¿Qué es y cómo se hace una Ficha de proveedores? Plantilla Excel Gratis
Para cualquier negocio es fundamental utilizar una ficha de proveedores para tener una buena organización de los datos de nuestros proveedores y mejorar el trabajo administrativo.
Tener un proveedor que suministre un producto en perfectas condiciones es una parte esencial de un negocio y por eso te vamos a explicar qué es una ficha de proveedores y cómo crearla, para que puedas llevar un seguimiento de los datos de tus proveedores de forma correcta.
¿Qué es la ficha de proveedor?
La ficha técnica de proveedores es un recurso que te permite llevar un control y mantener un seguimiento de las empresas o distribuidores que nos proveen de productos o servicios.
Es muy importante tener unas correctas fichas de registro de proveedores, que sean simples, pero bien diseñadas, y que ayuden a las empresas y a los autónomos a controlar tareas como:
- Llevar una correcta gestión de las compras en sus negocios.
- Controlar por escrito la trazabilidad de las actividades realizadas con sus proveedores.
- Ayudar a los empleados nuevos a conocer los proveedores y poder hacer pedidos evitando errores.
¿Cómo se realiza una ficha de proveedor?
Para cualquier negocio, lo más aconsejable es establecer una metodología que posibilite que cualquier empleado pueda asumir la tarea de hacer pedidos.
Por eso, a continuación, vamos a ver cómo llenar una ficha de proveedores y qué datos debe incluir cualquier modelo de ficha de proveedores que seguro te serán de utilidad:
- Los datos fiscales del proveedor, CIF y razón social.
- La dirección, teléfono y correo electrónico de la empresa.
- Los datos de la persona de contacto para hacer los pedidos.
- Los días y horarios de los pedidos y también pueden anotarse los horarios de reparto.
- Los productos o servicios que suministran, especificando las diferencias entre los productos y servicios de tus diferentes proveedores.
Estos serían los datos básicos que se incluirían en un fichero de proveedores, a partir de aquí puedes añadir los campos que creas necesarios para complementar mejor la información del proveedor.
Ejemplos de fichas de proveedores | Plantilla Excel Gratis
Existen muchos modelos de plantillas de control de proveedores en Excel que te facilitarán esta labor administrativa, como los que te mostramos a continuación:
- Modelo de ficha de proveedores: Es una plantilla que podrás descargarte GRATIS en la que encontrarás los datos básicos para llevar un control de tus proveedores.
- Lista y Evaluación de proveedores: Esta es una plantilla Premium mucho más completa, ya que además de tener los datos de la plantilla anterior, contiene más datos para rellenar de los proveedores, incluyendo una hoja de evaluación de proveedores para que lleves un control y seguimiento más exhaustivo de tus distribuidores.
Como has podido comprobar, si quieres llevar una buena gestión de las compras, es fundamental que lleves un control de tus proveedores y por eso, las fichas de proveedores no pueden faltar en tu negocio.
Debes saber que también existen los software de hostelería que son programas que gestionan el control de proveedores y que son muy recomendables, sobre todo para negocios que manejan grandes volúmenes de productos y de proveedores.
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas