¿Cuáles son los gastos mensuales de una Cafetería?

Gastos mensuales de una cafetería

Los gastos mensuales de una cafetería se dividen en gastos fijos y variables. Los gastos fijos son el alquiler, los suministros públicos o los salarios, mientras que los gastos variables son los costos de los productos vendidos, la publicidad y los gastos de mantenimiento. Es muy importante llevar un control de estos costos, que no sean muy altos, para que tu cafetería no pierda dinero y sea rentable.


Gastos mensuales de una cafetería

Para administrar una cafetería con éxito se necesita conocer detalladamente y controlar los gastos mensuales. Una buena gestión de los costes de una cafetería no solo ayuda a mantener el negocio a flote, sino que también aumenta los beneficios. Veamos cuáles son estos gastos para entender mejor cómo cada uno de ellos puede afectar a la economía de una cafetería.

Gastos FijosGastos Variables
Alquiler del local (10%)Materias primas (33%)
Suministros (7%)Publicidad y Marketing (2%)
Nóminas (35%)Mantenimiento y reparaciones (3%)
Impuestos (5%)Servicios profesionales (1%)

Además, es aconsejable establecer un fondo para gastos imprevistos que pueden surgir sin aviso. Mantener un margen adicional sobre el presupuesto planificado para estos gastos imprevistos puede proporcionarte flexibilidad financiera, sin comprometer la operativa diaria de tu cafetería.

1. Gastos fijos de una cafetería

Los gastos fijos son aquellos que no cambian mes a mes y deben pagarse regularmente para mantener el funcionamiento diario de la cafetería, aunque no vendas ni un café. Estos gastos son:

  1. Alquiler del local: El alquiler es uno de los gastos más significativos y no varía mes a mes. Está asociado al espacio físico que ocupa la cafetería, y es necesario elegir un local cuyo alquiler no supere el 10% de los ingresos totales, si no queremos perder dinero.
  2. Gastos en suministros: Aunque el consumo puede variar ligeramente, son costos fijos porque la cafetería siempre necesitará estos servicios para realizar su trabajo diario, como el suministro de agua, luz, gas, internet, etc., que no deben exceder 7% del total de ingresos.
  3. Sueldos del personal: Corresponde a los salarios de los empleados, que deben pagarse independientemente de las ventas generadas, ya que aseguran que el personal esté disponible y motivado para trabajar y ofrecer un servicio de calidad. No deberían superar el 35% de los ingresos.
  4. Impuestos: Son gastos municipales, estatales y federales que la cafetería debe pagar regularmente, sobre la propiedad, de nómina y otros tributos específicos del sector. Son obligatorios y su cuantía suele ser previsible dentro del año fiscal, estando por debajo del 5% de tus ganancias mensuales.

2. Gastos variables de una cafetería

Por otro lado, los gastos variables en una cafetería son aquellos que cambian según el volumen de ventas o de la producción. A diferencia de los gastos fijos, no son constantes y pueden aumentar o disminuir dependiendo de la actividad de la cafetería, afectando directamente a su rentabilidad. Estos costos son:

  1. Costes de materias primas: Costo de los ingredientes necesarios para la elaboración de productos en la cafetería, desde cafés especiales y tés hasta bocadillos y pasteles. Pueden cambiar según la estacionalidad o a cambios de precios en el mercado sin sobrepasar el 33% de las ventas.
  2. Publicidad: Más que un gasto es una inversión para atraer más clientes y cambia según promociones o temporadas. Por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo sabor de café, una oferta especial y anuncios en redes sociales con reseñas de clientes. Debe oscilar entre el 2% de las ventas.
  3. Mantenimiento y reparaciones: Costos asociados con el mantenimiento de equipos, mobiliario y las instalaciones de la cafetería, desde una cafetera que necesita ser reparada hasta el reemplazo de una silla rota. Procura que no sobrepase el 3% de tus ganancias totales.
  4. Servicios profesionales: Son gastos por servicios externos necesarios como contabilidad, asesoría legal, o servicios de limpieza especializada. Pueden cambiar dependiendo de la frecuencia y la naturaleza del servicio contratado y no deben superar el 2% de tus ingresos.

Cómo controlar los gastos de una cafetería

Para llevar un buen control de los gastos mensuales de tu cafetería no solo hay que reducir costos innecesarios, sino también hay que mejorar los recursos disponibles A continuación te mostramos 4 estrategias para controlar estos costos mensuales:

  1. Invertir en tecnología: Utilizar software de gestión para cafeterías como sistemas TPV te pueden ayudar a monitorizar el uso de insumos y evitar el desperdicio, además de mejorar el trabajo, reduciendo errores y tiempos muertos en el servicio, favoreciendo la experiencia del cliente.
  2. Control de consumo de energía: Invertir en bombillas de bajo consumo, aparatos eficientes energéticamente y buenas prácticas de gestión energética, como controlar el uso de aire acondicionado y calefacción, puede reducir las facturas de los suministros públicos.
  3. Gestión de inventarios: Mantener un control riguroso del inventario ayuda a prevenir el desperdicio de alimentos y otros materiales, ajustando las compras a las necesidades reales basadas en tendencias de venta.
  4. Revisiones de costos: Realiza auditorías y revisa los informes financieros regularmente para identificar tendencias de gasto y áreas de ahorro. Se trata de revisar los gastos fijos y variables continuamente y ajustar los presupuestos según sea necesario para evitar sobrecostos.
  5. Negociación con proveedores: Busca renegociar los términos con tus proveedores o busca alternativas más económicas sin comprometer la calidad. Comprar en mayor volumen o establecer contratos de suministro a largo plazo pueden traducirse en descuentos significativos.
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La gestión de los gastos mensuales en una cafetería requiere de un equilibrio de los costos fijos y los variables, y como hemos visto, implementar prácticas de control no solo ayuda a reducir gastos innecesarios, sino también a asegurar inversiones inteligentes que mejoren la rentabilidad de nuestra cafetería.

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