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Cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel
Para cualquier propietario de un restaurante, es fundamental ser consciente de la situación financiera de su establecimiento, para así asegurarse el éxito y las ganancias, y por lo tanto, la vida de su negocio.
Siempre buscamos métodos que nos hagan la vida más fácil para gestionar nuestro negocio, por eso, en este artículo te enseñamos cómo llevar la contabilidad de un restaurante en Excel como todo un profesional.
Tabla de Contenidos
Ventajas de llevar la contabilidad de tu restaurante en Excel
Ya sabemos que todos los hosteleros tienen largas jornadas de trabajo y no hay mucho tiempo para sentarse y para llevar las cuentas de sus negocios.
Por eso, en este artículo te mostramos como llevar la contabilidad de un restaurante pequeño en Excel, para que puedas tener un control financiero de tu negocio y que te aportará otros muchos beneficios como son:
- Controlar diariamente todo lo que se compra y a qué precio.
- Establecer qué turnos venden más y cuáles menos.
- Conocer cuánto se compra mensualmente a cada proveedor y cotejar sus facturas rápidamente.
- Podrás sacar conclusiones de rentabilidad por jornadas a través de la relación entre ellas.
- Llevarás una evolución diaria y decidirás cuando restringir compras o cambiar productos.
- Puedes identificar los cambios de precios de tus proveedores, compras innecesarias o exceso de consumo.
Tipos de Excel que necesitas para llevar la contabilidad del restaurante
Para llevar la contabilidad en Excel existen diferentes plantillas que puedes utilizar para gestionar tu restaurante y a continuación te mostramos algunas de las más imprescindibles:
Plantilla Excel de Contabilidad
La plantilla de contabilidad para restaurantes en Excel te permitirá llevar un control y registro de todos los gastos y beneficios tu negocio y te servirá para evaluar la rentabilidad de tu restaurante.
También, esta plantilla de contabilidad te ayudará a detectar gastos superfluos, identificar qué turnos venden más, qué productos compras y su precio, además, ahorras tiempo, ya que dispondrás de todos los datos de tus facturas en un único documento.
¿Qué debe contener este Excel? Datos como ingresos o ventas, gastos variables como los gastos a proveedores de comida y bebida, gastos de personal, ya sea de personal fijo o extra, y gastos fijos como alquiler o hipoteca, la luz, el agua, la gestoría, etc.
Plantilla Excel de Inventarios
La plantilla Excel de Control de inventario te permitirá saber qué cantidad de productos tienes almacenados en tu restaurante y qué valor monetario tienen esos productos.
Con la plantilla de inventarios puedes ahorrar dinero minimizando el desperdicio de alimentos, mantener los almacenes en cantidades adecuadas, así como utilizar las estadísticas del inventario para realizar tus pedidos.
¿Qué debe contener este Excel? Datos como el nombre de un producto, nombre del proveedor y su código, la cantidad del producto que le compras, el precio del producto y la plantilla te calculará el valor monetario total que tienes de cada producto en tu stock.
Plantilla Excel de Escandallos
La plantilla Excel de escandallos de cocina es una herramienta muy práctica que te ayudará a calcular el costo de los platos de tu oferta gastronómica mediante el análisis de sus ingredientes.
Además, con esta plantilla Excel podrás asegurarte de que cualquier cocinero realice todas las recetas de la misma manera, conseguirás reducir el desperdicio de alimentos e incluso te ayudará a la formación de nuevos empleados de cocina.
¿Qué debe contener este Excel? Datos como el nombre del plato, ingredientes necesarios y la cantidad de cada ingrediente y sabrás el costo de la receta y el margen de ganancia que te está quedando con cada plato.
La plantilla Excel de Ingeniería de menús te permite saber cuáles son los platos más rentables de tu menú y de esta manera puedes aumentar las ganancias de tu restaurante.
Con esta plantilla podrás analizar el nivel de aporte de cada plato al beneficio total de tu menú, conocer las preferencias de los clientes, disminuir el porcentaje total de los costes de materia prima o modificar y ajustar la oferta gastronómica de manera rápida y rentable.
¿Qué debe contener este Excel? Datos como el nombre del producto, cantidad de platos vendidos, coste del producto y el precio de venta, y sabremos la rentabilidad y la popularidad de cada plato.
- ¿Estás cansado de llevar la contabilidad de tu restaurante a mano?
Sabemos que llevar la contabilidad de un restaurante puede ser una tarea tediosa y consumir gran parte de tu tiempo, pero es vital para mantener tus finanzas en orden y hacer crecer tu negocio.
Pero no te preocupes, hemos creado una hoja de contabilidad especialmente diseñada para restaurantes, que te permitirá llevar un control detallado de tus ingresos y gastos de manera sencilla y eficiente. ¡Haz clic para saber cómo funciona esta herramienta!
Las 7 Claves para llevar la contabilidad de un restaurante en Excel
La contabilidad de un restaurante implica reunir, interpretar y analizar toda la información financiera del negocio, incluyendo los ingresos, el flujo de caja, los niveles de inventario y los estados de ingresos.
Sigue leyendo y te mostramos los pasos más importantes a seguir para llevar la contabilidad de tu restaurante con éxito:
1. Organiza toda la documentación
Antes de rellenar la plantilla de contabilidad de un restaurante en Excel te recomendamos que reúnas y tengas a mano todos los datos que necesitas para la gestión del restaurante.
Algunos de estos datos son: Las nóminas de los empleados, presupuesto para gastos, deudas acumuladas, reserva para gastos inesperados, tus gastos en materias primas, comisiones y esquemas de pago, presupuesto para servicios fijos y variables.
2. Planifica ingresos y gastos previstos
Gestionar adecuadamente el número de proveedores con los que trabajas, hacer una media de gasto mensual, de las nóminas de tus empleados, y del alquiler o la hipoteca del local, te permitirá tener una aproximación del rendimiento mensual de tu restaurante.
Además, toda esta información te facilitará tener una visión más global de los gastos y los beneficios de tu negocio, así como a detectar posibles anomalías como un gasto excesivo en un determinado producto o servicio.
3. Gestión día a día
Lo primero que debes tener claro es que debes controlar tu día a día, así tendrás la información necesaria para poder identificar las oportunidades de mejora y crecimiento de tu restaurante.
Llevar un control diariamente de todo lo que entra y sale de tu caja es muy importante, ya sea de productos o servicios vendidos y de gastos fijos y variables, de esta manera no tendrás ninguna sorpresa al final del mes.
4. Anticipa las nóminas
Es importante preparar las nóminas y tenerlas organizadas con antelación antes del día de pagarlas, así podrás adelantarte a problemas de liquidez, cumplirás a tiempo con el pago a tus empleados, y puedes prevenirte ante cualquier imprevisto.
Y para ello, tienes que comprobar que las nóminas estén desglosadas, que especifiquen el área en la que trabaja cada miembro de tu personal, y es fundamental incluir las deducciones, valores fijos y variables, los días y horas trabajadas y la fecha de pago.
5. Ponte un horario de contabilidad
No esperes a final del mes para revisar tus finanzas y hacer tus informes contables, establece un día para hacer la contabilidad y procura respetar ese horario, así tendrás toda la información al día y no dejarás que el trabajo se acumule.
También durante ese día de contabilidad puedes organizar y hacer pagos a proveedores y analizar el rendimiento de tu negocio, teniéndolo todo adelantado para evitar apresurarte en el último momento.
6. Digitaliza tus facturas
Las facturas de un restaurante suelen ser muchísimas, ya que se trabaja con muchos proveedores de productos, servicios o reparaciones, y los pagos pueden ser semanales, quincenales o mensuales, así que todo debe estar al día y organizado.
Además, cuando trabajas con ingredientes frescos, el valor de la materia prima cambia constantemente a lo largo del año, y controlar la fluctuación de los costes a diario puede tomarte mucho tiempo de tu día.
Por eso, lo ideal es llevar al día el control de tus facturas y los escandallos y guardarlas en un sistema Software TPV para hostelería, que te permita analizar los cambios y poder utilizar esos datos para próximas temporadas, y así tienes el coste de tus productos actualizados.
7. Externaliza la contabilidad
Todos los consejos que te hemos dado antes son herramientas que te permitirán llevar la contabilidad de tu restaurante. Pero si no dispones de mucho tiempo y no quieres complicarte, no hay nada como tener un experto para asesorarte con la contabilidad de tu negocio.
Lo ideal es que la contabilidad la lleve alguien que realmente sabe del tema, por lo que te recomendamos que contrates a una asesoría contable que esté especializada en restauración, ya que todo varía de acuerdo con el tamaño de la empresa, la localidad, el modelo de negocio, socios, etc.
Como llevar la contabilidad de un restaurante en Excel es un proceso que comienza en el día a día del restaurante, ya que, si no es así, pueden surgir algunos problemas que pueden complicar la gestión de tu restaurante.
Por eso, tener una buena organización permitirá que las operaciones contables de tu restaurante estén al día y no se vuelvan una pérdida de tiempo y una tortura para llevar de manera adecuada tu restaurante.
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Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE - Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas
Socio Senior en AIDABE - Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas
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¡Hola! Gracias por toda la información útil aquí expuesta y los recursos proporcionados.
Sin duda adquiriré la plantilla master de Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Me surge una duda a la hora de contabilizar los gastos de aprovisionamiento de mis proveedores de comida y de bebida; ya que en los tres últimos días del mes (28-19 y 30) se realizan compras abundantes. Sin embargo se tratan de costes de materia prima que en realidad serán usados para el siguiente mes, y al incluirlos en el mes en curso penalizan drásticamente la rentabilidad de dicho mes.
No se muy bien si sería contablemente correcto, establecer una norma interna en el que esas ultimas compras se contabilizaran en el siguiente mes. ¿Estaría falseando de alguna manera la Cuenta de Pérdidas y Ganancias?.
Espero vuestra recomendación.
Gracias de antemano.
Un saludo
Hola Alicia, gracias por tu comentario y por tu interés en nuestra plantilla de Contabilidad para restaurantes.
Entiendo tu preocupación acerca de cómo contabilizar los gastos de aprovisionamiento en los últimos días del mes. Lo que estás planteando es una cuestión relacionada con el principio de devengo en contabilidad. Según este principio, los ingresos y gastos deben reconocerse en el periodo en el que se generan, independientemente de cuándo se reciban o paguen.
En tu caso, sería recomendable llevar un control del inventario de materias primas y contabilizar los gastos de aprovisionamiento en función del consumo real durante el mes, en lugar de basarte únicamente en las fechas de compra. De esta manera, estarías asignando correctamente los costes a los periodos en los que realmente se han generado.
Esto podría implicar la necesidad de ajustar tus registros al final de cada mes para reflejar el consumo real de materiales y no solo las compras realizadas. No estarías falseando la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, sino aplicando un enfoque más preciso y acorde con los principios contables.
Espero que esta información te haya sido útil. Si tienes más preguntas o necesitas aclaraciones adicionales, no dudes en volver a consultarnos.
¡Un saludo y mucho éxito con tu restaurante!