¿Cómo llevar la contabilidad de un bar paso a paso?
Para llevar la contabilidad de un bar, primero registra diariamente todos los ingresos y gastos. Seguidamente, clasifica las transacciones por categorías como ventas, compras y nóminas. Luego, realiza inventarios regulares y calcula los costes de los productos vendidos. Finalmente, prepara balances mensuales y cumple con las declaraciones fiscales necesarias.
6 Pasos para llevar la contabilidad de un bar
Llevar bien la contabilidad de un bar es muy importante para tener bajo control todo lo que entra y sale de la caja. Además, te permite tener tus cuentas claras para cuando te toque presentarlas ante las autoridades y cumplir con tus deberes fiscales. Nosotros te vamos a dar el paso a paso claro y sencillo para manejar los números de tu bar sin enredarte.
- Elige cómo vas a llevar las cuentas.
- Reúne toda la documentación necesaria.
- Apunta el dinero que entra y sale cada día.
- No pierdas ojo de lo que tienes en el almacén.
- Saca los números para ver cómo va el negocio.
- Cumple con las obligaciones fiscales.
1. Elige cómo vas a llevar las cuentas
El primer paso para manejar la contabilidad de tu bar es decidir qué sistema vas a usar para llevar los números. Aquí te mostramos los tipos más comunes que suelen usarse en bares:
- Sistema manual: Este es el método más antiguo, donde escribes todo a mano en libros de contabilidad o libros de cuentas. Es útil si tu bar es muy pequeño y no haces muchas transacciones, pero cuidado, porque puede ser fácil cometer errores y lleva mucho tiempo.
- Plantillas Excel de contabilidad: Son hojas de cálculo que te ayudan a organizar la contabilidad sin necesidad de un programa especializado. Puedes poner tus ingresos y gastos, y Excel hace las cuentas por ti. Es una buena opción barata y fácil de personalizar para bares pequeños.
- Sistema informatizado: Estos son software para bares que te ayudan a automatizar todo, desde las ventas hasta el inventario y las nóminas. Si buscas algo que te ahorre tiempo y sea muy preciso, esta podría ser la mejor opción.
2. Reúne toda la documentación necesaria
Antes de meterte de lleno con la contabilidad, es muy importante que juntes toda la documentación financiera que tienes. Así, cuando empieces a usar el sistema contable que elegiste, todo será más rápido y no te dejarás nada atrás, tanto de lo que compras como de lo que vendes:
- Tickets de venta: No pierdas los tickets de cada venta que haces, porque son la prueba de tus ingresos.
- Facturas: Guarda copias de las facturas que das a tus clientes y de las que recibes de tus proveedores, como las compras de alimentos, bebidas, materiales de limpieza, y los recibos de servicios como luz o agua.
- Documentos bancarios: Guarda bien los extractos de tus cuentas y los comprobantes de las operaciones que hagas, como transferencias y depósitos.
- Registros de empleados: Ten a mano los contratos, nóminas y cualquier papel relacionado con la gente que trabaja en tu bar.
- Inventarios: Lleva un registro actualizado de lo que tienes en stock, desde bebidas hasta alimentos y otros suministros, para que puedas manejar bien los costos y saber siempre lo que necesitas.
3. Apunta el dinero que entra y sale cada día
Para mantener la contabilidad al día es imprescindible llevar el registro diario de todo lo que entra y sale de dinero. Ya sea que uses un sistema manual, Excel o un software especializado, lo importante es que todo quede apuntado y bien clasificado entre ingresos y gastos, y por categorías:
- Ingresos: Estos vienen de las ventas directas a tus clientes, tanto las ventas normales del día a día como las de eventos especiales. Todo esto se registra usando la caja registradora o un TPV (Terminal Punto de Venta). Recuerda siempre emitir tickets y facturas simplificadas por cada venta, donde consten los datos de tu negocio y el desglose del IVA.
- Gastos: Son todo lo que tienes que pagar para que tu bar funcione. Se dividen en gastos fijos, como el alquiler, los salarios, los servicios básicos (luz, gas, agua) y los impuestos, y gastos variables, como la compra de alimentos y bebidas, la publicidad, y lo que gastas en mantenimiento y reparaciones.
4. No pierdas ojo de lo que tienes en el almacén
Para que tu bar funcione bien y no pierdas dinero, es super importante que lleves un control detallado de tu inventario. Esto significa que necesitas saber siempre cuánto stock tienes de cada producto en tu almacén. Así podrás manejar mejor los costos y evitar que se te pierdan cosas. Simplemente, asegúrate de anotar todo lo que compras y lo que vendes, para saber siempre lo que tienes disponible y evitar sorpresas.
Imagina, por ejemplo, que al comienzo del mes tienes 200 botellas de cerveza en tu bar. Durante el mes, vendes 150 botellas y compras 100 más. En tu sistema de control debes anotar ambas cosas. Al final del mes, deberías tener registradas 150 botellas en stock (200 iniciales, menos las 150 que vendiste, más las 100 que compraste).
De esta manera, siempre tendrás en claro qué tienes disponible y cuánto necesitas comprar para el próximo mes basándote en tus ventas, evitando así quedarte sin cerveza para tus clientes.
5. Saca los números para ver cómo va el negocio
Es necesario que revises regularmente los números de tu bar para ver cómo vas con los gastos, manejar bien el dinero del día a día y buscar formas de ganar más. Por eso, es buena idea que uses tu programa de contabilidad para hacer informes financieros como estados de resultados y balances generales. Estos informes te van a mostrar claramente cómo está tu negocio y te ayudarán a tomar decisiones basadas en datos reales.
Imagina ahora que revisando tus ventas te das cuenta de que la cerveza artesanal te está generando muchas ganancias, pero también notas que las botellas ginebra premium no se están vendiendo bien.
Basándote en estos datos, puedes decidir comprar más cerveza artesanal y reducir o suspender tus pedidos de ginebra premium. Al analizar tus números regularmente, puedes tomar decisiones más informadas y rentables para tu bar.
6. Cumple con las obligaciones fiscales
Cumplir con las obligaciones fiscales es muy importante no solo desde el punto de vista legal, para mantener tu negocio funcionando sin problemas y cuidar tu reputación. Tener una contabilidad bien organizada te ayudará a manejar más fácil los impuestos que debes pagar, como:
- Impuesto de Actividades Económicas (IAE): Este es un impuesto municipal que se paga cada año y se calcula según la actividad económica del establecimiento.
- IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Como dueño de un bar tienes que cobrar este impuesto con cada venta y después hacer declaraciones periódicas y pagos del IVA del bar según lo recaudado.
- IRPF o Impuesto sobre Sociedades: Según la forma jurídica de tu bar (autónomo o sociedad), pagarás impuestos sobre los beneficios que obtengas.
- Seguridad Social: También se realizan contribuciones regulares a la seguridad social desde las nóminas, para apoyar beneficios sociales como pensiones y atención médica.
Si sigues estos pasos que te hemos dado, podrás mantener un control riguroso sobre la contabilidad de tu bar. Esto no solo te ayudará a mejorar cómo funciona tu negocio día a día, sino que también te permitirá sacarle el máximo provecho a tu bar, ya que llevar bien las cuentas de un bar no solo mejora la gestión del negocio, sino que también prepara el terreno para su crecimiento financiero a largo plazo.
Y ahora, te invitamos a ver nuestro video donde te explicamos cómo llevar la contabilidad de bares y restaurantes utilizando nuestra práctica plantilla de contabilidad. ¡Haz que tu negocio prospere con facilidad!
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas