¿Cómo se calculan los ratios de personal en hostelería?

Ratios de personal en hostelería

El ratio de personal en hostelería se refiere a la proporción entre el número de empleados y algún indicador relevante de actividad (como el número de clientes, ventas, mesas, entre otros), que ayuda a determinar cuántos trabajadores son necesarios para que todo funcione bien y los clientes estén satisfechos.

Hay varias maneras de calcular este ratio, la más común es el número de empleados necesarios por turno para cubrir la demanda estimada basándose en los días de descanso, días festivos y vacaciones, entre otras variables.

Fórmula para calcular el número de trabajadores por turno
Ratio de personal = Nº Total de turnos al año ÷ Días de trabajo al año por empleado

Por ejemplo, un restaurante que opera 365 días con tres turnos diarios (1095 turnos) y una jornada laboral de 220 días al año por empleado, necesitará aproximadamente 5 empleados para cubrir todos los turnos.

Formas de calcular el ratio de personal en hostelería

Para calcular el ratio de personal en el sector de la hostelería, es importante entender primero que es este ratio y cómo se utiliza para optimizar la eficiencia operativa de un restaurante.

El ratio de personal se refiere a la cantidad de empleados necesarios para garantizar un servicio rápido y de calidad en un restaurante.

A continuación, vamos a ver varios tipos de ratios de personal según diferentes indicadores y ejemplos de cómo se calculan:

1. Ratio de personal por cliente

  • Método: Este ratio se calcula dividiendo el número total de clientes atendidos en un periodo determinado por el número de empleados trabajando durante ese mismo periodo.
  • Ejemplo: Si un restaurante atiende a 300 clientes en un día con 15 empleados, el ratio sería de 20 clientes por empleado (300 clientes ÷ 15 empleados).

2. Ratio de personal por mesa

  • Método: Se determina dividiendo el número total de mesas disponibles por el número de camareros disponibles.
  • Ejemplo: Si un restaurante tiene 30 mesas y cuenta con 10 camareros durante un turno, el ratio sería de 3 mesas por camarero (30 mesas ÷ 10 camareros).

3. Ratio de personal por ventas

  • Método: Este ratio evalúa la cantidad de empleados en relación con el volumen de ventas, generalmente calculado por día o por turno.
  • Ejemplo: Si un restaurante genera 5000 € en ventas en un día con 20 empleados, el ratio de ventas por empleado sería de 250 € por empleado (5000 € ÷ 20 empleados).

4. Ratio de personal por turno

  • Método: Se calcula dividiendo el número total de turnos laborales en un periodo determinado (como un mes o un año) por el número de empleados necesarios para cubrir esos turnos.

3 Ejemplos de cálculo de ratio de personal por turno

Para saber la cantidad de personal necesario en un establecimiento de hostelería al año, tomaremos como ejemplo un restaurante que tiene que cubrir 3 turnos de trabajo diario:

Ejemplo 1: Cálculo con 2 días de descanso semanal

Primero se calcula la cantidad total de turnos que deben cubrirse en un año, y luego, se divide el total de turnos anuales (1,095) entre los días trabajados por empleado al año (220).

  • Turnos necesarios al año: 1,095 (3 turnos al día x 365 días)
  • Días trabajados por empleado al año: 220
  • Cálculo: 1,095 ÷ 220= 4,9= 5 empleados (redondeando)

Como podemos ver esta cifra nos indica que se necesitan aproximadamente 5 empleados para cubrir todos los turnos necesarios a lo largo del año.

Otra manera más fácil de calcularlo

  • Divide el total de días que trabaja un empleado al año entre 365 días que tiene un año, te dará el porcentaje del año trabajado por un empleado: 220 ÷365= 0,602
  • El resultado se divide a su vez entre los turnos que queremos cubrir: en este caso son 3 turnos (3 ÷ 0,602= 4,9)
  • La solución es que necesitamos 5 empleados para cubrir los 3 turnos

Ejemplo 2: Cálculo con 1 día y medio de descanso semanal

  • Días trabajados por empleado al año: 244
  • Porcentaje del año trabajado: 66% (244÷365= 0,66)
  • Cálculo para 3 turnos diarios: 3÷ 0.66= 4,5 empleados

Ejemplo 3: Cálculo con 1 día de descanso semanal

  • Días trabajados por empleado al año: 268
  • Porcentaje del año trabajado: 73% (268÷365= 0,73)
  • Cálculo para 3 turnos diarios: 3÷ 0,73= 4 empleados

¿Cómo calcular cuántos días trabaja un empleado al año?

Seguramente te estarás preguntando cómo sabemos cuántos días trabaja una persona al año. Pues es muy sencillo, para calcularlo hay que tener en cuenta diferentes variables que afectan la disponibilidad de los empleados a lo largo del año. Estas variables son:

  • Turnos: Son las distribuciones de las horas de trabajo necesarias para cubrir la jornada laboral, puede haber hasta 3 turnos, por ejemplo en un hotel, para cubrir mañana, tarde y noche.
  • Vacaciones: Las vacaciones son períodos pagados donde los empleados están fuera del trabajo. Estos períodos deben ser considerados para evitar la falta de personal y son de 30 días al año.
  • Descansos: Son los periodos de descanso semanal que deben tomarse para cumplir con regulaciones laborales y mantener la productividad. Pueden ser de 2 días, 1 día o 1 día y medio.
  • Festivos: Días no laborables que deben incluirse en el cálculo para asegurar la cobertura de personal adecuada durante esos días, por ejemplo en España se contemplan 14 días festivos al año.
  • Asuntos propios: Son permisos remunerados para atender necesidades personales sin justificación. Pueden variar según el convenio colectivo, pero son unos 3 días al año.
  • Absentismo: También se tienen en cuenta ausencias imprevistas por emergencias personales, que pueden afectar la disponibilidad del personal, 2 días al año.
¿Cuántos días trabaja una persona al año?Cantidad
Vacaciones30 días
Días festivos14 días
Descansos semanales (2 días)96 días (8 días al mes x 12 meses)
Días libres por asuntos propios3 días
Absentismo laboral2 días
Total de NO días laborables145 días
Total de días laborables220 días (365-145 días)

¿Cómo calcular el ratio de personal por cliente?

Sabemos que en España, la media de comensales por mesa es de 5 personas aproximadamente. Pero para entender cuántas personas puede atender un camarero, es importante tener en cuenta el tipo de servicio que el restaurante ofrece:

  1. Servicio formal y personalizado: En un entorno de alta gastronomía, como los restaurantes de alta cocina o con Estrella Michelín, se recomienda un ratio de 1 camarero por cada 15 comensales (1 camarero por cada 3 mesas), lo que permite ofrecer un servicio atento y detallado, indispensable en este tipo de establecimientos.
  2. Servicio informal y con volumen: En cambio para restaurantes más informales, donde el servicio es menos personalizado, un camarero puede encargarse de más personas, se recomienda que 1 camarero puede atender hasta 25 comensales o hasta 5 mesas (basándose en la distribución media de comensales por mesa).

¿Cuántos camareros necesitas? Factores a considerar

Para calcular cuántos camareros se necesitan en un restaurante hay que tener en cuenta además de los factores anteriores de turnos, descansos, vacaciones, etc, otros factores que afectan directamente al establecimiento, como son:

  1. Tamaño del restaurante: Un restaurante grande con varias áreas de servicio, como terrazas o salones privados, generalmente demandará más camareros para atender bien todos los espacios.
  2. Tipo de restaurante: Restaurantes de alta cocina necesitan más camareros por mesa para dar un servicio más personalizado mientras que otro tipo de establecimientos necesitan menos personal.
  3. Número de mesas: Cuántas más mesas tenga un restaurante más camareros necesitará tener. Aunque esto varía según el tipo de servicio y la disposición del espacio.
  4. Tipo de servicio en mesa: Servicios más formales y elaborados, como el servicio a la francesa exigen más camareros por número de comensales que otros servicios, pues requieren mayor atención y tiempo.
  5. Demandas especiales: Se refiere a periodos específicos marcados por un incremento en la demanda de personal, especialmentedurante en horas pico, en eventos especiales o en temporada alta.

Ratio de gastos de personal sobre ventas

Para finalizar veremos otro ratio de personal que también es muy empleado en hostelería: el ratio de gastos de personal sobre ventas. Este indicador es muy importante para la gestión financiera, ya que ayuda a planificar presupuestos y evaluar la rentabilidad del negocio.

  • Método: Se calcula dividiendo los gastos totales de personal por las ventas totales en el mismo periodo, y luego se multiplica el resultado por 100 para obtener un porcentaje.
  • Ejemplo Práctico: Supongamos que un restaurante tiene ventas totales de 100,000 € en un mes y sus gastos de personal son de 30,000 € durante el mismo periodo. El cálculo del ratio de gastos de personal sobre ventas sería:

Ratio de Gastos de Personal= (30,000 € ÷100,000 €) × 100= 30%

Fórmula para calcular el ratio de gastos de personal sobre ventas
Ratio de Gastos de Personal= (Gastos de personal ÷ Ventas) x 100

Significado del Ratio

  • 30% o menos: Indica una muy buena gestión operativa, mostrando que el restaurante no está gastando una parte excesiva de sus ingresos en personal.
  • 30% – 40%: Es rango esta considerado como normal o saludable en la restauración. Muestra un balance adecuado entre la cantidad de personal y las ventas generadas, permitiendo tanto un buen servicio al cliente como mantener sus ganancias.
  • Más del 40%: Si los gastos de personal superan el 40% de las ventas, el restaurante tiene un problema. Esto podría significar que el restaurante tiene demasiados empleados, que paga salarios muy altos para lo que realmente vende, o que las ventas son insuficientes para soportar la estructura de costos del restaurante.

Este indicador es particularmente útil para la gestión y planificación financiera en hostelería, ya que ayuda a los gerentes de restaurantes a tomar decisiones sobre la contratación, las horas de trabajo, los horarios y otras estrategias de personal para mejorar la rentabilidad.

Lectura de interés
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Calcular correctamente los ratios de personal en hostelería es imprescindible para asegurarse el rendimiento operativo y la satisfacción del cliente. Ratios de personal por cliente, mesa, ventas, turno, así como el de gastos de personal sobre ventas, también ayudan a tomar mejores decisiones sobre la gestión de los equipos.

Además, al utilizar estos métodos para calcular los ratios, los restaurantes pueden mejorar sus recursos, aumentar su rentabilidad y ofrecer un servicio de mejor calidad, beneficiando tanto al negocio como a los empleados.

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