Cómo llevar la contabilidad de una Cafetería en Excel
Para llevar la contabilidad de una cafetería debes registrar diariamente los ingresos y los gastos, clasificando los costes de alimentos y bebidas, gastos operativos, y las nóminas de los empleados. Finalmente, debes calcular el beneficio neto mensual restando los gastos totales de los ingresos totales. Analizar mensualmente las cuentas de tu cafetería te ayudará a mejorar costes y aumentar tu rentabilidad.
5 Consejos prácticos para llevar la contabilidad diaria en tu cafetería
Llevar la contabilidad de tu cafetería es más fácil de lo que piensas, incluso si nunca lo has hecho antes.
Solo tienes que apuntar y llevar un registro ordenado de todo lo que ganas y todo lo que gastas. Haciendo esto, podrás ver claramente cuánto dinero entra y sale de tu cafetería.
Y para hacerlo puedes utilizar una hoja de Excel, una herramienta accesible y versátil que te permitirá mantener tus cuentas en orden de una manera muy sencilla. Aquí te mostramos los pasos básicos que debes seguir para gestionar la contabilidad en una hoja de cálculo:
Paso 1: Registro de ingresos y ventas
Cuando gestionas una cafetería, es super importante que apuntes todo lo que vendes cada día. Este primer paso de anotar cuidadosamente tus ventas te ayudará a entender mejor cómo va tu negocio y te dará pistas sobre qué días y en que turnos vendes más. Para hacerlo correctamente deberás anotar:
- Las ventas por turno: Primero divide las ventas en categorías o turnos como los de «mañana y tarde» o «desayunos y comidas», esto te servirá para entender mejor qué momentos del día son más rentables.
- El total de ventas diarias: Después suma todas las ventas de cada turno para obtener un total diario, de esta manera tendrás la media de ingresos y entre otras cosas, te servirá para saber cuáles son los días que tienes más ventas para poder planificar mejor tus recursos y horarios.
| Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | |
|---|---|---|---|---|
| Ventas de desayunos (Turno de mañana) | 120 € | 135 € | 140 € | 150 € |
| Ventas de comidas (Turno de tarde) | 300 € | 320 € | 290 € | 350 € |
| Ventas totales | 420 € | 455 € | 430 € | 500 € |
Paso 2: Costes de comida y bebida
El siguiente paso es registrar y calcular tus gastos en alimentos y bebidas, un paso necesario para tener claro cuánto estás gastando. Uno de los mayores costes para una cafetería es el de comida y bebidas, por eso, controlarlos nos hará saber cuánto estás gastando realmente y si lo que ganas cubre lo que gastas. Aquí registraremos todas las compras y lo haremos de la siguiente manera:
- Registra todos los productos comprados: Lleva un inventario de todos los productos que compras, desde el café o la leche hasta las cucharillas o los platos. Lo más recomendable es que anotes el gasto el mismo día que recibas el pedido.
- Proveedores de cada producto: También es bueno que apuntes a quién compraste cada producto, ya que te permitirá comparar precios entre diferentes proveedores y elegir los que te ofrezcan la mejor calidad al mejor precio, ayudándote a reducir costes sin sacrificar la calidad.
| Proveedor | Producto | Coste |
|---|---|---|
| Proveedor A | Café | 200 € |
| Proveedor B | Pan | 100 € |
| Proveedor C | Leche | 75 € |
| Proveedor D | Té | 50 € |
Paso 3: Gastos operativos
Ahora que ya sabes cuanto dinero gastas en alimentos y bebidas, también tienes que tener en cuenta otro tipo de costes que son necesarios para que tu cafetería funcione cada día. Estos son los gastos fijos de la cafetería, que son los que pagas regularmente, como el alquiler del local y las facturas de servicios como el agua y la luz.
- Registra todos los gastos fijos: Anota todos los gastos mensuales que tienes en la cafetería, sin importar cuánto vendas. Este dato te ayudará a tener claro cuánto dinero necesitas como mínimo cada mes solo para mantener las puertas abiertas.
| Gasto | Coste mensual |
|---|---|
| Alquiler | 1500 € |
| Electricidad | 300 € |
| Agua | 100 € |
| Internet | 80€ |
Paso 4: Nómina de los empleados
Los salarios son una parte muy importante de los gastos. Aunque son gastos operativos, se analizan por separado debido a su importancia y las implicaciones legales que conllevan.
- Categoría de cada empleado: Define el puesto de cada trabajador dentro de tu cafetería, como barista, gerente, camarero, etc. Definir claramente los roles te permitirá tener claro las responsabilidades de cada uno de tus empleados dentro de tu cafetería.
- Salario mensual de cada empleado: Anota cuánto le pagas a cada empleado cada mes y asegúrate de que esta información esté siempre actualizada. Esto es fundamental para hacer ajustes necesarios como retenciones de impuestos, bonificaciones e incrementos salariales.
| Empleado | Cargo | Salario mensual |
|---|---|---|
| Juan | Barista | 1200 € |
| María | Gerente | 1400 € |
| Pedro | Cocinero | 1100 € |
| Ana | Camarera | 950 € |
Paso 5: Cálculo de beneficios
El último paso es calcular los beneficios netos, que es el dinero que realmente has ganado después de cubrir todos tus costes y gastos. Entender tus beneficios te permite saber si tu negocio es rentable y qué tan bien lo estás haciendo. Se trata de restar los gastos totales de los ingresos totales y te dará el beneficio neto.
- Ingresos totales mensuales: Al final del mes, suma todas las ventas que has realizado. Esta suma te muestra cuánto dinero ha entrado a tu cafetería en un mes, es decir, la cantidad total que has generado en ventas, antes de restar cualquier gasto.
- Gastos totales mensuales: También tienes que sumar todos los costes y gastos que has tenido durante el mes (costes de comida y bebida, gastos operativos y nóminas de tus empleados). Te ayudará a entender si los ingresos que has generado son suficientes para cubrir todos tus costes.
- Calcula el beneficio neto (Ingresos totales – Gastos totales): Por último, resta los gastos totales de los ingresos totales y te dará el beneficio neto. Esta cifra te dice cuánto dinero estás ganando realmente después de cubrir todos tus gastos; si es positiva, significa que tu negocio está ganando dinero y si es negativa, estás perdiendo dinero.
| Mes | Ingresos totales | Gastos totales | Beneficio neto |
|---|---|---|---|
| Junio | 10,000 € | 7,500 € | 2,500 € |
| Julio | 10,500 € | 7,000 € | 3,500 € |
| Agosto | 9,800 € | 7,300 € | 2,500 € |
| Septiembre | 11,000 € | 7,800 € | 3,200 € |
Este último paso es fundamental para realizar el cierre del mes y también para planificar el futuro financiero de tu cafetería. Conocer tus beneficios te ayudará a tomar decisiones con datos reales sobre cómo dirigir y mejorar tu cafetería.
Esperamos que este artículo te ayude a entender y gestionar mejor la contabilidad de tu cafetería. Además, te recomendamos mantenerte siempre al día con las nuevas prácticas contables y tecnologías que puedan simplificar y mejorar tus procesos contables.
Y ahora te dejamos nuestro video de cómo llevar la contabilidad en restaurantes, bares y cafeterías, y asegúrate el éxito financiero de tu negocio.
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas