Cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel
Para cualquier propietario de un restaurante, es fundamental ser consciente de la situación financiera de su establecimiento. Saber exactamente dónde estamos parados financieramente es lo que mantiene a nuestro local en pie y prosperando.
Siempre buscamos métodos que nos hagan la vida más fácil para gestionar el día a día del negocio, por eso, en este artículo te enseñamos cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel como todo un profesional, para que puedas tener todo bajo control sin complicarte demasiado.
Ventajas de llevar la contabilidad de tu restaurante en Excel
Ya es sabido que quienes manejan bares y restaurantes suelen tener jornadas extensas, y muchas veces, lo último que queda tiempo para hacer es sentarse a detallar las cuentas del negocio.
Por eso, en este artículo te vamos a enseñar cómo manejar la contabilidad de un restaurante pequeño usando Excel, de manera que puedas llevar un control financiero completo y disfrutar de varios beneficios clave. Con esta herramienta podrás:
- Controlar diariamente todas tus compras y a qué precios se están realizando.
- Identificar qué turnos generan más ventas y cuáles menos, optimizando tus recursos.
- Revisar cuánto compras mensualmente a cada proveedor y cotejar sus facturas de forma rápida.
- Analizar la rentabilidad por jornadas para tomar decisiones basadas en datos concretos.
- Seguir una evolución diaria de tus gastos y decidir cuándo restringir compras o cambiar productos.
- Detectar cambios en los precios de tus proveedores, identificar compras innecesarias o excesos de consumo.
Tipos de Excel que necesitas para llevar la contabilidad del restaurante
Para llevar la contabilidad de tu restaurante en Excel, existen varias plantillas que te pueden facilitar enormemente la tarea. Aquí te presentamos algunas de las más imprescindibles:
1. Plantilla Excel de Contabilidad
La plantilla de contabilidad para restaurantes en Excel te permitirá llevar un control exhaustivo de todos los gastos y beneficios de tu negocio y te servirá para evaluar la rentabilidad de tu restaurante.
Además, te ayudará a detectar gastos innecesarios, identificar cuáles turnos generan más ventas, y conocer detalladamente qué productos estás comprando y a qué precios. Utilizar esta plantilla te ahorrará mucho tiempo, ya que podrás consolidar todos los datos de tus facturas en un único documento.
¿Qué debe contener este Excel? Debe contener datos sobre ingresos o ventas, gastos variables como los relacionados con proveedores de comida y bebida, gastos de personal (tanto fijo como temporal), y gastos fijos como alquiler o hipoteca, electricidad, agua, servicios de gestoría, etc.
2. Plantilla Excel de Inventarios
La plantilla Excel de Control de inventario te permitirá saber qué cantidad de productos tienes almacenados en tu restaurante y qué valor monetario tienen esos productos.
Con la plantilla de inventarios podrás ahorrar dinero al minimizar el desperdicio de alimentos y mantener las cantidades adecuadas en almacén, además de utilizar las estadísticas del inventario para optimizar tus pedidos.
¿Qué debe contener este Excel? Deberías registrar datos como el nombre del producto, el nombre y código del proveedor, la cantidad de cada producto que compras, y el precio de cada uno. La plantilla automáticamente calculará el valor monetario total de cada producto en tu stock.
3. Plantilla Excel de Escandallos
La plantilla Excel de escandallos de cocina es una herramienta muy práctica que te ayudará a calcular el costo de cada plato de tu menú, analizando detalladamente los ingredientes que los componen.
Esta plantilla no solo facilita la estandarización de las recetas, asegurando que todos los cocineros las preparen de la misma manera, sino que también te permite reducir el desperdicio de alimentos y resulta muy útil para la formación de nuevos empleados de cocina.
¿Qué debe contener este Excel? Datos como el nombre del plato, los ingredientes necesarios y la cantidad de cada ingrediente. La plantilla calculará automáticamente el costo de la receta y el margen de ganancia que obtienes de cada plato.
4. Plantilla Excel de Ingeniería de menú
La plantilla Excel de Ingeniería de menús es una herramienta con la que puedes identificar cuáles son los platos más rentables de tu menú, lo que te permite ajustar tu oferta para aumentar las ganancias.
Esta plantilla te facilita analizar el aporte de cada plato al beneficio total del menú, entender las preferencias de tus clientes, y reducir los costos de materia prima de manera eficiente o modificar y ajustar la oferta gastronómica de manera rápida y rentable.
¿Qué debe contener este Excel? Es importante que registres datos como el nombre del plato, la cantidad de platos vendidos, el coste de producción y el precio de venta. Con esta información, la plantilla te permitirá calcular la rentabilidad y la popularidad de cada plato, proporcionándote una visión clara de cómo cada elemento de tu menú contribuye al éxito financiero de tu restaurante.
- ¿Estás cansado de llevar la contabilidad de tu restaurante a mano?
Sabemos que llevar la contabilidad de un restaurante puede ser una tarea tediosa y consumir gran parte de tu tiempo, pero es vital para mantener tus finanzas en orden y hacer crecer tu negocio.
Pero no te preocupes, hemos creado una hoja de contabilidad especialmente diseñada para restaurantes, que te permitirá llevar un control detallado de tus ingresos y gastos de manera sencilla y eficiente. ¡Haz clic para saber cómo funciona esta herramienta!
Las 7 Claves para llevar la contabilidad de un restaurante en Excel
Llevar la contabilidad de un restaurante implica más que solo sumar y restar; necesitas un control total sobre la información financiera del negocio, incluyendo ingresos, flujo de caja, inventarios y balances de resultados.
A continuación, te detallamos los pasos para gestionar la contabilidad de tu restaurante con éxito usando Excel:
1. Organiza toda la documentación
Antes de empezar a llenar cualquier plantilla de contabilidad, asegúrate de reunir todos los datos necesarios para la gestión del restaurante. Esto incluye
Algunos de estos datos son: Las de los empleados, presupuestos para gastos, deudas acumuladas, reservas para imprevistos, tus gastos en materias primas, comisiones, y presupuestos para servicios fijos y variables.
2. Planifica ingresos y gastos previstos
Es importante gestionar adecuadamente el número de proveedores con los que trabajas y hacer una estimación del gasto mensual en nóminas, alquiler o hipoteca del local.
Esto te ayudará a tener una visión más clara del rendimiento mensual de tu restaurante y detectar cualquier anomalía, como un gasto excesivo en un producto o servicio específico.
3. Gestión día a día
Controla diariamente lo que entra y sale de tu caja, tanto en productos como en servicios vendidos, y en gastos fijos y variables. Así no tendrás sorpresas a fin de mes y te permitirá identificar oportunidades de mejora y crecimiento para tu restaurante.
4. Anticipa las nóminas
Es importante preparar las nóminas y tenerlas organizadas con antelación antes del día de pagarlas, así podrás adelantarte a problemas de liquidez, cumplirás a tiempo con el pago a tus empleados, y puedes prevenirte ante cualquier imprevisto.
Y para ello, tienes que comprobar que las nóminas estén desglosadas, que especifiquen el área en la que trabaja cada miembro de tu personal, y es fundamental incluir las deducciones, valores fijos y variables, los días y horas trabajadas y la fecha de pago.
5. Ponte un horario de contabilidad
No dejes la contabilidad para el final del mes.. Establece un día para hacer la contabilidad y procura respetar ese horario, así tendrás toda la información al día y no dejarás que el trabajo se acumule.
También durante ese día de contabilidad puedes organizar y hacer pagos a proveedores y analizar el rendimiento de tu negocio, teniéndolo todo adelantado para evitar apresurarte en el último momento.
6. Digitaliza tus facturas
Las facturas de un restaurante suelen ser muchísimas, ya que se trabaja con muchos proveedores de productos, servicios o reparaciones, y los pagos pueden ser semanales, quincenales o mensuales, así que todo debe estar al día y organizado.
Además, cuando trabajas con ingredientes frescos, el valor de la materia prima cambia constantemente a lo largo del año, y controlar la fluctuación de los costes a diario puede tomarte mucho tiempo de tu día.
Por eso, lo ideal es llevar al día el control de tus facturas y los escandallos y guardarlas en un sistema Software TPV para hostelería, que te permita analizar los cambios y poder utilizar esos datos para próximas temporadas, y así tienes el coste de tus productos actualizados.
7. Externaliza la contabilidad
Todos los consejos que te hemos dado antes son herramientas que te permitirán llevar la contabilidad de tu restaurante. Pero si no dispones de mucho tiempo y no quieres complicarte, no hay nada como tener un experto para asesorarte con la contabilidad de tu negocio.
Lo ideal es que la contabilidad la lleve alguien que realmente sabe del tema, por lo que te recomendamos que contrates a una asesoría contable que esté especializada en restauración, ya que todo varía de acuerdo con el tamaño de la empresa, la localidad, el modelo de negocio, socios, etc.
Ya has visto que mantener la contabilidad de tu restaurante en Excel es un proceso que debe integrarse en el día a día del negocio. Si se descuida este aspecto, pueden surgir problemas que complicarían la gestión de tu restaurante.
Por eso, es necesario que tengas una buena organización para asegurar que las operaciones contables estén siempre al día y no se conviertan en una carga o una fuente de estrés innecesario. La contabilidad en gastronomía es muy importante para mantener el control financiero de tu negocio. Esto te permitirá llevar tu restaurante de manera ordenada y sin problemas.
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas
¡Hola! Gracias por toda la información útil aquí expuesta y los recursos proporcionados.
Sin duda adquiriré la plantilla master de Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Me surge una duda a la hora de contabilizar los gastos de aprovisionamiento de mis proveedores de comida y de bebida; ya que en los tres últimos días del mes (28-19 y 30) se realizan compras abundantes. Sin embargo se tratan de costes de materia prima que en realidad serán usados para el siguiente mes, y al incluirlos en el mes en curso penalizan drásticamente la rentabilidad de dicho mes.
No se muy bien si sería contablemente correcto, establecer una norma interna en el que esas ultimas compras se contabilizaran en el siguiente mes. ¿Estaría falseando de alguna manera la Cuenta de Pérdidas y Ganancias?.
Espero vuestra recomendación.
Gracias de antemano.
Un saludo
Hola Alicia, gracias por tu comentario y por tu interés en nuestra plantilla de Contabilidad para restaurantes.
Entiendo tu preocupación acerca de cómo contabilizar los gastos de aprovisionamiento en los últimos días del mes. Lo que estás planteando es una cuestión relacionada con el principio de devengo en contabilidad. Según este principio, los ingresos y gastos deben reconocerse en el periodo en el que se generan, independientemente de cuándo se reciban o paguen.
En tu caso, sería recomendable llevar un control del inventario de materias primas y contabilizar los gastos de aprovisionamiento en función del consumo real durante el mes, en lugar de basarte únicamente en las fechas de compra. De esta manera, estarías asignando correctamente los costes a los periodos en los que realmente se han generado.
Esto podría implicar la necesidad de ajustar tus registros al final de cada mes para reflejar el consumo real de materiales y no solo las compras realizadas. No estarías falseando la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, sino aplicando un enfoque más preciso y acorde con los principios contables.
Espero que esta información te haya sido útil. Si tienes más preguntas o necesitas aclaraciones adicionales, no dudes en volver a consultarnos.
¡Un saludo y mucho éxito con tu restaurante!