Cómo ser organizador de eventos | La Guía definitiva 2024
Hoy en día, es muy común contar los servicios de un organizador de eventos cuando queremos organizar un acto importante y asegurarnos de que nuestro evento sea todo un éxito.
Pero espera, ¿Estás aquí porque te gustaría saber que necesitas para trabajar como organizador de eventos? Pues quédate hasta el final de este artículo y te enseñaremos paso a paso todo lo necesario para que puedas llegar a ser el mejor organizador de fiestas y eventos del mundo.
Tabla de Contenidos
- ¿Qué es un organizador de eventos?
- ¿Cómo se le llama al organizador de eventos?
- Tipos de eventos que existen y sus características
- Funciones de un organizador de eventos
- ¿Cuáles son los principales proveedores que se requieren en un evento?
- Perfil de un organizador de eventos
- ¿Qué se estudia para ser organizadora de eventos?
- ¿Cuánto cobra un coordinador de eventos?
- ¿Dónde puedo encontrar trabajo como organizador de eventos?
- Plantilla Excel para el Control de Costos de Catering y Eventos
¿Qué es un organizador de eventos?
Un organizador de eventos es el profesional encargado de organizar, dirigir y coordinar un evento social, para un particular o una empresa ajustándose a los deseos y expectativas del cliente y dentro de un presupuesto económico.
El coordinador de eventos se tiene que desenvolver en un sector complejo y debe ser una persona multidisciplinar, capaz de dirigir un equipo de personas y cuidando de todos los detalles para que el evento se desarrolle sin problemas y de la manera más satisfactoria para el cliente.
Como veremos más adelante, se puede trabajar de organizador de eventos trabajando para una empresa o trabajando por cuenta propia como autónomo.
Pero muchos profesionales comienzan trabajando primero por cuenta ajena y más adelante, cuando adquieren experiencia en el sector, se montan su propia empresa.
¿Cómo se le llama al organizador de eventos?
Los distintos términos con los que también se puede denominar a un organizador de eventos son:
- Planificador de eventos.
- Coordinador de eventos.
- Event Manager.
- Event Planner.
Incluso podemos incluir a los Wedding Planner, aunque éstos se especializan en bodas, pero también realizan las mismas funciones
Tipos de eventos que existen y sus características
Los organizadores de eventos son capaces de planificar una gran variedad de actos o eventos. Aunque los más comunes los podemos clasificar en tres grandes grupos:
- Eventos Sociales: Se organizan para celebrar algún aspecto de la vida de los miembros de un grupo social o familiar y que resulta muy importante para ellos. (son los cumpleaños, las bodas, comuniones, aniversarios…)
- Eventos Corporativos: Son los que se organizan por una empresa (como ferias, exposiciones, conferencias, congresos…)
- Actos Oficiales: Son aquellos que organizan las instituciones del Estado, el Gobierno o las Administraciones públicas, la Corona, las Comunidades Autónomas, etc. (Se realizan con motivo de conmemoraciones o acontecimientos de carácter regional o local, provincial, autonómico, o nacional)
Funciones de un organizador de eventos
Las funciones que debe de tener un Event Planner son muy diversas, por eso vamos a dividirlas en base a las distintas fases por las que pasa la organización del evento y las distintas funciones que se desempeñan en cada fase:
- Diseño del evento.
- Planificación del evento.
- Producción del evento.
- Análisis del evento.
A continuación, veremos cada una de ellas de manera más detallada:
1. Funciones de diseño del evento
En esta primera fase se define y se perfila el evento. Es una etapa para recoger toda la información y tener claro cuáles va a ser los objetivos. Y los pasos a seguir en esta etapa son:
- Establecer el objetivo a perseguir, lo primero que hay que saber es cuál es el objetivo del evento y qué es lo que queremos conseguir con él.
- Establecer las necesidades corporativas para el evento, el organizador de eventos debe conocer a la empresa anfitriona, analizarla, conociendo su cultura empresarial y el espíritu de su marca para establecer sus necesidades corporativas.
- Definir las posibles necesidades del público para el evento, no sólo se analiza a la empresa o persona que va a realizar el evento, sino que también se estudia al público al que va dirigido el evento.
- Establecer el equipo de trabajo que va a participar en el evento, se contará con un equipo multidisciplinar que deberá tener la experiencia necesaria y adecuada en cada materia que se trabajará durante la organización del evento.
- Estimar los recursos que vamos a necesitar, en este paso debemos definir el presupuesto global del evento.
