Guía de administración de bares II. Pedidos y facturación

Claves para mejorar la administración de bares

¿Cuál son las acciones más importantes si queremos realizar una correcta administración de bares? 

¿Encontrar las mejores recetas para hacer cócteles? ¿Promocionar la barra de tu bar en redes sociales como Facebook o Instagram?

Qué te parecería si te dijera, controlar el inventario de bebidas de tu bar.

Sabemos que esta es la parte menos sexy de ser barman. 

Pero sin una gestión eficiente del inventario y unos procesos sólidos en el backstage, es prácticamente imposible administrar un bar de manera exitosa.


La importancia del inventario en la administración de bares

El primer paso es comprender exactamente cómo hacer un inventario de bebidas.

Si aún no lo tienes claro, puedes consultarlo en la 1ª parte de esta Guía de administración de bares.

Al hacer el inventario obtendremos el inventario utilizado (costo de las ventas reales) que es el inventario gastado en un periodo de tiempo.

Con el término inventario utilizado nos referimos al producto que se ha sido vendido, usado para invitar a los clientes, derramado por el personal o incluso robado.

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Cómo organizar los pedidos y facturas de un bar

A continuación, deberás mantener un registro organizado de tus pedidos y facturas, de todo lo que compraste y vendiste, y cuándo lo hiciste.

Sin embargo, ordenar y facturar un negocio es complicado

Especialmente cuando hablamos de un bar o un gastrobar.

Implica un sinfín de papeleos, el movimiento de una gran cantidad de productos, y la necesidad de coordinarse con muchas personas diferentes. 

Algunos administradores de bares utilizan métodos tradicionales como el lápiz y el papel, mientras que otros lo hacen de una manera mucho más fácil utilizando hojas de Excel.

Para ayudarte en esta complicada tarea, en esta guía de administración de bares te mostraremos paso a paso cómo gestionar la facturación y los pedidos de tu bar.

Barman haciendo el pedido semanal

Cómo hacer el pedido de bebidas | Plantillas Excel gratis

Después de contar tu inventario de bebidas y conocer el inventario utilizado, llega la hora de realizar los pedidos.

Esta parte es fundamental para llevar una buena administración de bares, por eso te daremos algunos consejos para que puedas realizar tus pedidos de manera más eficiente:

  1. Toma las facturas del pedido de la semana anterior e ingrésalas en la hoja de Excel que contiene tu inventario utilizado. Compara el inventario utilizado (productos vendidos) con las compras de la semana anterior y podrás saber la diferencia real entre los productos que has gastado y lo que aún te queda en el almacén.
  2. Una vez que hayas comparado los números, podrás hacer el nuevo pedido semanal, analizando los productos que tienes en el almacén y los que deberías tener para la próxima semana. Con estos datos deberías poder fijar unos stocks mínimos para determinar fácilmente cuáles deberían ser los pedidos semanales.
  3. Clasifica las bebidas por categorías y crea stocks máximos y mínimos de pedidos para cada categoría.
  4. ¡Ahora detente! Revisa los nuevos pedidos y pregúntate si realmente necesitas toda esa bebida.
  5. Una vez que estés satisfecho con el pedido, clasifica los pedidos en categorías por distribuidor.
  6. Ahora es el momento de llamar a tus representantes para realizar los pedidos. Evita sucumbir a las ofertas que ofrecen los proveedores. Probablemente no necesites ese producto adicional y por lo general será un gasto innecesario que ocupará un espacio muy valioso en sus estanterías.
  7. Al recibir los pedidos, verifica que la hoja la de pedido y el producto entregado coinciden. Identifica cualquier anomalía y guarda estas facturas para la próxima semana, archivándolas adecuadamente.
Cómo hacer el pedido en un bar


Cómo recibir a los proveedores en tu bar

Sigue estos consejos para llevar una buena administración de tu bar cuando vayas a recibir a los proveedores:

  • Comprueba que el pedido llega dentro de su horario.
  • Verifica la calidad, la trazabilidad alimentaria y las características de los productos.
  • Comprueba que el peso indicado en el albarán del proveedor coincida con el peso de los productos que traen.
  • Contacta inmediatamente con el proveedor si tienes que realizar una devolución.
  • No aceptes productos que no estén indicados en el pedido.
  • Debes registrar las incidencias para poder controlar la calidad de los proveedores.
  • Firma los albaranes con el nombre con letra legible y el sello de la empresa.
  • Guarda los albaranes de manera organizada por proveedor y en orden cronológico.
  • Una vez recibidos los productos, introduce la cantidad y los precios de cada producto en el inventario.
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Cómo administrar las facturas de un bar

Una parte importante de hacer un inventario de bebidas es saber cuánto producto has vendido (o perdido) durante un período determinado. 

Pero si no haces un seguimiento de tus facturas y las comparas con tus ventas, cómo veremos en la 3ª parte de esta serie artículos de administración de bares, nunca sabrás qué se vendió y cuándo.

Sin un historial de facturas visible, será imposible rastrear si el producto se vendió, desapareció o se entregó de forma gratuita. 

Los gerentes o jefes de barra deben controlar adecuadamente su proceso de facturación por los siguientes motivos:

  • Conocer en que se está gastando el dinero.
  • Establecer stocks mínimos apropiados para todo las bebidas.
  • Poder hacer un seguimiento de los gastos del bar.
  • Comparar este gasto con los ingresos por ventas.
  • Gestión de porcentaje de costos de alimentos y bebidas.
  • Reducir el exceso de inventario.
Cómo organizar mejor las facturas de un bar

No hay una manera fácil de organizar una gran cantidad de facturas en papel. 

A menos que inviertas en un software de facturación que lo haga por ti, simplemente necesitarás tiempo y habilidades de organización. 

En general, recomendamos organizar las facturas por orden de fecha y luego alfabéticamente por proveedor

Pero si puede clasificarlos por tipo de bebida, ahorrarás algo de tiempo extra. 

De esta forma, cuando compares las facturas con el mix de ventas de su TPV, tendrás las facturas más recientes claramente clasificadas y fácilmente disponibles.

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Procesos para una correcta administración de bares

Sin un sistema de facturación organizado y eficiente, es imposible hacer un seguimiento de tu historial de ventas, de lo que vendiste y cuánto, de lo que funcionó y de lo que no. 

Esta información es crucial para administrar mejor tu inventario, stocks de almacenaje, pedidos y rentabilidad en el futuro.

En la 3ª parte de nuestra guía de administración de bares, veremos cómo realizar este proceso paso a paso.


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