20 KPIs de un restaurante: qué medir para saber si tu negocio es rentable o no

Uno de los errores más repetidos en hostelería es creer que si un restaurante factura bien, todo va viento en popa. Pero la realidad es otra: muchos locales venden mucho… y aun así pierden dinero cada mes.

¿Por qué pasa esto? Porque no se trata de vender más, sino de saber gestionar mejor: costes, equipo, rotación, capacidad… y sobre todo, entender los datos reales del negocio.

Y aquí es donde entran en juego los KPIs de hostelería (indicadores clave de rendimiento), que te muestran si estás ganando bien, sobreviviendo por los pelos o perdiendo pasta sin darte cuenta.

En este artículo te explicamos las principales KPIs de un restaurante, cómo se calculan y qué significan. Si quieres dejar de adivinar y empezar a gestionar con estrategia, aquí empieza ese cambio.

Los KPIs en hostelería son métricas que te ayudan a medir el rendimiento real de tu restaurante. Aquí te mostramos los 20 KPIs más importantes, organizados por áreas de gestión:

Qué mide: La diferencia entre lo que entra (ventas) y lo que sale (gastos).

Fórmula: Flujo de caja = Ingresos – Gastos

Ejemplo:
Ingresos: $50.000
Gastos: $47.000
Flujo de caja = 50.000 – 47.000 = $3.000

Te quedan $3.000  → vas bien. Pero si ingresas $60.000 y gastas $62.000, vas a pérdida: -$2.000.

Qué mide: Sirve para saber cuánto debes vender para cubrir todos tus costes.

Fórmula: Punto de equilibrio = Costes fijos mensuales ÷ (Ticket medio – Coste variable por cliente)

Ejemplo:
Costes fijos: $12.000
Ticket medio: $20
Coste variable: $10
Punto de equilibrio = 12.000 ÷ (20 – 10) = 1.200 clientes.

Necesitas 1.200 clientes al mes solo para cubrir gastos. Todo lo que factures por encima de eso es ganancia.

Qué mide: Qué parte de tus ventas se va en ingredientes.

Fórmula: Food Cost = (Coste de alimentos consumidos ÷ Ventas de comida) × 100

Ejemplo:
Coste de alimentos: $10.000
Ventas: $30.000
Food Cost = (10.000 ÷ 30.000) × 100 = 33%

Está dentro de un rango saludable. Si superas el 35%, ajusta porciones, recetas o precios.

Qué mide: Qué porcentaje de tus ventas se va en sueldos y costes laborales (nóminas, horas extra, incentivos).

Fórmula: Labor Cost = (Coste total de personal ÷ Ventas totales) × 100

Ejemplo:
Sueldos: 12.000
Ventas: 40.000
Labor Cost = (12.000 ÷ 40.000) × 100 = 30%

Estás en un buen rango, más del 35% → cuidado, puedes tener exceso de personal o falta de ventas.

Qué mide: Es el costo principal del restaurante, sumando lo que gastas en ingredientes y en sueldos.

Fórmula: Prime cost = Food Cost + Coste de personal

Ejemplo:
Food Cost: 33%
Coste de personal: 28%
Prime Cost = 33% + 28% = 61%

Un Prime Cost por debajo del 65% es aceptable; por encima, estás perdiendo margen operativo.

Qué mide: El porcentaje que te queda después de cubrir solo el coste de los ingredientes. Es decir, lo que realmente ganas con la comida antes de pagar otros gastos.

Fórmula: Margen bruto = (Ventas – Coste de los ingredientes) ÷ Ventas × 100

Ejemplo:
Ventas: $50.000
Coste de los ingredientes: $18.000
Margen bruto = ($50.000 – $18.000) ÷ $50.000 x 100 = 64%

Un margen bruto entre 60% y 70% indica una buena rentabilidad en la cocina.

Qué mide: El porcentaje que te queda después de pagar todo (ingredientes, personal, alquiler, servicios, impuestos…).

Fórmula: Margen neto = (Beneficio neto ÷ Ventas) × 100

Ejemplo:
Ingresos: $60.000
Gastos: $54.000
Beneficio neto = 60.000 – 54.000 = $6.000 
Margen neto = (6.000 ÷ 60.000) × 100 = 10%

Menos del 5% → insuficiente. Entre 10% y 15% → buen margen. Más del 15% → excelente rentabilidad.

Qué mide: Cuánto dinero factura tu restaurante por cada hora que está abierto.

Fórmula: Ingresos por hora = Ventas totales ÷ Horas abiertas al mes

Ejemplo:
Ventas: 48.000
Horas abiertas: 240
Ingresos por hora = 48.000 ÷ 240 = $200 por hora

Úsalo para decidir si compensa abrir ciertos turnos. Si no, mejor cerrar y ahorrar.

Qué mide: Cuánto dinero genera cada asiento disponible por hora abierta.

Fórmula: RevPASH = Ventas ÷ (Número de asientos × horas abiertas)

Ejemplo:
Ventas: $50.000
Asientos: 40
Horas abiertas: 240
RevPASH = 50.000 ÷ (40 × 240) = $5,2 por asiento y hora

Si tu RevPASH es bajo necesitas mejorar: rotación de mesas, precios o estrategias en horas valle.

Qué mide: Cuántas veces se utiliza cada mesa durante un día.

Fórmula: Rotación de mesas = Total de servicios ÷ Número de mesas

Ejemplo:
Total de servicios: 150
Número de mesas: 30
Rotación de mesas = 150 ÷ 30 = 5 rotaciones por mesa

En locales informales, lo ideal es hacer de 4 a 6 rotaciones por día. Más rotación = más ingresos en el mismo espacio.

Qué mide: El porcentaje de clientes que regresan a tu restaurante.

Fórmula: Fidelización = ((Clientes finales – Nuevos clientes) ÷ Clientes iniciales) × 100

Ejemplo:
Clientes iniciales: 600
Nuevos clientes: 100
Clientes finales: 500
Fidelización = (500 – 100) ÷ 600 × 100 = 66,7%

Más de un 40% de fidelización indica que tu restaurante no solo atrae gente nueva, sino que logra que vuelvan.

Qué mide: Cuánto gasta, en promedio, cada cliente que se sienta en tu restaurante.

Fórmula: Ticket medio = Total de ventas ÷ Número de comensales

Ejemplo:
Total de ventas: $36.000
Número de comensales: 1.200
Ticket medio = 36.000 ÷ 1.200 = $30 por cliente

Puedes aumentar el ticket medio sin subir los precios: ofrece postres, maridajes o pequeños extras que sumen valor… y ventas.

Qué mide: El tiempo promedio que tarda una mesa desde que se sienta hasta que termina el servicio.

Fórmula: Tiempo medio de servicio = Horas de servicio ÷ Mesas servidas

Ejemplo:
Horas totales de servicio: 60
Mesas atendidas: 180
Tiempo medio de servicio = 60 ÷ 180 = 20 minutos por mesa

Un servicio demasiado lento reduce la rotación. Uno demasiado rápido hace que el cliente se sienta apurado.

Qué mide: Qué porcentaje de las reservas no se concretan, ya sea por cancelación o porque el cliente no se presenta (no show).

Fórmula: Porcentaje de cancelaciones = Reservas canceladas o no presentadas ÷ Total de reservas × 100

Ejemplo:
Total de reservas: 100
Cancelaciones o no shows: 12
Porcentaje de cancelaciones = (12 ÷ 100) × 100 = 12%

Un número alto afecta directamente tu facturación diaria y genera huecos difíciles de llenar.
¿Solución? Confirmaciones automáticas y recordatorios por WhatsApp, email o SMS.

Qué mide: La proporción de opiniones positivas que recibe tu restaurante en plataformas como Google, TripAdvisor o redes sociales.

Fórmula: Reseñas positivas = (Opiniones positivas ÷ Total de opiniones) × 100

Ejemplo:
Opiniones positivas: 80
Opiniones totales: 100
Reseñas positivas = (80 ÷ 100) × 100 = 80%

Lo ideal es mantenerte por encima del 90%. Menos de eso, deberías revisar qué experiencia estás dando… o cómo la estás gestionando.

Qué mide: Cuántas personas que visitan tu página web realmente hacen una reserva o pedido.

Fórmula: Tasa de conversión online = (Reservas o pedidos ÷ Visitas web) × 100

Ejemplo:
Visitas web: 10.000
Reservas o pedidos: 500
Tasa de conversión online = (500 ÷ 10.000) × 100 = 5%

Una tasa del 5% está bastante bien. Menos del 3% indica que algo no está funcionando en tu web.

Qué mide: Cuántos pedidos recibes a través de canales digitales (plataformas de delivery o tu propia web) y qué porcentaje representan dentro de tu facturación total.

Fórmula: Pedidos online = (Ventas por pedidos online ÷ Ventas totales) × 100

Ejemplo:
Ventas totales: $40.000
Ventas online: $12.000
Pedidos online = (12.000 ÷ 40.000) × 100 = 30% de tus ventas vienen de pedidos online

Si divides los pedidos en dos grupos (web y plataformas externas) podrás entender cuánto dependes de terceros y cuánto control tienes sobre tus ventas online.

Qué mide: El número total de personas que visitan tu sitio web en un periodo determinado (normalmente mensual). Es un buen indicador de tu presencia online y del interés que generas.

Fórmula: Visitas web = ((Visitas mes actual – Visitas mes anterior) ÷ Visitas mes anterior) × 100

Ejemplo:
Noviembre: 4.500 visitas
Diciembre: 5.100 visitas
Visitas web = (5.100 – 4.500) ÷ 4.500 × 100 = 13,3% de crecimiento

Apunta a un crecimiento mensual del 10–15%. Si no revisa tu posicionamiento en Google, la calidad del contenido y la velocidad de carga de tu web.

Qué mide: La proporción de clientes que han comprado más de una vez en tu restaurante.

Fórmula: Clientes recurrentes = (Compradores repetidos ÷ Clientes totales) × 100

Ejemplo:
Clientes totales en el periodo: 1.000
Clientes recurrentes: 300
Clientes recurrentes = (300 ÷ 1.000) × 100 = 30%

Impulsa la repetición con acciones personalizadas o programas de fidelidad.

Qué mide: El porcentaje de ocupación de tu local en relación con su capacidad total. Te dice si estás aprovechando bien tus mesas y turnos disponibles.

Fórmula: Ocupación media = (Comensales ÷ (Capacidad × días × turnos)) × 100

Ejemplo:
Comensales en el mes: 1.200
Capacidad: 30 plazas
Días: 30
Turnos por día: 2
Ocupación media = 1.200 ÷ (30 × 30 × 2) × 100 = 66,6%

Un restaurante saludable suele mantener su ocupación por encima del 70%. Si estás por debajo, revisa horarios, promociones o cómo estás atrayendo a los clientes.

¿Por qué controlar las KPIs en tu restaurante?

Conocer y aplicar correctamente los KPIs en tu restaurante no es una opción, es una necesidad si realmente quieres construir un negocio rentable y sostenible.

Estos KPIs de hostelería no son simples métricas teoricas, son herramientas prácticas que te permiten tomar decisiones reales, con datos. No se trata de tener todos perfectos, sino de empezar a medir.

Porque gestionar un restaurante rentable empieza por entender sus números.

Y ahora que tienes una hoja de ruta clara con estos 20 KPIs, el siguiente paso depende de ti: ¿vas a empezar a tomar el control real de tu restaurante?