Organigrama de una Cafetería: Descripción de Puestos, Funciones y Ejemplos
El organigrama de una cafetería es una herramienta clave que sirve para que el flujo de trabajo en la cafetería sea efectivo, así que si estás interesado en montar una cafetería, una cafetería de especialidad o simplemente buscas estructurar mejor la que ya tienes, es esencial que implementes el organigrama de una cafetería.
En este artículo, veremos qué es un organigrama de una cafetería, las funciones del personal que trabaja en ella, y cómo puedes crear un organigrama efectivo para tu cafetería. ¡Prepárate para tomar nota y descubrir los secretos de una cafetería exitosa!
¿Qué es el organigrama de una cafetería?
El organigrama de una cafetería es un esquema visual que muestra la estructura de la organización y las relaciones jerárquicas entre los distintos puestos de trabajo en una cafetería, con el objetivo de ayudar a definir las responsabilidades y las tareas de cada puesto de trabajo.
Además, el organigrama de una cafetería muestra una imagen ordenada de cada uno de los departamentos que componen una cafetería y establece una estructura organizativa clara y eficiente de la cafetería y los empleados tienen claro cuáles son sus funciones y tareas asignadas.
Es importante destacar que el organigrama de una cafetería no es igual en todos los establecimientos de café, ya que el organigrama de una cafetería puede variar dependiendo de diversos factores como son:
- El tamaño de la cafetería.
- El número de empleados que necesite.
- La naturaleza de los servicios que se ofrece.
Ejemplos de organigramas de cafeterías
A continuación vamos a ver algunos ejemplos de organigramas de cafeterías:
Organigrama de una cafetería pequeña
Organigrama de una cafetería mediana
Organigrama de una cafetería grande
Funciones del personal de una cafetería
El organigrama de una cafetería más utilizado es vertical y organiza al personal a partir de las funciones que realiza cada departamento, pero las funciones del personal de una cafetería no son las mismas para todos los tipos de cafeterías, no será las mismas para una cafetería pequeña que para una franquicia.
Sin embargo, el personal de una cafetería desempeña un papel crucial en el éxito del negocio en general, e incluye diferentes cargos y funciones como son; gerente general, gerente de operaciones, meseros, baristas, cajeros, personal de limpieza y mantenimiento, entre otros. Veámoslo más detenidamente:
Director o Gerente General
El gerente general es el puesto o cargo más alto en la estructura jerárquica de la cafetería, siendo el máximo responsable de la administración de la empresa y el representante legal.
Entre las funciones que realiza están:
- Dirigir la empresa, tomar las decisiones más importantes de la cafetería, supervisar y ser un líder.
- Organizar la estructura de la empresa y delimitar cargos y las funciones de cada miembro.
- Planificar, organizar y supervisar los objetivos generales y específicos a corto y largo plazo.
- Administrar todos los recursos de la empresa y coordinar a todas las partes que la componen.
- Determinar la estrategia y fijar objetivos para el crecimiento de la cafetería.
Gerente
Es el cargo de más responsabilidad por debajo del director general y es responsable principalmente de coordinar las actividades de administración, planificando los horarios de los empleados y organizándolas tareas que deben desempeñar diariamente. Es responsable de una amplia variedad de funciones:
- Supervisar las tareas diarias para garantizar que funcione sin problemas y sea rentable.
- Procurar mantener los presupuestos y optimizar los gastos de la cafetería.
- Supervisar la contratación y formación de los empleados, así como asesorarlos cuando lo necesiten.
- Realizar informes periódicos para el Gerente general.
- Planificar el menú y diseñarlo según la demanda de los clientes.
- Garantizar que se cumpla la normativa de seguridad e higiene.
Gerente segundo
Es un cargo clave dentro de la cafetería grande, pues es el encargado de supervisar directamente todas las actividades que desarrollan en la cafetería, así como al personal. Sin embargo, en cafeterías pequeñas no existe este puesto.
Además, también se encarga de comunicar a sus superiores cualquier irregularidad que ocurra en el día a día, atender las quejas y errores que se pudieran cometer y resolverlos, en caso de ausencia del personal superior.
Director de operaciones
Es el responsable de dirigir y coordinar el área de operaciones de la cafetería, es decir, está a cargo de los procesos de mejora continua de la cafetería en áreas como la economía, la productividad o la satisfacción del cliente.
De él depende que las actuaciones que se lleven a cabo mejoren la situación de la empresa, por lo que debe conocer y perfeccionar los mecanismos que a nivel operativo aportan valor a la cafetería, incluyendo procesos, diseño, cuestiones técnicas y compras. Actúa de enlace con otros departamentos e integra los procesos internos de la empresa para que todo el personal trabaje en la misma dirección.
Responsable de marketing
Es el encargado de crear la estrategia de marketing de la cafetería, analizando y comprobando las posibilidades de los productos y servicios de la cafetería, así como realizar el diseño de las campañas publicitarias acorde a la demanda dentro de un mercado objetivo.
Su objetivo principal es aplicar la estrategia adecuada para aumentar la visibilidad y el reconocimiento de la marca, impulsar las ventas y el crecimiento de la empresa a través de la implementación de diferentes técnicas de marketing.
Jefe de recursos humanos
En cafeterías grandes es el responsable del departamento de RRHH y se encarga de planificar, dirigir y coordinar las relaciones laborales y las actividades del personal, así como las políticas y prácticas de una cafetería. En el caso de cafeterías pequeñas, este cargo y sus funciones las realiza el gerente o propietario de la cafetería.
Además, se ocupa de reclutar y seleccionar al personal, sabiendo qué perfil de persona puede encajar en cada puesto de trabajo de la cafetería, así como organizar los procedimientos de capacitación, promoción, transferencia y despido de personal.
Gerente de ventas
El gerente de ventas es el encargado de todo lo que tiene que ver con la parte comercial de la cafetería, es decir, con las ventas, por lo que se encargan de planificar, ejecutar y supervisar las estrategias de ventas más competitivas e incentivan a su equipo para que cumplan con los objetivos propuestos.
El departamento de ventas debe trabajar de la mano con el área de marketing y publicidad para crear campañas de ventas más efectivas y poder llegar a un mercado más amplio.
Empleados de cocina
Una parte fundamental en el organigrama de una cafetería es el personal de cocina, ya que los clientes van a una cafetería a degustar un café de calidad y una comida dulce y salada, mientras pasan tiempo con amigos o simplemente disfrutan de un descanso.
Y para ofrecer un servicio de calidad en la cafetería, dependiendo del tamaño de la cafetería y al volumen de trabajo, es importante contar con la cantidad suficiente de personal de cocina para preparar la comida con eficiencia, habilidad y rapidez, y teniendo en cuenta las medidas de seguridad e higiene alimentaria.
Baristas
La figura del barista es esencial en una cafetería, sobre todo en una cafetería de especialidad, ya que es el encargado de preparar y servir un café de alta calidad, moliendo el café justo antes de prepararlo, ofreciendo diferentes variedades de café, con distintos grados de tostado y permitiendo al cliente elegir el café que mejor se adapte a su gusto.
Los baristas son especialistas en preparar cafés, conocen todo lo relacionado con el mundo del café, desde su origen, cómo se produce y la mejor manera de prepararlo, utilizando diferentes métodos de preparación, aunque también sirven otros tipos de bebidas, calientes o frías.
Meseros
Los meseros son los responsables de tomarle los pedidos a los clientes en la cafetería y en su defecto, pedirán la bebida al barista y la comida al personal de cocina para después entregárselos a los clientes en sus mesas.
Además de ser los responsables de atender y servir las mesas de la cafetería, deben desempeñar su labor con agilidad y rapidez, y ofreciendo el mejor servicio al cliente. En cafeterías pequeñas son también responsables de realizar el cobro a los clientes.
Responsable de caja
Dentro de un organigrama de una cafetería, el cajero es el personal que se encarga de realizar el cobro de los pedidos a los clientes, y tiene relación y comunicación directa con el mesero, que es quien atiende y sirve a los clientes.
Generalmente, el puesto de cajero podemos encontrarlo en cafeterías grandes en las que hay mucho volumen de trabajo, en el caso del personal de una cafetería pequeña, los meseros son los responsables de realizar el cobro antes de que los clientes abandonen la cafetería.
¿Cómo hacer el organigrama de una cafetería?
Un organigrama eficaz permitirá una gestión adecuada del personal, una comunicación fluida entre los distintos departamentos y una mayor eficiencia en la ejecución de las tareas diarias. Además, servirá como una herramienta valiosa para planificar y ejecutar las estrategias de crecimiento de la cafetería a largo plazo. Para poder crear un organigrama eficaz, te aconsejo seguir los siguientes pasos:
- Identifica los diferentes puestos de trabajo: Comienza por identificar los diferentes roles y responsabilidades en la cafetería, como baristas, meseros, personal de cocina, entre otros.
- Define las responsabilidades de cada puesto: Una vez identificados los roles, se deben definir las tareas y responsabilidades que corresponden a cada uno de ellos, esto ayudará a establecer las relaciones jerárquicas y la comunicación en la cafetería.
- Establece las relaciones jerárquicas: Determina las relaciones jerárquicas entre los diferentes puestos de trabajo y establece quién es responsable de supervisar a quién.
- Organiza el organigrama: Ahora es el momento de plasmarlo en una tabla, un esquema o una gráfica para visualizar la estructura jerárquica de la cafetería. Coloca los puestos de trabajo de mayor responsabilidad en la parte superior de la tabla y los de menos en las filas inferiores.
- Asegúrate de que sea fácil de entender: Utiliza un lenguaje sencillo y claro y asegúrate de que el organigrama sea fácil de entender para todos los miembros del personal.
Recuerda que el organigrama de la cafetería debe ser flexible y adaptarse a medida que la cafetería crece y cambia con el tiempo. Mantén el organigrama actualizado y revisa regularmente para garantizar que siga siendo efectivo y eficiente en la gestión del personal y la organización de las tareas y responsabilidades.
5 Ventajas de hacer el organigrama de una cafetería
Hacer el organigrama de una cafetería puede parecer una tarea tediosa y sin importancia, pero en realidad es una herramienta esencial para el éxito a largo plazo de tu cafetería. A continuación, veremos 5 motivos por los que hacer el organigrama de tu cafetería es una decisión inteligente:
- Muestra las funciones y responsabilidades de los empleados: Permite entender quién está a cargo de qué y cómo se relacionan entre sí los diferentes roles en tu cafetería. Esto facilita la comunicación, la toma de decisiones y la delegación de tareas.
- Mejora la eficiencia en el servicio: Ayuda a establecer procesos claros para la gestión de pedidos, mejorando la velocidad y la calidad del servicio. También facilita el trabajo en equipo y la coordinación entre diferentes áreas o departamentos.
- Incrementa la productividad de los empleados: Al clarificar las funciones y responsabilidades, los empleados trabajan con mayor eficiencia y se evita la duplicación de esfuerzos. También reduce el tiempo perdido buscando información o personas.
- Fomenta el sentimiento de pertenencia: El organigrama es una herramienta útil para que tus empleados conozcan a sus compañeros y se sientan parte de un equipo. También ayuda a establecer relaciones de trabajo más amistosas y a construir una cultura corporativa sólida.
- Favorece la comunicación interna: Permite establecer un canal claro de comunicación interna en tu cafetería, lo que evita confusiones y errores. También ayuda a reducir la carga de trabajo en la gerencia, ya que cada empleado sabrá a quién dirigirse según sus necesidades.
Como hemos visto, el organigrama de una cafetería es una herramienta vital para asegurar el éxito en el negocio, ya que que el personal tiene claro cuáles son sus funciones, el trabajo se organiza de manera eficiente y se garantiza que los clientes tengan una experiencia positiva en la cafetería.
Así que tener el organigrama de una cafetería claro, bien estructurado y actualizado es clave para asegurar el éxito en la gestión de tus empleados y la eficiencia en el servicio. ¡No esperes más para crear el organigrama de tu cafetería y mejorar tu negocio!
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas