Cómo hacer un inventario de cocina | Plantilla Excel Gratis
Sabemos que hacer correctamente un inventario de cocina es fundamental si queremos gestionar un restaurante de manera sostenible y rentable. Pero entendemos que hacer el inventario de comida es una de las tareas más tediosas y aburridas a las que se puede enfrentar un cocinero.
Si bien es probable que no podamos conseguir que hacer el inventario de cocina se convierta en algo divertido, sí que te podemos recomendar las herramientas y técnicas adecuadas para aliviar gran parte de ese dolor.
Tabla de Contenidos
¿Qué es y para qué sirve un inventario de cocina?
El inventario de cocina es una herramienta de prevención de pérdidas y un indicador de rentabilidad para un restaurante.
El inventario de un restaurante se realiza para saber exactamente:
- Los alimentos que compras y llegan a tu restaurante
- Los alimentos que se han vendido
- Cuantos productos han quedado almacenados
Si no sabes lo que estás perdiendo, no sabes lo que podrías estar ganando
Una cosa es darte cuenta de que la compra de un jamón que has hecho se ha agotado con bastante rapidez y otra es saber exactamente por qué.
¿Se ha vendido todo a nuestros clientes? Si es así, ¡genial!
Sin embargo, ¿tuviste en cuenta a que otros sitios ha podido ir a parar?
- Robo
- Comida del personal
- Solución de las quejas de los clientes
- Errores de los empleados al tomar comanda
- Accidentes
Todas estas son áreas de pérdidas, tanto con respecto al inventario como a las ganancias de tu restaurante.
Los estudios demuestran que entre el 75% y el 85% de todos los robos en restaurantes son cometidos por empleados.
Además, los accidentes ocurren, los clientes se quejan y no siempre cada gramo de comida llega al plato. Esto es algo inevitable que siempre ocurre en todos los restaurantes.
Sin embargo, no saber exactamente qué alimentos se han desperdiciado, por el motivo que sea, significa que no sabes exactamente cuánto inventario de comida no se ha utilizado para la venta.
Y si no conoces exactamente estos números, nunca podrás saber a dónde ha ido a parar tus compras (y tu dinero).
- ¿Te gustaría ahorrar tiempo y reducir el estrés al hacer el inventario de cocina?
Sabemos que hacer el inventario de cocina puede ser una tarea tediosa y agotadora, especialmente si no cuentas con las herramientas adecuadas. Además, cualquier error en el inventario puede causar un gran descontrol y pérdidas financieras significativas para el negocio.
Pero no te preocupes, porque con la plantilla de Control de inventarios podrás llevar un seguimiento preciso y eficiente de todas tus existencias. Te ahorrará tiempo al proporcionarte una forma fácil de registrar tus inventarios de cocina y reducirá el estrés al eliminar la posibilidad de cometer errores. ¡Haz clic aquí para saber cómo funciona esta plantilla!
Cómo hacer un inventario de cocina paso a paso
Realizar un inventario de cocina requiere de mucha organización y diligencia.
Pero si lo haces correctamente, podrás minimizar el desperdicio de alimentos y ahorrar dinero.
Si bien no existe un método único para hacer un inventario de comida, los pasos que mostramos a continuación son la forma más común de realizar este tipo inventarios:
1. Crea una tabla en Excel
Puedes usar una plantilla Excel de inventario de cocina e imprimir unas copias en blanco para que tu personal las pueda utilizar cuando vayan a realizar el inventario físico.
A continuación, te indicamos que elementos debes incluir en tu plantilla Excel para hacer el inventario de cocina:
- Fecha del inventario: Por ejemplo, mensual (del 1 al 30 de noviembre)
- Familias de alimentos: Por ejemplo, aceites, lácteos, carnes, pescados, congelados, etc.
- Nombre del producto: Que debe ir incluido en su respectiva familia de alimentos
- Unidad de medida: Por ejemplo, kilos, gramos, libras, onzas.
- Costo unitario: El costo de una unidad de medida del ingrediente.
- Valor de inventario: El número que obtenemos cuando multiplicamos el costo unitario por su cantidad en stock
- Valor de inventario total: Todas las líneas de pedido de valor de inventario, sumadas
2. Añade todos los productos
Escribe todos los elementos que tienes en la cocina en la columna Producto.
Aquí debes incluirlo todo, desde ingredientes comestibles y artículos de limpieza hasta vajillas y artículos de mesa.
También deberás rellenar en tu inventario de cocina las columnas correspondientes a Familia y Código de cada producto.