2. Funciones de planificación del evento
En esta fase del evento se concretan las líneas de trabajo, se toman decisiones, se reparten las funciones y se comienza a materializar el evento, por lo que los pasos a seguir en esta fase son:
- Seleccionar la fecha de celebración del evento, se decide la fecha del evento teniendo en cuenta otros eventos que pudieran coincidir, interferir o dificultar los desplazamientos como manifestaciones, congresos del sector e incluso partidos de fútbol, …
- Establecer el número de asistentes, cuantos asistentes van a acudir al evento y se pueden clasificar como Vips, ponentes, patrocinadores…
- Seleccionar el lugar de celebración, se realizan las visitas de inspección y se escoge el lugar, teniendo en cuenta, el propio diseño del evento, accesibilidad, número de asistentes, tecnología… (si el evento es online o híbrido, se determina la tecnología y las aplicaciones que se utilizarán).
- Realizar el programa del evento, que tendrá una descripción general de lo que ocurrirá ese día, los contenidos, los ponentes que asisten, duración y horarios.
- Definir un plan de comunicación y marketing para el evento (debe incluir recopilación de opiniones después de la celebración), se pueden realizar campañas a través de Redes Sociales, campañas SEM, elaboración de notas de prensa… según el tipo de evento. También se incluye el merchandising y el diseño y producción de cartelería, diseño de acreditaciones y comunicaciones.
- Contactar y cerrar acuerdos con los proveedores para los recursos necesarios, y trazar las líneas de actuación para cada uno de ellos, se realizan las contrataciones, se negocian los contratos, las cláusulas de cancelación, las penalizaciones, las comisiones, los pagos…
- Definir roles y tareas de cada miembro del equipo de trabajo, así como el de los proveedores, y se solicitan las licencias y se tramitan las autorizaciones que pudieran ser necesarias para el desarrollo del evento, así como la elaboración de un calendario de trabajo en el que se fijan los tiempos para ejecutar cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo el evento, gracias a esta planificación controlamos si se cumplen, o no, los plazos establecidos.
- Establecer y aprobar un presupuesto definitivo, ya que debemos llevar un control de los gastos totales.
3. Funciones de producción del evento
Es el momento de la verdad, esta fase incluye tanto el montaje previo como el desarrollo del evento. Y si en las fases anteriores se ha trabajado bien, podemos confiar en que el evento se desarrollará sin ningún contratiempo:
- Contratación de espacios, profesionales y resto de recursos necesarios, que no falte nada para el evento.
- Supervisar el montaje del equipo técnico y materiales a usar en el evento, para que no haya imprevistos durante el evento.
- Controlar el transcurso del evento y garantizar su buen funcionamiento, para que se cumplan los tiempos y se ofrezcan los servicios según los estándares de calidad establecidos.
- Solucionar posibles imprevistos que surjan durante el evento, se estará pendiente de todos los detalles como la temperatura, iluminación, posibles requerimientos…
- Coordinar los distintos equipos de trabajo durante el evento, para que se desarrolle todo según lo previsto.
- Supervisar el desmontaje de equipos técnicos y resto de materiales, una vez terminado el evento, es necesario supervisar que no se ha producido ningún desperfecto en el lugar, o en los materiales que se hayan alquilado, y se recuperará aquellos que sean reutilizables para otros eventos. Y por último se le agradece el trabajo a todo el equipo.
4. Funciones de análisis del evento
Una vez terminado el evento es el momento de hacer balance, analizar los resultados y comprobar si se han conseguido los objetivos. Toda la información recogida es muy valiosa ya que nos ayudará en la organización de futuros eventos y a detectar nuevas necesidades:
- Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento, toda la información que haya podido generar el evento como comentarios, prensa, cuestionarios…
- Evaluar los resultados obtenidos en el evento, hay que estudiar qué ha funcionado, en dónde hemos fallado, si se han conseguido los objetivos…
- Realizar una propuesta de mejoras para futuros eventos, qué podemos mejorar, dónde hemos fallado, qué hemos necesitado…
¿Cuáles son los principales proveedores que se requieren en un evento?
Como hemos visto, la organización de eventos consiste en coordinar la logística de diferentes áreas, por lo que es necesario contar con distintos proveedores para eventos que se encarguen de brindar los servicios y logística requerida para cumplir con nuestros objetivos a la hora de realizar el evento.
Los proveedores pueden tratarse tanto de empresas como de personas autónomas y no pueden faltar los siguientes:
- Proveedores de soporte hardware y software, son los equipos y sistemas informáticos necesarios para la correcta gestión del evento y en la actualidad existen proveedores online que nos pueden ofrecer este servicio.
- Proveedores para inscripción y acreditación, que se encarguen de montar toda la infraestructura y logística para la inscripción y acreditación de los asistentes, credenciales, carteles, souvenirs, mobiliario etc.
- Agencias de marketing y diseño gráfico, que se encarguen de difundir el evento a través de todos los medios sociales para que la noticia del evento llegue al público objetivo.
- Proveedores de personal de sala, que se encarguen tanto de la organización y equipamiento de las salas (pantallas, micrófonos, proyectores, etc.), como que se hagan responsables de la recepción y acomodamiento de los asistentes.
- Proveedores encargados de actividades sociales, que se encarguen del traslado de la sede al lugar donde se desarrollarán las actividades sociales, el servicio de catering, la ambientación del lugar, los espectáculos, coffee breaks, prensa, limpieza, guardarropas, transfers, fotografía, etc.
- Agencias de viajes, proporcionan un servicio más integral, desde conseguir locaciones, coordinar el traslado aéreo y terrestre de los participantes, alojamiento, programación de itinerarios pre y post evento etc.
Es muy importante que el servicio que cada proveedor nos ofrezca quede registrado por escrito e igualmente importante es dejar claro la fecha del evento, el horario de entrega y la forma de pago para tratar de prevenir cualquier inconveniente.
Perfil de un organizador de eventos
Como hemos podido ver, un Event Manager debe ser un profesional muy completo y su perfil profesional tiene múltiples funciones que requieren de una excelente formación en diferentes disciplinas.
La Organización de Eventos es una disciplina que requiere perfiles profesionales muy precisos, y se deben poseer “Skills” o habilidades especiales para realizar estas tareas con eficiencia y que nos lleven al éxito.
Por lo tanto, un organizador de eventos debe poseer tanto habilidades y destrezas denominadas “Soft Skills” como conocimientos técnicos o “Hard Skills”. Veamos a continuación algunos de los conocimientos que debe poseer:
1. Conocimientos técnicos | Hard Skills
En cuanto a los conocimientos técnicos que debe de tener un organizador de eventos, los más importantes son:
- Una buena formación en Protocolo, conocer los distintos protocolos, social, oficial e internacional, empresarial, militar, eclesiástico, deportivo… y aplicarlos según los distintos contextos, facilitará las relaciones y evitará malentendidos, por lo que es fundamental que un organizador de eventos estudie todo lo relacionado con los protocolos, desde la estructura organizativa de eventos, la gestión y optimización de recursos, promoción, medios y planificación eficiente.
- Formación en Relaciones Públicas y Comunicación, la formación en Relaciones Públicas se complementa con las habilidades personales que todo buen coordinador de eventos debe poseer. El coordinador de eventos debe diseñar un plan de comunicación, debe definir de qué forma se va a informar de la existencia del evento, qué medios se van a utilizar y de qué forma, si se van a utilizar las redes sociales, cuáles y qué publicaciones se van a hacer y cuándo.
- Conocimientos de Marketing, toda organización de un evento lleva consigo la necesidad de crear un Plan de Marketing y Comunicación específico. Las herramientas con las que cuenta el coordinador de eventos y que permiten establecer un contacto directo con los asistentes antes, durante y después del evento son el uso de páginas webs específicamente creadas para los eventos, aplicaciones y la utilización de Redes Sociales.
- Organización y operativa de banquetes, es necesario que un organizador de eventos tenga una buena formación en organización de catering y banquetes. Algunos de los aspectos logísticos que debe controlar y que le permitirán establecer los estándares de calidad necesarios para su evento son:
- Conocer los diferentes tipos de servicio a la mesa que existen en un restaurante.
- Conocer los tipos de montajes de salas (escuela, teatro, imperial, banquete, etc).
- Saber elaborar un seating plan para gestionar el espacio y disponer las mesas de la manera más adecuada según el evento.
- Realizar un buen uso del mobiliario.
- Saber determinar el número de camareros necesarios para un servicio, según se trate de un banquete o un cóctel.
- Dominar idiomas, el inglés es imprescindible, si bien hay algunos sectores o empresas que pueden requerir otros idiomas complementarios como el alemán o francés. El dominio de distintos idiomas va a facilitar las relaciones y la comunicación con clientes, ponentes y asistentes, por lo que es imprescindible si se van a organizar eventos internacionales o para clientes extranjeros.
2. Habilidades y destrezas | Soft Skills
Todo coordinador de eventos debe de tener unas habilidades personales conocidas también con Soft Skills. Son una combinación de habilidades sociales, habilidades de comunicación, de inteligencia emocional y de rasgos personales que nos van a ayudar a conseguir sacar nuestro máximo potencial a la vez que nos van a facilitar las relaciones con los demás.
Un Event Planner, puede adquirir y moldear las Soft Skills al igual que los conocimientos. Necesita ejercitar estas habilidades para poder coordinar equipos, negociar y manejar correctamente situaciones complejas. Veamos cuales son las principales habilidades y destrezas necesarias para ser organizador de eventos:
- Capacidad de organización y planificación, es fundamental que la persona encargada de la organización de un evento sea una persona organizada, para planificar de forma exhaustiva el evento, ya que tendrá que realizar decenas de temas y tareas a la misma vez. Para ello cuentan con procesos como check lists de tareas y herramientas tecnológicas muy prácticas.
- Capacidad de adaptación, la jornada laboral de un organizador de eventos está regida por las necesidades impuestas por el evento, y no siempre existe una oficina fija y además puede tener que viajar de forma habitual y trabajar en condiciones poco habituales, por lo que su capacidad de adaptación será fundamental en el ejercicio de su trabajo.
- Liderazgo, como suele dirigir equipos es necesario que actúe como un líder y que sepa comunicar la información de manera precisa y fácil de entender para que no haya lugar a dudas.
- Habilidades de negociación, debe negociar de forma continua con los directivos de la empresa que organizan el evento, con proveedores, con patrocinadores, medios de comunicación etc., por lo que necesita saber negociar para aprovechar al máximo el presupuesto.
- Habilidades de comunicación verbal y escrita, así como un buen lenguaje corporal, ser un buen comunicador es esencial ya que deben saber comunicarse eficazmente con clientes, empleados y proveedores, y en muchos ámbitos, no sólo en el cara a cara, sino que también tendrán que contestar emails, llamadas, mensajes e incluso hacer uso de las redes sociales.
- Creatividad y flexibilidad, cuando un particular o una empresa quieren organizar un evento buscan que sea original, que los asistentes se sorprendan y que no lo olviden fácilmente y para lograrlo es importante que el organizador sepa aplicar toda la creatividad y la innovación que tiene a su alcance, mostrándola en numerosos aspectos del evento como la localización, la decoración, o el catering.
- Atención del mínimo detalle, debe supervisar todas las necesidades que puedan tener los asistentes antes y durante la celebración del evento. Deben de tener una visión global al tiempo que cuida los pequeños detalles.
- Empatía y escucha activa, lo más difícil es entenderse con la gente, por lo que hay que establecer relaciones de confianza y colaboración con el equipo, con el cliente e incluso con los asistentes al evento. Así que es fundamental saber escuchar al cliente, personal y proveedores y saber explicarnos con empatía y mucha profesionalidad, por lo que las habilidades interpersonales y una comunicación efectiva es obligatoria en este sector.
- Trabajo en equipo, en la organización de un evento intervienen muchas personas y, entre todas las funciones de un coordinador de eventos, está la coordinación de todas esas personas, para que no haya errores, y para que no haya sobrecarga de trabajo, tiene que delegar una parte de las tareas, sobre todo aquellas que consumen mucho tiempo.
- Paciencia, autocontrol y saber gestionar el estrés, la paciencia no es solo una actitud, es fundamental afrontar los diferentes retos que se presenten. Hay que tener la suficiente inteligencia emocional para no colapsar en medio de imprevisto, no ceder ante la presión hará que el evento sea un éxito.
- Buena gestión del tiempo, un buen organizador de eventos debe saber diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante, dando prioridad a las tareas para no colapsar cuando el trabajo se acumule.
- Pasión, saber transmitir la pasión e ilusión por nuestro trabajo marca la diferencia y se refleja en el éxito del propio evento.
¿Qué se estudia para ser organizadora de eventos?
Para trabajar como organizador de eventos no es necesaria una titulación universitaria, aunque debido al auge de esta profesión en los últimos años, la especialización es cada vez es mayor, por lo que es recomendable contar con una buena formación académica.
Formación académica en organización de eventos
En la Universidad, las carreras relacionadas con esta profesión son las de:
- Carrera Universitaria de Relaciones públicas y protocolo.
- Carrera Universitaria de Protocolo y organización eventos.
- Carrera Universitaria de Marketing y comunicación.
En los Grados Superiores podemos encontrar:
- Grado en Protocolo, Organización de Eventos y Comunicación corporativa.
- Técnico Superior en Agencias de Viajes y Gestión de Eventos.
Cursos online para ser organizador de eventos
En cuanto a la formación de cursos online para ser organizador de eventos podemos encontrar:
- Postgrado de Organización de Eventos de Marketing y Comunicación.
- Máster en Organización de Eventos y Protocolo.
- Curso en Gestión, Organización y Planificación de Eventos.
También es muy recomendable poseer conocimiento medio de inglés, al menos lo suficiente para garantizar la comprensión de forma hablada y escrita.
¿Cuánto cobra un coordinador de eventos?
El perfil profesional de un coordinador de eventos en España cobra un sueldo medio de 16.000 a 22.500 euros brutos anuales y de 1.330 a 1.875 euros brutos mensuales.
Hay que decir que cuánto gana un organizador de eventos va a depender de factores como:
- El número de eventos que puede llegar a organizar.
- También va a depender de lo grande o pequeña que sea la empresa.
- El sector al que se dedique influye igualmente.
- Si trabaja de manera independiente, teniendo su propia empresa de Organización de Eventos o si depende de alguna otra empresa.
- Los años de experiencia que se tengan.
- La localización geográfica, la ciudad donde más se cobra es en Barcelona, 20.000 euros brutos anuales y una de las ciudades donde menos se cobra es en Guadalajara con unos 18.000 euros.
En otros países de Latinoamérica el sueldo de un coordinador de eventos es:
- México, el sueldo medio al mes, serían alrededor de $16.000 pesos.
- Argentina, el salario será más o menos de $27.000 pesos por mes.
- Colombia son $1.600.000 al mes.
- Chile, son $550.000 mensuales.
- Perú, es de $1.300 soles peruanos al mes.
- Uruguay, un organizador de Eventos tiene allí un sueldo de €17.000 pesos por mes.
¿Dónde puedo encontrar trabajo como organizador de eventos?
Si estás interesado en encontrar trabajar como coordinador de eventos, existen distintos portales de empleo que ofrecen ofertas para trabajar en este sector como InfoJobs, LinkedIn, Jobitur, Indeed, Iberempleos, etc. Estos portales de empleo ofrecen distintos tipos de ofertas buscando perfiles como:
- Encargado de Atención al cliente (Bodas y Eventos).
- Organizador de eventos corporativos.
- Coordinador/técnico en empresas de catering.
- Consultor/asesor de protocolo y organización de actos.
- Director de agencias y empresas de organización de eventos.
Plantilla Excel para el Control de Costos de Catering y Eventos
A continuación te mostramos nuestra plantilla Excel de Control de costos para Catering y Eventos que te permitirá conocer todos los gastos derivados de una celebración o evento para poder determinar cuál ha sido la rentabilidad total del mismo, es decir, los ingresos reales del evento.
Utilizar la plantilla Excel Control de costos para Catering también te ayudará a dar respuesta a preguntas como:
- ¿Cuánto me ha costado realmente celebrar servicio de catering o un evento?
- ¿Cuál ha sido exactamente el gasto invertido en personal, comida y bebida?
- ¿Cuánto dinero he ganado a una celebración o evento después de descontar todos los gastos?
Esta plantilla está exclusivamente diseñada para restaurantes y empresas de catering que ofrezcan celebraciones y eventos de manera regular.
Como hemos visto en esta guía, si tienes buenas actitudes comunicativas, tienes actitud comercial, te caracteriza tu capacidad de análisis y organización y te apasiona el mundo de los eventos, tienes muchas posibilidades de convertirte en el mejor coordinador de eventos.
La calidad de un buen organizador de eventos no se basa tanto en los conocimientos y estudios previos, ya que importa mucho más la experiencia adquirida y las habilidades profesionales y personales que se tengan.
Ahora que ya has visto qué debes estudiar para ser coordinador de eventos y qué requisitos son imprescindibles para lograrlo, ¿estás preparado para convertirte en un organizador de eventos?
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas
Muy buen acticulo, gracias por compartir.
Excelente aportaciòn, me ayudò bastante para mis clases. Gracias.