Por qué debes dejar el Excel y meterte al almacén (al menos una vez por semana)

Hay dueños, gerentes y encargados que creen que controlar un restaurante es pasar horas frente al ordenador, revisando informes, tickets y hojas de Excel.

Pero la realidad es esta: si no bajas al almacén, estás perdiendo el control de lo que pasa en tu negocio.

Y eso tiene un precio muy alto: comida que se tira, pequeños robos del personal, pedidos mal recibidos y mercancía que se pierde sin explicación.

Este artículo no es para hacerte sentir culpable, es para ayudarte a recuperar el control del almacén en tu restaurante con acciones concretas, simples y que realmente dan resultados.

Si quieres controlar el almacén en tu restaurante, no basta con mirar informes, facturas o dashboards desde la oficina. El verdadero control está en lo que ocurre cada día en este lugar de tu negocio.

Aquí te contamos por qué necesitas entrar tú mismo al almacén y qué cambia cuando lo haces.

Puedes vender muchísimo, pero si no controlas lo que entra y sale del almacén, el dinero se te va sin que te des cuenta.

👉 Algunas pérdidas silenciosas que ocurren a diario son:

• Productos que caducan antes usarse.
• Robos camuflados en bolsas de basura.
• Personal que firma la recepción de los alimentos sin revisarlos.
• Inventarios manipulados… o directamente inventados.
• Proveedores que traen menos cantidad de lo que se ha pedido o de menor calidad.

Una caja de aguacates que no se registra. Un kilo de salmón que “desaparece” por arte de magia. Una factura que se ha firmado sin revisar el pedido. Todo eso suma. Y al final, afecta directamente en tus beneficios.

Delegar es necesario. Confiar en tu equipo, también. Pero confiar no significa dejar de supervisar.

La confianza no reemplaza al control.

Puedes tener un buen encargado de almacén, cocineros responsables y proveedores de confianza… y aun así, hay cosas que solo mejoran si tú estás presente:

• Pedidos que se hacen sin revisar lo que realmente se consume.
• Entregas que se firman sin pesar ni revisar bien los productos.
• Proveedores que se relajan porque “ya nadie los controla”.

Solo con que vayas al almacén una vez por semana, todo cambia. Cuando el equipo sabe que puedes aparecer en cualquier momento, hay más orden, más cuidado y más compromiso.

Puedes tener el mejor software, los informes más completos y todo muy bien organizado… pero hay detalles que no aparecen en ningún informe. Solo los ves cuando estás ahí, en persona:

• Cámaras de refrigeración que no están a la temperatura que deberían.
• Productos mal guardados o mal organizados.
• Estantes llenos de productos caducados.
• Etiquetas mal puestas, viejas o que ya no se leen.
• Frutas o verduras en mal estado que siguen ocupando espacio.

Además, cuando estás presente puedes ver cómo se reciben los pedidos, cómo se manipulan los productos y cómo se organizan los espacios. Esa información es muy útil y no te la da ningún Excel.

No necesitas vivir dentro del almacén para tener el control. Lo que necesitas es estar presente con intención, criterio y foco. Una buena visita, aunque sea breve, puede marcar una gran diferencia.

👉 Aquí tienes algunos consejos para que tu visita al almacén valga la pena:

Con solo 30 minutos a la semana puedes detectar errores, evitar pérdidas, corregir malas prácticas y, sobre todo, dejar un mensaje muy claro: el almacén importa, y tú estás al tanto.

Claro que necesitas informes. Y sí, un buen sistema es muy importante. Pero hay algo que no se te puede olvidar: si los datos que metes en ese sistema no son reales, el Excel te engaña. Y por más bien que se vean los números, no te sirven de nada.

👉 Estar presente cumple un papel que ninguna hoja de cálculo puede cubrir:

• Te aseguras de que lo que dicen los números sea verdad.
• Te das cuenta de los errores antes de que se conviertan en problemas.
• Ves con tus propios ojos lo que no aparece en los informes.
• Y puedes tomar decisiones conociendo la realidad, no solo con lo que dice un Excel.

No es una cosa o la otra: la tecnología y tu supervisión deben ir juntas. Tener todo digitalizado ayuda mucho, pero solo funciona bien si también estás presente y pendiente.

No es lo mismo un gerente que solo pide resultados desde la oficina que uno que se involucra, observa y acompaña al equipo en el día a día.

Cuando tu equipo te ve entrar al almacén, revisar con atención, hacer preguntas con interés y corregir con respeto, el mensaje es claro: “Esto importa. Estoy pendiente, y quiero ayudar a que todo funcione mejor”.

Y ese mensaje no pasa desapercibido.

El orden, el control y la responsabilidad no se imponen con reglas, se construyen con el ejemplo.

Estar presente, aunque sea de forma puntual, influye en la actitud del equipo. Hace que se comprometan más, sean más cuidadosos y entiendan que cada detalle cuenta.

Deja el Excel y métete en el almacén. Y hazlo ya.

A lo largo de este artículo hemos visto porque es tan importante controlar el almacén en un restaurante.

No hace falta que estés ahí todo el día ni que revises cada tomate. Pero una visita bien hecha, una vez por semana, puede ayudarte a:

• Evitar pérdidas por caducidad o robos.
• Mejorar el orden y la limpieza del almacén.
• Controlar cómo se reciben y revisan todos los pedidos.
• Aumentar la responsabilidad del equipo.

Dirigir un restaurante no es solo mirar los números. También es revisar las estanterías, controlar la recepción de las materias primas del restaurante y meterte en la operación con tus propias manos.

Hazlo. Y verás la diferencia.