Cómo crear un presupuesto realista para tu restaurante (sin autoengañarte)

Hacer un presupuesto no es cosa de grandes cadenas ni de contables con corbata. Es una herramienta básica para cualquier restaurante que quiera funcionar con cabeza y saber de verdad, si le salen los números.

Un presupuesto no es más que un plan económico que responde tres preguntas simples: cuánto esperas ingresar, cuánto vas a gastar y cuánto debería quedarte al final del mes si todo va bien.

Y no solo te sirve para anticiparte a los problemas, sino para decidir con más claridad: ¿puedes contratar a alguien más? ¿Te da para invertir? ¿Estás vendiendo lo suficiente o solo sobreviviendo mes a mes?

Hoy te mostramos cómo hacer un presupuesto de restaurante, con un ejemplo concreto y explicaciones paso a paso para que puedas aplicarlo en tu restaurante, aunque no seas de números.

Veamos un caso realista, de esos que podrían parecerse al tuyo. Imagina que tu restaurante:

• Abre 6 días a la semana
• Tiene una carta media (ni súper barata, ni de manteles largos)
• Ofrece servicio en sala, delivery y algunos eventos

Con este escenario, este podría ser tu presupuesto mensual estimado:

Concepto	Monto estimado
Ingresos esperados	$25,000
Coste de alimentos y bebidas (30%)	$7,500
Coste de personal	$9,000
Gastos fijos (alquiler, suministros, software, etc.)	$4,000
Beneficio esperado	$4,500

✅ Esto significa que, si todo sale según lo planeado, te quedarías con $4,500 de utilidad después de cubrir todos tus gastos.

Y ojo: ese número no es solo “lo que sobra”, sino lo que debe servirte para recompensar tu trabajo, invertir, y mantener tu negocio sano.

Ahora vamos a ver cómo se calcula cada uno de esos números. Te lo explicamos paso a paso para que puedas estimar tus ingresos, tus costes y tu beneficio.

Empieza por calcular todo lo que esperas ingresar en un mes, sumando cada canal de venta:

• Sala: $20,000
• Delivery: $4,000
• Eventos: $1,000

👉 Total de ingresos estimados: $25,000

✅ Consejo: Usa como referencia el promedio de tus últimos 3–6 meses. No uses tu mejor mes del año como base. Es mejor ser prudente y quedarte corto en el papel que quedarte corto de dinero a mitad de mes.

El coste de alimentos y bebidas (también conocido como food cost) es todo lo que compras para poder producir y vender: comida, bebida, pan, hielo, botellas, etc.

Suele moverse entre el 28% y el 32% de tus ingresos. En este ejemplo usaremos un 30% como referencia.

👉 Cálculo: $25,000 × 30% = $7,500

✅ Si tu food cost supera el 35%, algo no está cuadrando. Puede que estés comprando de más, desperdiciando producto o vendiendo platos con poco margen de beneficio.

Eso significa que podrías estar perdiendo dinero incluso si vendes mucho.

En este apartado debes sumar todos los gastos relacionados con tu equipo:

• Sueldos
• Seguridad Social
• Pagas extra
• Propinas declaradas
• Bonos o incentivos

👉 Total estimado: $9,000
👉 Porcentaje sobre ventas: $9,000 ÷ $25,000 = 36%

✅ Este número está dentro de lo normal (lo mejor es no pasar del 38%). Aun así, te conviene tenerlo vigilado. Subir solo un par de puntos puede hacer que pierdas casi toda tu ganancia.

Aquí debes incluir todos los gastos que tendrás sin importar si vendes mucho o poco. Son los que no cambian con el nivel de ventas, así que forman parte fija de tus gastos mensuales.

• Alquiler: $2,000
• Suministros (luz, gas, agua, internet): $800
• Software, TPV, gestoría, marketing, etc.: $1,200

👉 Total estimado: $4,000

✅ Consejo: Aunque sean gastos “fijos”, vale la pena revisarlos al menos una vez al año. Siempre hay forma de renegociar contratos o quitar servicios que ya no estás usando.

Ahora sí: ¿tu negocio está dando lo que esperabas? En este punto, se juntan los ingresos, los costos y los gastos para mostrarte si tu restaurante realmente te está dejando una ganancia.

Resumen completo del presupuesto:

• Ingresos: $25,000
• Coste de producto: $7,500
• Coste de personal: $9,000
• Otros gastos fijos: $4,000
• Total de gastos: $20,500

👉 Beneficio previsto: 25,000 – 20,500 = $4,500

Eso te deja con un margen del 18%, que está bastante bien para este tipo de negocio. No es para tirar cohetes, pero sí para estar tranquilo.

¿Y si el resultado es muy bajo o incluso negativo? No te alarmes, pero tampoco lo dejes pasar. Aún estás a tiempo de hacer cambios: revisar precios, ajustar la carta, reorganizar el equipo o recortar algún gasto que esté afectando más de lo que debería.

Con un buen presupuesto, tomas mejores decisiones

Ahora ya sabes cómo hacer un presupuesto de restaurante paso a paso y sin complicaciones, incluso si no se te dan bien los números.

Y no se trata de que el presupuesto sea perfecto, lo importante es tener uno y revisarlo cada mes, sí o sí.

Porque si no sabes cuánto deberías estar ganando, ¿cómo vas a saber si vas bien, mal o a punto de estrellarte?

Llevar un restaurante sin presupuesto es como conducir con los ojos cerrados: puede que avances… pero tarde o temprano te la pegas. Mejor encender las luces, tener claro el rumbo y llevar bien controlados tus números.