3. Agrega las unidades de medida
Escribe la unidad de medida que utilizarás para determinar la cantidad de cada artículo comprado en la columna Unidad.
Esto variará según cómo vengan envasados los diferentes alimentos y suministros.
Por ejemplo, puedes comprar tomates a granel que contarás por kilos o botellas de aceite en formato de 5 litros.
Es muy importante tener estas unidades documentadas por adelantado para evitar confusiones o errores de cálculo.
4. Cuenta todos los artículos
Ahora, determina la cantidad de unidades que tienes almacenadas de cada artículo y agrega esas cifras a la columna Cantidad.
Hacerlo de esta manera te permite estandarizar tus medidas y hace que calcular los costos y desperdicios sea mucho más sencillo.
No olvides rellenar la columna Ubicación indicando el área donde se encuentra el artículo.
Con esto conseguiremos localizar rápidamente cualquier producto en cualquier momento.
5. Inserta el costo por unidad
Para conocer el costo de producto debes revisar las facturas y buscar cuanto has pagado por cada unidad de artículo comprada.
Documenta todos tus costes unitarios y agrégalos a la columna Coste unidad para cada artículo.
6. Calcula el valor del inventario de cocina
Finalmente, rellena la columna Valor inventario multiplicando el coste unitario por la cantidad de productos almacenados para cada uno de los artículos.
De esta manera podrás tener información actualizada de cuanto dinero tienes invertido en las estanterías y cámaras de tu cocina.
Recomendaciones para hacer el inventario de cocina
A continuación, te mostramos algunas recomendaciones que debes seguir para elaborar con éxito tu inventario de cocina:
1. Limpia y organiza tus estanterías y almacenes
Hacer un inventario de cocina en un almacén desordenado conduce a:
- Tener que contarlo todo varias veces.
- Frustración del personal.
- Exceso de compras porque hay alimentos que no se contaron correctamente durante el inventario, por lo tanto, costos innecesarios.
Ordena tu almacén de cocina y organízalo todo antes de hacer el inventario de comida.
Aquí te contamos algunas estrategias de organización del espacio que deberías tener en cuenta:
- Si tu almacén está abarrotado, compra más estanterías para evitar apilar productos en el suelo.
- Agrupa los artículos por categoría de alimentos, es decir, lácteos con lácteos, pescados con pescados y carnes con carnes.
- Coloca etiquetas a tus estanterías para que las personas que vayan a realizar el inventario de cocina no se confundan.
- Crea un código numérico único para cada artículo. Utiliza este código para clasificar tus artículos en una hoja de cálculo Excel o en un software, de modo que sea más fácil buscar los artículos o exportar los datos de tu inventario.
Estas recomendaciones harán tu vida mucho más fácil cuando llegue el momento de contar tu inventario de cocina.
2. Elige una fecha y selecciona a los responsables
Decide con qué frecuencia deseas hacer tu inventario de cocina. Por ejemplo, trimestralmente, mensualmente, semanalmente, etc.
Una vez que hayas creado tu calendario debes reunir a tu equipo.
Elige dos personas que siempre serán las encargadas de contar el inventario de cocina.
Deben ser las mismas personas que se encargan de recepcionar los pedidos, para que ya estén familiarizados con los procedimientos de almacenamiento.
Tomate el tiempo necesario para comunicarle a tu equipo que una buena gestión del inventario significa un mejor flujo de caja y una posición financiera más sólida para el restaurante, lo que equivale a una mejor seguridad laboral para ellos.
3. Realiza el inventario de cocina en un horario coherente
Una vez que hayas seleccionado a los responsables, intenta programar tu inventario para que siempre se realice el mismo día y a la misma hora.
Hacer siempre las cosas de la misma manera les llevará a crear hábitos saludables y recuentos más limpios en los que poder confiar.
4. Utiliza las estadísticas de inventarios anteriores para pedidos futuros
Una vez finalizado el recuento, debes introducir la información en tu ordenador, para que puedas analizar los costos de tu inventario de cocina.
Analizando el inventario para ver qué alimentos se utilizaron en exceso o en defecto de acuerdo al inventario durante un período de tiempo determinado, así podrás tomar decisiones más informadas a la hora de realizar los pedidos.
Para algunos restauradores, toda esta información es enriquecedora.
Para otros, es una pesadilla abrumadora.
La buena noticia es que en esta Guía para el Control de costos de alimentos y bebidas te enseñamos paso a paso como puedes utilizar los datos de tu inventario de cocina para tomar mejores decisiones.
Por último te dejamos un video donde te mostramos paso a paso cómo llevar un inventario de un restaurante:
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas