cada grupo de forma individual y luego sumar los totales para obtener una cifra global.

Si disponemos de un cajón de dinero, este dispositivo facilita enormemente el proceso, ya que cuentan automáticamente el efectivo, reduciendo el margen de error y acelerando el proceso de verificación. Sin embargo, incluso con un cajón inteligente de dinero, es aconsejable realizar un conteo manual para confirmar que los montos registrados en el sistema coincidan con el efectivo real en la caja.

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Paso 3. Contar el dinero de las tarjetas de crédito

A la hora de contar el dinero de las tarjetas de crédito tenemos que revisar los comprobantes de las transacciones hechas con el datáfono, verificar que todos los comprobantes estén en buen estado y presentes, y cotejarlos con los registros realizados para confirmar que los importes cobrados y las fechas coinciden.

En el caso de utilizar un sistema de Punto de Venta para un negocio para hacer los cobros en tarjeta de crédito, también debemos comparar los comprobantes con registro en el TPV, y si encontramos algún error, como comprobantes duplicados o que faltan, debemos tomar las medidas necesarias para evitar de nuevo cualquier error o pérdida.

Paso 4. Calcular los ingresos y los gastos

Para calcular los ingresos, simplemente suma todas las ventas del día, tanto en efectivo como con tarjeta. En el caso de los gastos, suma todos los pagos que hayas hecho, ya sea pago a proveedores de restaurantes, para a camareros extras o cualquier otro gasto. 

Si tienes un sistema Terminal Punto de Venta, esta herramienta tiene una función con la que obtendrás un informe detallado de tus ingresos y gastos, ya desglosados y sumados. Este informe también considerará automáticamente cualquier comisión o cargo adicional, lo que facilita mucho el cálculo final.


Paso 5. Registrar las incidencias

Durante el proceso de realización de la caja diaria de un bar, es probable que surjan incidencias que deben ser abordadas, como por ejemplo errores en los cálculos, descuadres en los registros o problemas con el sistema TPV. Por eso, es esencial documentar estas incidencias de forma clara y detallada para que puedan ser corregidas de manera efectiva.

Además de registrar estas observaciones en el sistema o en un registro manual, es vital comunicarlas a los superiores o responsables, ya que así se pueden tomar las medidas correctivas necesarias y ayuda a evitar que estos problemas se repitan en el futuro.

Paso 6. Retirada del dinero y los comprobantes

Una vez que se han verificado y conciliado tanto el efectivo como los comprobantes de tarjeta de crédito, el siguiente paso es la retirada segura de estos elementos para su almacenamiento o depósito. Si disponemos de TPV antes de retirar el dinero y los comprobantes hay que documentar los montos y detalles en el sistema de punto de venta. 

La retirada debe hacerse de manera segura hasta una caja fuerte o una institución financiera, y si es posible en presencia de otro empleado como medida de seguridad adicional. Es aconsejable guardar el efectivo y los comprobantes en sobres separados, etiquetando cada uno con la fecha, el importe total y cualquier otra información relevante. 

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Paso 7. Guardar la documentación

Una vez completada la caja diaria de un bar hay que guardar y archivar de forma segura todos los registros y documentos generados. Esto no solo sirve como un respaldo en caso de futuras auditorías o revisiones, sino que también facilita el acceso a información importante como registros de ventas, gastos, inventario y observaciones. 

En cuanto al archivo de esta documentación, hay que tomar medidas de seguridad para protegerla de cualquier daño o pérdida, como el uso de cajas fuertes o armarios con llave para almacenar la documentación física, así como la realización de copias de seguridad en medios digitales para los registros electrónicos. Estas medidas garantizan que la información esté segura y accesible cuando se necesite.

Paso 8. Preparar la caja para el día siguiente

El último paso es preparar la caja para el próximo día de trabajo, por lo que hay que asegurarse de que la caja tiene suficiente cambio en monedas y billetes para facilitar las transacciones, que la impresora de tickets tiene rollo de papel para el recibo, bolígrafos o cualquier otro suministro necesario.

Además, te recomendamos realizar una revisión rápida del sistema de punto de venta para asegurarte de que funciona correctamente, actualizar cualquier dato que sea necesario, como precios o información de inventario, y asegúrate de que todas las funciones están operativas, para que cuando llegue el próximo turno, todo esté listo sin contratiempos.


7 Consejos para evitar descuadres en la caja de un bar

Evitar descuadres en la caja diaria de un bar o restaurante es crucial para la gestión eficiente de cualquier negocio. A continuación, te dejamos 8 consejos prácticos para mantener tu caja siempre en orden y evitar complicaciones en la contabilidad del negocio. 

ConsejosDescripción
Limita el acceso a la cajaRestringe el acceso a la caja registradora solo al personal autorizado, cuantas menos personas tengan acceso más fácil es la identificación de posibles errores o un mal manejo de fondos.
Utiliza un software de hosteleríaUtiliza un sistema de TPV confiable que permita un seguimiento en tiempo real de todas las transacciones, ya que no solo facilita el proceso de cierre de caja, sino que también ayuda a identificar rápidamente cualquier irregularidad.
Registro detallado de todas las operacionesLleva un registro detallado de todas las transacciones, incluidas las retiradas de efectivo, pagos a proveedores o cualquier otro movimiento de fondos, esto facilita la conciliación al final del día.
Realiza controles internosRealiza controles sorpresa de la caja durante el día, esto no solo disuade el mal manejo de fondos, sino que también permite corregir pequeños errores antes de que se conviertan en grandes problemas.
Revisa el cambioVerifica siempre el cambio antes de entregárselo al cliente, un simple error al dar cambio puede llevar a descuadres significativos al final del día.
Incluye un cajón inteligente de dineroConsidera la inversión en un cajón inteligente de dinero que cuente y clasifique automáticamente las monedas y billetes. Estos dispositivos reducen significativamente el riesgo de errores humanos y aceleran el proceso de cierre de caja.
Usa cámaras de seguridadInstala cámaras de seguridad cerca de la caja registradora, de esta manera no solo se logra disuadir el robo o el mal manejo de fondos, sino que también puede ser útil para revisar transacciones en caso de descuadres.

Preguntas frecuentes sobre la caja en un bar

¿Cuánto tiempo se tarda en hacer un cierre de caja en un bar?

¿Cómo hacer el cierre de caja con un software TPV?

¿Quién debe hacer el cierre de caja?

¿Cuáles son los errores más comunes al hacer la caja diaria?

¿Cuánto factura un bar al mes?

¿Cuánto gana un bar por un café?

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Realizar la caja diaria de un bar es una tarea que va más allá de simplemente contar el dinero al final del día, es un proceso que requiere de mucha atención, un seguimiento de todas nuestras transacciones y si es posible del uso de herramientas tecnológicas como un TPV para hostelería para asegurar la precisión y la eficiencia. 

Si aplicas los consejos que te hemos dado en tu próximo cierre de caja, estarás bien encaminado para asegurar una gestión financiera sólida y exitosa en tu negocio. Así que no esperes más para implementar estos cambios, tu futuro financiero te lo agradecerá.


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