Cómo hacer el inventario de un bar | Guía de administración de bares I

Claves para hacer el inventario de un bar

Hay pocas tareas que sean más temidas que hacer el inventario de un bar

Es un proceso largo y tedioso, lleno de dolores de cabeza y noches en el almacén, que involucra las manos de varios miembros del equipo, pero que se puede hacer más fácil.

En

Lo creas o no, hay varias cosas que se pueden hacer para facilitar la administración del inventario de la barra de un bar.

Entre ellas, tener un sistema de inventario eficiente, ya sea a través de una hoja de Excel, un software o de métodos tradicionales como la pluma y papel, es crucial para conseguir un rendimiento de bebidas exitoso. 

Acompáñanos hasta el final, porque en este artículo te vamos a mostrar paso a paso cómo hacer el inventario de un bar correctamente.


La importancia de hacer el inventario de un bar

Uno de los beneficios de hacer el inventario de un bar es el de disponer siempre en la barra de una cantidad de stock de alcohol suficiente para atender a todos los clientes

Hacer el inventario es muy importante para mantener suficiente bebida, por supuesto, pero también te sirve para saber:

  • Cómo se desempeña financieramente tu bar.
  • Cuál es la variación del producto o producto perdido, es decir, derrames excesivos, invitaciones del personal o robos.
  • Cómo fijar el stock mínimo para cada producto.
  • Cuál debería ser tu porcentaje de costo para cada producto.
  • Qué productos son los que se venden bien y cuáles no.
el inventario en la barra de un bar

Calcular el inventario utilizado durante un período determinado

Existen varias formas para conocer el inventario utilizado (costo de las ventas reales), pero este sería el método básico para calcular el inventario utilizado de un bar.

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Pero antes, necesitarás saber:

  1. Las existencias que tenías al comienzo de tu período de inventario.
  2. Cuántas existencias tienes al final de este período.
  3. Cuántas existencias recibiste o compraste durante este período.

Una vez que tengas estos datos, debes usar la siguiente fórmula para determinar el inventario utilizado: 

Formula para calcular el Inventario utilizado
Inventario utilizado = (Inventario inicial + Inventario comprado) – Inventario final

¿Fácil, verdad?

Con el término inventario utilizado nos estamos refiriendo al producto que ya nos está en el almacén porque se ha sido vendido, usado para invitaciones, derramado o incluso robado.

Conocer el inventario utilizado te permitirá compararlo con las ventas durante un período de inventario, lo que te llevará a calcular tus ganancias reales.

Pero llegaremos a eso en la 2ª parte de esta serie de artículos.

Primero, veamos qué debes hacer para encontrar la información que te ayudará a responder a esta fórmula.

Consejos para hacer el inventario de un bar

Estos son algunos consejos básicos para hacer el inventario antes de explicarlo en detalle:

  • Cuenta siempre de la misma manera: Si comienzas a contar de izquierda a derecha, siempre debes contar de izquierda a derecha.
  • Mantén tus períodos de inventario consistentes: Es decir, semanal, quincenal o mensual.
  • Encuentra un método que funcione para ti: Algunos gerentes de bares tienen a una persona gritando los nombres del licor mientras que otra lo apunta en el inventario, otros por ejemplo, tienen personas que cuentan y apuntan ellos solos.
  • Haz el inventario mientras la barra está cerrada: Para que ningún producto entre o salga mientras el conteo está en progreso.
  • Capacita adecuadamente a tus empleados en el conteo de inventario: Esto incluye cosas como estar atento a problemas específicos, o registrar derrames o roturas significativas de botellas enteras.
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Cómo hacer el inventario de un bar paso a paso

Para este ejemplo utilizaremos un establecimiento imaginario que tiene una barra frontal, una barra trasera, un almacén y un refrigerador. 

Este primer recuento tendrá lugar al comienzo de nuestro período de inventario.

1. Usa hojas Excel para hacer el inventario

Si usas hojas de cálculo Excel para hacer el inventario del bar, asegúrate de que sea una hoja de cálculo fácil de usar para ti y tus empleados.

2. Organiza las hojas Excel por productos y zonas

Para hacer correctamente el inventario del bar, organiza la hoja de cálculo de acuerdo con la forma en que se expone tu alcohol en la barra. 

Esto te ahorrará tener que tirar de todas las botellas sobre la barra y organizarlas alfabéticamente.

3. Comienza por la barra principal

Comienza en la barra frontal. 

Cuenta las botellas de la forma en que están posicionadas y, si es necesario, fíltralas alfabéticamente en la hoja de cálculo cuando hayas terminado. 

Incluye tu hoja Excel de inventario:

  • El tipo de alcohol: Ginebra, Ron, Whisky …
  • La marca: Beefeater, Cacique, Ballantines …
  • El tamaño de la botella: 1 l , 0.75 l , 0.50 l ….

También debes incluir una columna para añadir la ubicación del producto, es decir, para la barra de atrás, el almacén, el vestidor o cualquier otra parte de la barra donde se guarde el alcohol.

Inventario de bar plantilla Excel gratis

4. Utiliza un método de conteo

El método de conteo más fácil (y más comúnmente usado) es tomar nota visual de cuánto líquido hay en cada botella, separándolo en décimas. 

Observa dónde cae la línea del licor y calcula si la botella está:

Nivel de líquido en la botellaMétodo de conteo
Botella llena1
Llena tres cuartas partes 3/40.75
Medio llena0.50
LLena una cuarta parte 1/40.25

Si quieres ser más específico, puedes contar las décimas de diez en diez cómo por ejemplo: 0.90, 0.60, 0.30, 0.20, etc.

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5. Repite el proceso para cada producto

Repite este proceso para cada botella.

Ingresa los números en la hoja, separándolos en categorías de:

6. Repite el proceso en cada zona

Repite este proceso para la barra trasera, el refrigerador y la sala de almacenamiento. 

Es probable que tus recuentos varíen aquí, en función de la combinación de cajas y botellas, en lugar de solo botellas, por lo que es posible que debas agregar otra columna a tu hoja para dar cuenta de esto.

Empleados contando el inventario

7. Suma los totales

Finalmente, toma tu hoja de cálculo y suma los totales para cada categoría.

Y con esto ya habrías terminado de hacer el inventario de tu bar.

8. Realiza el inventario final del bar utilizando el mismo método

Al final del período de inventario, ya sea una semana, dos semanas o un mes, realiza todos estos recuentos nuevamente, repitiendo exactamente el mismo proceso. 

Esto te dejará con un recuento de inventario inicial y final.

En el transcurso de este período, venderás y recibirás licor. 

Mantén un registro de la cantidad de producto que ingresas (esto debe estar en tus facturas de la semana anterior).

Y el producto que vendes debe registrarse en tu sistema TPV (lo veremos más en la 3ª parte de esta serie de artículos).

Calculo final del inventario utilizado

En una nueva hoja de cálculo, ingresa los totales de todas tus categorías de licor en tres columnas:

  • Inventario inicial
  • Compras realizadas (Inventario recibido)
  • Inventario final

Ahora puedes realizar la sencilla fórmula de antes: 

Inventario utilizado = inventario inicial + inventario recibido – inventario final

Ahora ya sabes cuál es el costo de las ventas reales para este período.

Ahora estarás listo para hacer fijar correctamente tus precios y hacer pedidos, pero esto lo que descubriremos en la 2ª parte de esta serie.

Veremos cómo incorporar los costos en esta hoja para identificar los precios totales de las compras y las ventas.

Y además conoceremos ratios como los porcentajes de costo y la facturación.


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