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Cierre de caja: Qué es y cómo hacerlo correctamente – Consejos y errores comunes
El arqueo o cierre de caja consiste en contabilizar el dinero que hay en una caja registradora, en efectivo, tarjeta o cualquier otra forma de pago diariamente, para llevar un control de los ingresos de un negocio.
Para cualquier negocio, hacer bien este procedimiento es esencial para no perder dinero, así que, en este artículo, te vamos a explicar paso a paso cómo se hace el cierre de caja y te daremos algunos consejos para evitar pérdidas en el día a día, en la medida de lo posible.
¿Qué es un cierre de caja?
El cierre o cuadre de caja es un método de contabilidad que utilizan los negocios para llevar un control diario de los ingresos que reciben, ya sea de dinero en efectivo o en tarjetas de crédito.
Generalmente el arqueo de caja se realiza al finalizar la jornada de trabajo, aunque existen negocios que lo hacen dos veces al día, coincidiendo con el cambio de turno de trabajo de la mañana a la tarde.
De esta manera, si ha habido un error en alguno de los movimientos de caja, es más fácil averiguar el motivo por el que se ha producido este descuadre en la caja, quién ha cometido el error y así poder tomar las medidas necesarias para que no vuelva a pasar.
Cómo se hace el cierre de caja
Hoy en día muchos restaurantes disponen de sistemas TPV para hostelería que automatizan el proceso del cierre de caja TPV. Sin embargo, muchos otros negocios utilizan el método tradicional, así que ahora veremos cómo hacer un cierre de caja diario de forma manual y fácilmente:
- Antes de abrir el establecimiento se procede a la apertura de caja manual. Se debe verificar que la cantidad fija de efectivo de la que disponemos en nuestra caja está correcta.
- Y una vez terminado el día, procederemos a realizar el cierre de caja manual y realizando las siguientes operaciones:
Procederemos a contar todo el dinero de la caja , monedas, billetes y los pagos con tarjeta, y, por otro lado, contaremos el importe de los tickets de venta.
Después, a la suma total de dinero que hay en la caja le restamos la cantidad fija de efectivo que teníamos antes de empezar las ventas y nos dará una cantidad con 3 posibles resultados:
5 Ejemplos de errores en el cierre de caja manual
Los descuadres en el arqueo de caja de un restaurante pueden ocurrir por diferentes motivos. A continuación, vamos a enumerar los principales errores que pueden generar una variación en los cierres de caja diarios y a los que debemos siempre estar atentos:
1. Descuidos al dar el cambio
Uno de los principales problemas que generan descuadres de caja son los errores humanos a la hora de dar el cambio a los clientes, pudiendo generar tanto un descuadre negativo (falta dinero) como un descuadre positivo (sobra dinero).
En muchas ocasiones se suelen realizar las operaciones mentalmente y esto puede generar pequeños errores a la hora de dar el cambio, sobre todo al dar cambios con monedas.
2. Errores al retirar dinero de la caja
Puede darse también la situación de que se retire dinero de la caja en varias ocasiones a lo largo de la jornada. Esto suele hacerse en negocios que generan muchas ventas, para que no se acumule tanto dinero en caja.
De esta manera puede ocurrir que la persona encargada de retirar dinero de la caja no lo anote o no lo devuelva al finalizar la jornada para hacer el cierre de caja, por lo tanto, también se generará un descuadre en la caja.
3. Equivocarse al hacer la suma del dinero
Otro error humano muy habitual a la hora de contar la caja al final del día es que la persona encargada de contar el dinero se equivoque en sumar algún número o al restar el fondo de caja, por lo que también habrá una variación en la caja y el resultado no coincidirá.
Equivocarse al hacer las cuentas, sobre todo cuando tenemos muchas operaciones que sumar, es otro de los errores más habituales a la hora de hacer el cierre de caja. Por eso se recomienda siempre realizar varias veces la suma total del dinero de la caja.
4. Billetes falsos
En ocasiones es complicado detectar por nuestros propios medios, a simple vista, los billetes falsos, por eso, si no se cuenta con herramientas que nos ayuden a detectar billetes falsos, no es de extrañar que nos “cuelen” alguno cualquier día.
Y para que no ocurra te recomiendo que dispongas en tu restaurante de una máquina para detectar falsificaciones, para que la utilicen todo tu personal y así evites descuadres en la caja de tu negocio.
5. Hurto de empleados
Si tienes descuadres continuos a la hora de hacer el cierre de caja de tu restaurante, puede ser que algún empleado esté retirando dinero sin justificación alguna y, por lo tanto, esté robando.
Si tienes muchos descuadres de caja, algo está pasando en tu negocio. En este caso, es recomendable que prestes atención a los movimientos que realizan tus empleados a la hora de manipular la caja y tendrás que darle una solución.
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5 Consejos para evitar descuadres en el cierre de caja
Sabemos que los descuadres de caja son variaciones en el recuento de caja de un negocio, cuando el importe de dinero en caja no coincide con el importe de los tickets de venta registrados.
A continuación, vamos a darte unos consejos para que puedas evitar los tan temidos descuadres en el cierre de caja diario de tu negocio:
1. Coloca a una persona fija para realizar los cobros
Cuantas más personas manipulen la caja, más posibilidades tienes de que ocurra un descuadre. Así que, lo más recomendable es que selecciones a una persona específica (por turno) para realizar las acciones de cobro y gestión de la caja, así controlarás la manipulación del efectivo en tu negocio y si se produce un descuadre de caja sabrás quién lo ha hecho.
2. Realiza arqueos de caja cada turno de trabajo
Si en tu restaurante se trabaja por turnos, de mañana y tarde, una medida muy eficaz para que no se produzca descuadre de caja es realizar los recuentos o arqueos cada vez que cambie el personal de turno. De esta manera hay un mayor control del dinero y ayuda a saber en qué turno se ha producido el descuadre.
3. Automatiza el cierre de caja con un software TPV de gestión
Disponer en tu restaurante de una herramienta de gestión como es un TPV para hostelería no solo te ayudará controlar todas las acciones relacionadas con el dinero, sino también a mejorar las diferentes tareas de venta al público de tu negocio, de una manera fácil y sencilla.
4. Utiliza de un cajón inteligente
Un cajón inteligente para hostelería es otra herramienta que te ayudará a no generar descuadres de caja, ya que podrás realizar los pagos en efectivo de manera automática, evitando errores en la entrega de cambios y no se podrá retirar dinero sin una previa autorización. Además, puedes conectar tu cajón inteligente con tu software TPV para restaurantes y asegurarte que todas las operaciones computan para el cierre de caja diario.
5. Instala cámaras de seguridad
También puedes optar por colocar cámaras de seguridad para mantener bajo control a los encargados del arqueo de caja. Además, si en cualquier momento ocurre una incidencia con la caja siempre puedes revisar las grabaciones de las cámaras para ver si puedes averiguar qué ha pasado.
¿Quién debe hacer el cierre de caja?
El cierre de caja lo hace la persona encargada de la gestión de caja. Además, esta persona suele tener otras muchas más funciones como llevar el dinero al banco, confirmar los saldos de las cuentas bancarias, hacer las previsiones de los cobros y los pagos, así como muchas otras operaciones relacionadas con el manejo del dinero del restaurante.
Sin duda alguna, realizar el cierre de la caja registradora influye de manera significativa en cualquier negocio, así que gestionar tu caja de manera adecuada te permitirá tener mayor eficiencia y aumentar la productividad y rentabilidad de tu restaurante.
Por eso, si sigues los consejos que te hemos dado, podrás garantizar que todos los cierres de caja que se realicen en tu negocio se hagan de manera correcta y así evitarás los temidos descuadres de caja que pueden hacerte perder dinero en tu restaurante.
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Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE - Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas
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