Cómo hacer el inventario para una Cafetería: Plantilla Excel Gratis
El inventario de una cafetería es la lista de todos los productos que usas en tu negocio, como café, leche, vasos y servilletas. Si no llevas un buen control, podrías terminar con ingredientes caducados, comprar más de lo necesario o quedarte sin productos. Pero no te preocupes, con un sistema de inventario bien organizado puedes evitar estos problemas.
📌 Para hacer el inventario para una cafetería correctamente solo tienes que seguir estos 5 pasos:
- Clasifica los productos por categorías.
- Utiliza un método de conteo adecuado.
- Cuenta los productos según su unidad de medida.
- Registra todo en Excel.
- Revisa el inventario y toma decisiones.
A continuación, te explicaremos paso a paso cómo hacer el inventario para una cafetería de manera fácil y práctica, asegurando que siempre tengas los productos necesarios para ofrecer el mejor servicio a tus clientes. ¡Sigue leyendo!
Cómo hacer el inventario de una Cafetería en Excel
Llevar un control detallado del inventario de tu cafetería en Excel es más fácil de lo que imaginas. A continuación te vamos a explicar detenidamente los pasos que te mencionamos anteriormente, con los que podrás crear un sistema de registro útil que te permitirá hacer un seguimiento mensual de los insumos de tu cafetería y detectar tendencias en el consumo.
Paso 1: Clasifica los productos por categorías
El primer paso para hacer el inventario para una cafetería en Excel es organizar los productos por categorías. Para eso, puedes usar nuestra hoja de inventario en Excel, que te ayudará a registrar y contar los productos de manera más sencilla.
Puedes clasificar los insumos de tu cafetería en las siguientes categorías:
- Bebidas: Café en grano, café molido, leche, jarabes, jugos, refrescos, agua embotellada.
- Ingredientes perecederos: Frutas (plátanos, fresas, manzanas), huevos, crema, mantequilla.
- Panadería y repostería: Pan dulce, croissants, galletas, pasteles.
- Desechables y empaques: Vasos de cartón, tapas, servilletas, agitadores.
- Otros insumos: Azúcar, endulzantes, canela, cacao en polvo.
- Limpieza y utensilios: Detergente, esponjas, servilletas, guantes.
💡 Si utilizas diferentes tipos de leche en tu cafetería, es importante clasificarlas por tipo; leche entera, leche semidesnatada, leche desnatada, leche sin lactosa, leche de almendras, etc.
Paso 2: Cuenta los productos de forma ordenada
El segundo paso en el control del inventario para tu cafetería es elegir un método para contar todos tus productos. ¿Cómo harás el recuento? Existen diferentes métodos, solo tienes que elegir el más adecuado para ti según la distribución de tus productos, para evitar omisiones o conteos dobles:
- De izquierda a derecha: Si los productos están alineados en un solo nivel, cuenta de un extremo al otro siguiendo un orden lógico.
- De arriba hacia abajo: Si los productos están colocados en varios niveles, comienza por los productos que están más altos y baja hasta el piso.
- Por secciones: Si tu cafetería tiene varias áreas de almacenamiento (bodega, barra, refrigerador), cuenta cada sección por separado para mantener el control de los productos.
💡Si estás revisando el refrigerador de la cafetería, comienza por los productos de los estantes superiores y sigue hacia abajo. Luego, revisa los cajones y compartimentos, asegurándote de no olvidar ningún producto.
Paso 3: Anota la cantidad de cada producto
El tercer paso es registrar la cantidad de cada producto de forma correcta. ¿De qué manera se mide cada producto? Dependiendo de su presentación, pueden medirse de diferentes maneras:
- En unidades individuales: Productos que se venden o usan por pieza, como croissants, pasteles, botellas de agua o paquetes de galletas.
- Por peso o volumen: Ingredientes que se miden en kilogramos o litros, como café en grano o el azúcar.
- Por paquetes o cajas: Algunos productos vienen en presentaciones cerradas. Ejemplo: Un paquete de 100 servilletas o una caja de 50 vasos.
💡 Si tienes un saco de azúcar, revisa la etiqueta para conocer su peso exacto. Si el saco pesa 10 kg y ya has utilizado la mitad, anota entonces que tienes 5 kg de azúcar.
Paso 4: Registra los datos en la hoja de Excel
Una vez que ya tienes todo contado, es momento de pasarlo a registrarlo todo en Excel. Cada mes, completa las siguientes columnas en la hoja de inventario de tu cafetería, como se muestra en la siguiente imagen:
💡 Si iniciaste el mes con 5 kg de café en grano y ahora quedan 3 kg, anotas que se usaron 2 kg.
Paso 5: Analiza el inventario y toma decisiones
Para terminar, una vez que tengas el inventario en Excel, es importante revisar los datos para mejorar la gestión de tu cafetería. Compararlo con meses anteriores te ayudará a:
- Identificar qué productos necesitas reponer: Si solo quedan 2 litros de leche y se usan 5 por semana, es momento de comprar más para evitar quedarte sin stock.
- Evitar desperdicios: Revisa las fechas de caducidad y usa primero los productos que vencen antes.
- Ajustar las compras: Si un producto se acaba más rápido de lo esperado, considera aumentar su compra, en cambio, si hay productos que duran más de lo previsto, puedes reducir su compra en el siguiente pedido para mejorar la planificación.
💡Si revisas tu inventario y notas que el caramelo líquido para postres dura más de 3 meses, podrías comprar menos unidades la próxima vez para evitar tener demasiado stock innecesario.
Hacer el inventario para una cafetería en Excel es una solución práctica y económica. Y si utilizas nuestra plantilla de inventario en Excel, no solo evitarás que te falten o sobren productos, sino que también manejarás mejor tus costos y el día a día de tu negocio.
Siguiendo los pasos que te hemos dado, siempre tendrás los productos necesarios disponibles, lo que garantizará una mejor experiencia para tus clientes y una gestión más organizada. ¡Mantén tu inventario en orden y haz que tu cafetería tenga éxito!
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas