Guía para crear el Presupuesto de un evento | Plantilla Excel Gratis
En este artículo te explicaremos paso a paso cómo sacar el presupuesto de un evento, y además te podrás descargar nuestras plantillas y modelos de presupuesto para que lo tengas todo mucho más fácil a la hora de organizar tu evento.
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Cómo elaborar el presupuesto de un evento
En el artículo Cómo ser organizador de eventos vimos que necesitamos conocer el objetivo que queremos lograr con la celebración del evento, para saber qué servicios son esenciales y de cuáles podemos prescindir.
Pero entonces, ¿qué contiene un presupuesto de un evento? A continuación, vamos a desgranar todos los costes y los posibles ingresos del presupuesto de un evento:
1. Establecer los gastos comunes
Los gastos comunes u ordinarios son los que están presentes en todo tipo de eventos y de los que no se puede prescindir, como el alquiler de los espacios o la comida.
Pero tampoco podemos pasar por alto, otros gastos ordinarios como son:
- El alquiler del espacio donde se vaya a celebrar el evento.
- Gastos de alojamiento y transporte del personal de la organización.
- Gastos en decoración y señalización del evento.
2. Diferenciar los tipos de costes
Hay que tener claro desde el principio que hay costes que pueden variar o no, dependiendo del número de personas que asistan al evento. Estos costes son:
2.1 Costes Fijos
Son los costes que tenemos que cubrir sin tener en cuenta la cantidad de asistentes que vayan al evento, y son:
- Localización del evento, son uno de los costes más importantes y comprende también las fianzas.
- Los gastos de personal, puesto que necesitaremos azafatas, artistas, transfers, coordinadores, etc.
- La promoción del evento, es decir, la publicidad, la comunicación y la difusión del evento.
- Todo el equipamiento técnico, ya sea del equipo de sonido, proyección, fotografía o vídeo.
- Registros para los asistentes, entre los que se encuentran los sistemas de inscripción y acreditación.
- Dietas, si tienes invitados y artistas, ya que estos solicitan que se les cubra sus gastos de alojamiento, transporte y alimentación.
- Y si fuera necesario, contratar traductores, en eventos de proyección internacional, porque no todo el mundo conocerá el idioma.
2.2 Costes Variables
Estos costes variables están determinados por la cantidad de invitados al evento como, por ejemplo:
- El servicio de comidas, es decir, el servicio de catering, ya sea un desayuno, almuerzo o una cena.
- Los proveedores, para conseguir los productos o servicios necesarios, de diferentes calidades y precios.
- El personal de limpieza y de seguridad, cuanto más grande sea el espacio, más personal se necesitará.
- Los baños para eventos, si el espacio del evento no cuenta con servicios, los necesitaremos.
- Los servicios para asistentes, el material para las acreditaciones y credenciales, y los programas, diplomas o regalos para los asistentes.
- Los impuestos y cánones, por las contrataciones y proveedores (IVA) y en un evento musical, el pago a la Sociedad General de Autores Españoles (SGAE).
Así que, si calculamos todos los gastos que podemos tener, tanto fijos como variables, podremos saber rápidamente el coste medio del evento por asistente.
3. Determinar los imprevistos
Todo presupuesto de un evento siempre tiene que ser flexible y contar con un cierto margen para atender a los imprevistos que muy posiblemente puedan surgir durante su planificación.
4. Buscar fuentes de ingresos
La financiación es una de las claves para hacer más rentable tu presupuesto para un evento, y lo más común es conseguir patrocinadores que aporten fondos al presupuesto.
Aunque los colaboradores también pueden aportar algún producto, como por ejemplo bebida y comida para el catering o prestar algún servicio como el transporte.
Además de los patrocinadores, podemos buscar otras fuentes de financiación como por ejemplo pueden ser:
- Conseguir ingresos por publicidad, dando visibilidad en tu evento a otras empresas.
- Recurrir a concesiones, contrata puntos de venta de alimentos y bebidas para no dar tú ese servicio.
- Cobrar a los asistentes, cobrar una pequeña cuota por apuntarse al evento, ayuda a reducir gastos.
- Pedir una cuota de alquiler de exhibiciones o puestos de exposiciones.
- Conseguir comisiones de proveedores, como por ejemplo de los hoteles, llegando a un acuerdo por el que le ofrecerás cubrir un porcentaje de habitaciones.
Cómo hacer presupuesto de un evento en Excel
A continuación, te vamos a mostrar un ejemplo donde te explicamos paso a paso como hacer un presupuesto de banquetes y eventos en una plantilla Excel.
Modelo de presupuesto para eventos | Descargar pdf GRATIS
A continuación, puedes descargar nuestro modelo de presupuesto para eventos en formato pdf para que puedas hacer el presupuesto de tu evento de una manera sencilla y ordenada.
7 Consejos para ajustar el presupuesto para un evento
Organizar un evento generalmente suele tener un coste elevado, pero podemos llevar a cabo algunas acciones para intentar reducir el coste y así el presupuesto, resulte un poco más barato:
- Reserva con la máxima antelación posible el lugar de la celebración, el alojamiento y los billetes de avión.
- Promociona tu evento en las redes sociales y usa apps de eventos en lugar de ofrecer un folleto del evento y disminuirás en material impreso.
- Llega a un acuerdo con los proveedores para conseguir un precio lo más ajustado posible y utiliza el concepto locavore para elegir siempre proveedores locales, la proximidad siempre te será más rentable.
- Elige un menú rentable y que se adapte bien a tus invitados.
- Intenta buscar más de un patrocinador que pueda estar interesado en tener presencia en el evento.
- Haz tu evento por el día, para aprovechar la luz solar y ahorrar dinero en focos e iluminación nocturna.
- Utiliza materiales reciclados para decorar, apostando por una decoración minimalista y el uso de flores en sitios clave para crear espacios únicos, captando la atención del público. También intenta reutilizar material de un evento para otro.
- ¿Te resulta complicado calcular los costos y beneficios de tus eventos?
Sabemos que controlar todos los gastos de un evento puede ser una tarea abrumadora y que, si no se hace correctamente, puede llevarte a perder dinero y clientes.
Con nuestra Plantilla de control de costos para catering y eventos en Excel, podrás mantener un control constante de todos los costos y beneficios a lo largo del evento. Ahorra tiempo y esfuerzo y mejora la gestión de tus eventos. ¡Haz clic aquí para saber más!
Tipos de presupuestos para un evento
Es fundamental saber que los presupuestos tienen una validez que puede ir de una semana a quince días, llegando incluso a un mes, y que si nos interesa uno, podemos pedir la prórroga de su validez.
Dependiendo del tipo de evento que se vaya a llevar a cabo, podremos realizar diferentes tipos de presupuestos, entre los que podemos encontrar:
Presupuestos para eventos públicos:
- Presupuesto para un evento deportivo.
- Presupuesto de un concierto.
- Presupuesto para organizar un festival.
- Presupuesto de un evento musical.
Presupuesto para eventos corporativos: Presupuesto de un evento empresarial.
Sin embargo, todos estos presupuestos se van a llevar a cabo adaptándose al evento o siendo el evento el que se adapte al presupuesto. Veamos a continuación qué diferencias hay entre un tipo de presupuesto o el otro:
Presupuestos que se adaptan al evento
- Este tipo de presupuesto es bastante inusual, aunque adaptar el presupuesto a lo que exija el evento siempre ofrece una mayor libertad a los organizadores.
- Principalmente, se utiliza en los eventos organizados por administraciones públicas, como en el caso de conferencias, congresos y otros eventos de carácter más formativo que lúdico o cultural.
- El presupuesto se elabora según el plan previsto, los objetivos establecidos a conseguir con la celebración del evento y las necesidades a cubrir.
Eventos que se adaptan al presupuesto
- Esta opción de presupuesto es más común y hay que contar con un presupuesto más ajustado, debiendo adaptarse a las necesidades del evento, servicios y proveedores, contratación del equipo y otros gastos.
- Generalmente, se emplea en lanzamientos de nuevos productos, servicios y en eventos culturales.
- En este tipo de presupuesto es fundamental que el equipo de producción sepa adaptarse a la cuantía establecida para conseguir todos los objetivos propuestos en el proyecto inicial.
Ahora que ya sabes cómo hacer el presupuesto para un evento, ha llegado el momento de ponerse manos a la obra y hacer ya el presupuesto de tu propio evento. ¿A qué esperas?
A continuación, puedes descargar nuestra plantilla Excel de presupuesto para eventos de forma gratuita, para que puedas calcular tus presupuestos como un verdadero profesional.
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas