Control administrativo de un restaurante en Excel: 5 plantillas para gestionarlo todo

El control administrativo de un restaurante consiste en planificar, organizar, supervisar y mejorar los procesos operativos y estratégicos del negocio. Desde cómo se manejan los ingredientes y los gastos, hasta cómo se gestiona al personal y se busca que el restaurante sea rentable, todo esto ayuda a que el restaurante funcione bien y que los clientes tengan una buena experiencia.

📌 Aquí te hablaremos de los principales componentes del control administrativo:

• Gestión de ingresos y gastos.
• Control de costos de recetas.
• Optimización del menú.
• Gestión del inventario.
• Control de personal.

En este artículo te vamos a enseñar cómo hacer que el control administrativo de tu restaurante sea más fácil, para que puedas tomar buenas decisiones, ahorrar tiempo y tener tu negocio bien organizado. ¡No pierdas la oportunidad de hacer que tu restaurante funcione mejor!

Una parte muy importante del control administrativo de un restaurante es tener claro cómo se mueve el dinero: saber cuánto entra, cuánto sale y cuánto beneficio te queda al final. A veces, muchos restaurantes no fallan por falta de clientes, sino por no llevar bien las cuentas.

Con esta hoja de Excel puedes tener todo bien organizado, no solo como dueño o cocinero, sino como alguien que entiende bien los números. Te permite anotar las ventas por turno y por forma de pago, clasificar los gastos (como pagos a proveedores, sueldos o facturas) y ver si todo va bien o si hay que hacer algún cambio.

Ejemplo práctico:
Supongamos que tu restaurante está abierto todo el día. Con esta plantilla registras ventas por comidas (desayuno, almuerzo, cena), tipo de pago (efectivo o tarjeta) y gastos como sueldos y compras. Al revisar el informe mensual, notas que vendes más en almuerzo, pero los desayunos te generan mayores ganancias. Con esta información, ajustas el menú y redistribuyes al personal según la demanda.

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Tener bien organizados los turnos del personal es muy importante para el control administrativo de un restaurante. Si no se gestiona bien, pueden aparecer problemas como ausencias inesperadas, sobrecarga de trabajo o empleados desmotivados.

Esta plantilla de horarios en Excel te ayuda a planificar y comunicar los turnos del equipo de cocina y sala de forma clara y sencilla. Verás fácilmente quién trabaja, quién libra o quién está de vacaciones, y podrás hacer cambios rápidos y justos si hace falta.

Ejemplo práctico:
Imaginemos que tienes 12 empleados entre cocina y sala. Con esta hoja de Excel puedes asignar turnos para cada servicio (desayuno, comida, cena), ver si te falta gente en algún horario o si alguien está acumulando muchas horas. También puedes rotar turnos de forma equitativa y controlar los días libres o las ausencias. ¿Lo mejor? Puedes enviar el horario semanal por WhatsApp o correo, así evitas malentendidos.

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Dentro de una buena gestión, también es muy importante tener controlado todo lo que tienes en el almacén. Muchas veces no se sabe cuántos productos hay, qué se está estropeando o si se está comprando de más… y eso hace que los costos se disparen sin que te des cuenta.

Tener tu inventario ordenado no solo te evita pérdidas, sino que también te ayuda a compras mejor, ganar más y tomar decisiones basadas en datos reales. Esta plantilla de Excel para inventario te muestra todo de forma clara, con datos y gráficos fáciles de entender.

Ejemplo práctico:
Consideremos que tu restaurante tiene un menú diario. Cada semana compras carne, verduras y bebidas sin saber muy bien cuánto tienes o cuánto usas. Con esta plantilla puedes llevar el control del stock, ver cuánto inviertes en cada producto y detectar si hay excesos o desperdicio. Por ejemplo, si ves que se te estropean muchas verduras, puedes ajustar los pedidos y ahorrar mes a mes sin bajar la calidad del servicio.

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Otra parte muy necesaria del control administrativo de un restaurante es saber con claridad cuánto cuesta preparar cada plato. Muchos restaurantes ponen precios al ojo o copiando a la competencia, sin saber si en verdad están ganando algo. Y claro, puedes tener platos que se venden mucho… pero que apenas te dejan beneficio.

Con la plantilla de escandallos en Excel puedes calcular el coste real de cada receta teniendo en cuenta los ingredientes, las cantidades, las mermas y más. Así podrás poner precios con lógica y asegurarte de que cada plato que sirves te deje ganancias.

Ejemplo práctico:
Digamos que tienes un lomo saltado que a la gente le encanta. Con esta plantilla apuntas los ingredientes, los precios y la cantidad exacta por porción, incluso lo que se pierde al cocinar. Te das cuenta de que el plato cuesta $4.80, pero lo vendes a $6.00. Al sumar otros gastos como personal y luz, te das cuenta de que apenas te queda margen. Con esta información puedes ajustar el precio o modificar la receta sin perder calidad.

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Gestionar bien no solo es recortar gastos, también es saber qué ofrecer y cómo venderlo. Y ahí entra la ingeniería de menús, una herramienta muy útil que te ayuda a ver qué platos merece la pena destacar, ajustar o incluso quitar del menú.

Con esta plantilla en Excel puedes analizar qué tal funcionan tus platos, según cuántas veces se venden y qué ganancia te dejan. Así puedes organizar tu carta con datos reales, no solo con intuición.

Ejemplo práctico:
Imaginemos que tienes 20 platos en el menú. Con esta hoja de Excel anotas cuántas veces se vende cada uno y cuánto ganas con ellos. Al revisar los datos, ves que la lasaña vegetariana deja buen margen, pero se pide poco, mientras que el pollo se vende mucho, pero apenas da beneficio. Decides mejorar la presentación de la lasaña y, en pocas semanas, aumentan sus ventas… y también tu facturación diaria.

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Llevar bien el control administrativo de tu restaurante es la base para que el negocio funcione y crezca. Saber cuánto dinero entra, cuánto sale y qué beneficios obtienes te ayuda a tomar mejores decisiones, ajustar lo que haga falta y evitar problemas antes de que aparezcan. No se trata de complicarse, sino de organizarse con herramientas que te faciliten el trabajo y te den una visión clara de cómo va tu negocio.

Si estás buscando una forma práctica de empezar, aquí te dejamos una herramienta que te ayudará a llevar el control administrativo de un restaurante en PDF. Es perfecta para quienes prefieren tener toda la información a mano, en un formato claro y fácil de usar. Así podrás gestionar tu negocio de forma ordenada, sin depender de programas complicados ni gastar de más.