Cómo llevar un Inventario en un Restaurante | Plantilla Excel Gratis
¿Quieres saber cómo llevar un inventario en un restaurante? Es más fácil de lo que piensas. Y para ayudarte, en este artículo te vamos a explicar los pasos necesarios para hacerlo de la manera más adecuada y además encontrarás una plantilla de Excel gratis que podrás descargar y utilizar. ¡Sigue leyendo!
¿Para qué sirve el inventario en un restaurante?
El inventario sirve para mantener un control de los productos que se tienen en el restaurante y para asegurarse de que se están utilizando de manera eficiente. Conocer el inventario de un restaurante permite planificar mejor las compras, evitar que se acumulen los productos y tener un mejor control de los gastos.
Cómo llevar el control de inventarios en un restaurante | Guía paso a paso
A continuación, vamos a enseñarte que pasos debes seguir para llevar el inventario de tu restaurante de la manera más eficiente y sencilla posible:
1. Diseña una plantilla de control de inventario
En primer lugar, debes crear una hoja de inventario con una lista de todos los artículos que tienes en tu restaurante, para que puedas imprimirla e ir anotando directamente en la hoja todos los datos del inventario.
2. Realiza el inventario físico
Con la plantilla de control de inventarios ya puedes hacer el inventario físico total, que se realiza anotando todos los productos, las cantidades que hay en existencia y el precio de cada uno. Este inventario nos servirá para después clasificar los productos y llevar un registro de las entradas y salidas.
3. Clasifica los productos con el método ABC
El método más utilizado para clasificar los productos de un restaurante es el sistema ABC que clasifica los productos o insumos según su relevancia en el consumo y su costo:
- Insumos A: Son los productos que mayor coste generan al restaurante, un 70 % del valor total y en estos productos es donde hay que invertir con mayor cuidado y control. (Suelen ser carnes, lácteos y mariscos)
- Insumos B: Representan el costo intermedio del almacén, con un 20% del valor total (Frutas y verduras).
- Insumos C: Son los que generan menor costo, ya que representan el 10 % de gastos (Especies).
4. Revisa el inventario con frecuencia
La periodicidad al hacer el inventario del restaurante puede ser semanal, quincenal o mensual, lo aconsejable es llevar un control más frecuente a los alimentos perecederos, los más consumidos y los más costosos.
Según el sistema ABC se haría de la siguiente manera:
- Insumos A: Se deben contabilizar diariamente (Calidad y reducción de mermas).
- Insumos B: Pueden contabilizarse cada 3 días o semanalmente.
- Insumos C: Se contabilizan quincenal o mensualmente.
5. Realiza un listado de entradas y salidas del almacén
Ya tenemos clasificados todos los insumos del restaurante, ahora haremos una lista con las entradas y salidas de los productos del almacén con la fecha del momento en que suceden:
- Entradas: Son las compras que realizas a tus proveedores o los traspasos que llegan a tu restaurante de otros centros, en el caso de que tengas más locales.
- Salidas: Son las ventas o las mermas (0-3 % del valor del inventario). Además, si quieres llevar un control exacto de las mermas de los alimentos, tendrás que tener hechos:
- Los escandallos de cocina: Para llevar el cálculo de tus costos mediante el análisis de los ingredientes.
- Las fichas técnicas de cocina: Para tener un control de los ingredientes y las cantidades exactas que usas en tus recetas.
6. Utiliza un software de control de inventarios
Un software de hostelería es una aplicación informática que se utiliza para llevar un registro de los productos o materiales que se encuentran en el almacén de un restaurante. Normalmente, este tipo de programas permite llevar un seguimiento de los movimientos de entrada y salida de los productos, ya que incluso escanean los pedidos de compra o albaranes de compra.
¿Cuáles son las ventajas de llevar el inventario en un restaurante?
Los inventarios son una parte esencial del éxito de cualquier restaurante y llevar un inventario de forma adecuada te permitirá:
- Disminuir costos y desperdicio de alimentos.
- Determinar el coste de cada plato y su rentabilidad.
- Calcular el stock máximo y mínimo necesario de cada producto.
- Evitar pérdidas por hurto o mermas.
- Disponer de existencias de los productos necesarios para elaborar los platos.
- Llevar un control de la trazabilidad de los productos que entran, salen y los que hay en existencias.
Cómo llevar el inventario de tu restaurante usando Excel – Tutorial
Excel es una herramienta increíblemente útil para organizar y analizar datos, y es especialmente útil para llevar el inventario de un restaurante. En este video te mostraremos cómo llevar el inventario de tu restaurante fácilmente usando Microsoft Excel.
Te hemos dado los pasos para saber cómo llevar un inventario en un restaurante, ahora es momento de ponerte manos a la obra y hacer el inventario de tu restaurante, porque todos los productos que tienes en tu almacén son dinero, es dinero almacenado que puedes estar perdiendo sin darte cuenta.
Así que pon en marcha tu control de inventarios y empieza a desarrollar mejores estrategias para optimizar el control de costos de alimentos y bebidas en tu restaurante. ¿A qué estás esperando?
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas