Componentes de un servicio de catering para eventos: Checklist para no olvidar nada
Los componentes de un servicio de catering son todos los elementos que permiten ofrecer un servicio bien organizado, completo y sin errores. Desde la preparación de la comida hasta la logística, el montaje y la atención a los invitados, conocer cada parte te va a ayudar a entender cómo se coordinan los equipos y los recursos para que todo salga perfecto.
En este artículo te contamos cuáles son los principales componentes de un servicio de catering y cómo se articulan entre sí para que todo funcione bien. Si quieres destacar en este sector y dejar huella en cada evento, este contenido es para ti.
La producción gastronómica es uno de los principales componentes de un servicio de catering. Es la planificación y preparación de todos los los alimentos que se van a servir en el evento. Pero este proceso no solo incluye cocinar, también conlleva otros elementos necesarios como son:
- Diseño de menú para eventos: El cliente elige el menú que se va a servir, según el tipo de evento, horario, perfil de los invitados y estilo de servicio (buffet, cocktail, menú servido). Puede ser cerrado o personalizado.
- Compra de insumos: Se compran los ingredientes frescos, de buena calidad y en la cantidad justa para hacer el menú, asegurando la calidad y seguridad en la comida.
- Preparación previa (mise en place): Se dejan listos los ingredientes antes del evento, se lavan, se pelan, se cortan, se marinan o se cocinan parcialmente, para que el trabajo ese día sea más ágil.
- Cocina central y en el evento: La mayoría de los servicios de catering cocinan en su propia cocina, y después llevan todo al evento, donde arman una cocina móvil para terminar los platos ahí mismo.
- Control de calidad y temperatura: Se controla que los platos estén bien cocidos, bien presentados, a la temperatura correcta y en condiciones higiénicas antes de servir o transportar.
Ejemplo: Para una boda de 100 invitados con un menú de tres tiempos (entrada, plato principal y postre), la producción puede comenzar hasta 2 días antes del evento. Se compran los ingredientes, se realiza la preparación previa en la cocina central, y el día del evento, parte del equipo se traslada al lugar con todo listo para finalizar los platos justo antes del servicio.
2. Equipamiento y menaje
El equipamiento y el menaje son los elementos que se utilizan para servir, presentar y consumir la comida y la bebida. Son una parte muy importante del servicio de catering, ya que influyen directamente en el funcionamiento, la presentación y la comodidad del evento. Estos son los elementos más destacados:
- Mobiliario básico: Mesas, sillas, barras móviles, mesas auxiliares, estaciones de buffet, etc.
- Vajilla: Platos llanos, hondos, de postre, fuentes de presentación, etc.
- Cristalería: Copas de agua, vino, cava, vasos, jarras y otros recipientes para diferentes bebidas.
- Cubiertos: Tenedores, cuchillos, cucharas, cucharillas de café, pinzas, etc.
- Mantelería y textiles: Manteles, servilletas de tela, caminos de mesa y, a veces, fundas o decoraciones para las sillas y mesas.
- Utensilios de apoyo: Bandejas, termos, cubetas, calentadores, máquinas de hielo, y otros equipos técnicos que ayudan en el servicio.
Ejemplo: En una cena formal para 200 personas, el catering utiliza vajilla de porcelana blanca, copas de cristal fino, cubiertos de acero pulido, y manteles de lino con servilletas a juego. Las mesas están decoradas con centros de mesa elegantes, y los platos se conservan en carros térmicos cerrados para que lleguen calientes y bien presentados justo antes de servirlos.
Equipo y utensilios del servicio de catering
Uno de los componentes de un servicio de catering que no te pueden faltar son los equipos y el menaje. Por eso, te compartimos una plantilla gratuita en PDF con todos los elementos de un catering, para que puedas organizar tu próximo evento sin olvidar ningún detalle.
Y si buscas algo más flexible, en nuestro pack de gestión y organización de eventos vas a encontrar una versión editable en Excel. Esta opción es ideal para adaptarla al trabajo del día a día, personalizarla según el tipo de evento o integrarla en tus propios procesos.
3. Personal operativo
El personal operativo es el grupo de personas que se encarga de realizar todas las tareas del servicio de catering, desde la cocina hasta la atención directa a los invitados. Para que todo salga bien en el evento, es importante contar con una buena organización, experiencia y trabajo en equipo. Este personal puede ser:
- Chefs y cocineros: Se encargan de preparar y presentar los platos, tanto en cocina central como en el lugar del evento.
- Ayudantes de cocina: Apoyan en la preparación previa (mise en place), el montaje de platos, la limpieza del material y otras tareas generales en la cocina.
- Montadores: Son los encargados de transportar, descargar y armar el mobiliario, estaciones de comida y equipos técnicos. Puede ser personal de mantenimiento.
- Camareros: Atienden a los invitados, sirven alimentos y bebidas, retiran vajilla, mantienen el orden y la limpieza durante el evento, y reponen lo necesario.
- Supervisores de equipo: Aunque no hablamos aquí del rol general de coordinación, algunos trabajadores se encargan de controlar la calidad, los tiempos y supervisar directamente ciertas áreas.
Ejemplo: Para un evento de 200 personas, un catering moviliza a 25 personas: 4 cocineros, 6 ayudantes de cocina, 10 camareros, y 5 montadores. Cada equipo sabe sus funciones y horarios. Los montadores llegan primero para instalarlo todo. Después, luego el equipo de cocina organiza su área de preparación, y por último los camareros se colocan ene sus puestos antes de llegar los invitados.
4. Transporte y logística
Consiste en trasladar de forma segura y puntual todo lo necesario para llevar a cabo el evento (alimentos, bebidas, utensilios, mobiliario, equipos técnicos, etc.). Este componente garantiza que todo llegue al lugar del evento en buen estado y a tiempo, para el montaje y el servicio, gracias a:
- Vehículos adaptados: Se necesita transporte en unidades refrigeradas, térmicas o mixtas, adecuadas para conservar tanto alimentos fríos como calientes, así como materiales delicados o voluminosos.
- Contenedores especiales: Se utilizan termos, cajas, bandejas cerradas, racks para vajilla y otros sistemas de embalado que aseguran los productos durante el traslado.
- Tiempos de entrega: Hay que llevar una buena coordinación para llegar con la antelación suficiente al evento, para montar y preparar todo sin apuros ni demoras.
- Rutas planificadas: Se debes planificar los recorridos más convenientes para evitar retrasos por tráfico, obras o mal clima, algo muy útil sobre todo en ciudades con accesos complicados.
Ejemplo: Un servicio de catering debe entregar un menú caliente para una recepción empresarial en el centro de la ciudad. La comida se prepara por la mañana en la cocina central, se embala en contenedores térmicos y se transporta en un vehículo con control de temperatura, llegando 2 horas antes al evento, listos para ser servidos a tiempo.
5. Montaje y presentación en el lugar del evento
El montaje de los servicios de catering es el momento en que todos los elementos de un catering se instalan en el lugar del evento. Esta fase transforma la preparación previa en una experiencia visual y funcional para los invitados. Estos son los componentes que intervienen en el montaje:
- Montaje de las estaciones de comida: Se colocan las mesas, sillas, barras de bebidas, zonas de cocina o cualquier otra estación, según el tipo de servicio contratado.
- Distribución del espacio: Se organiza el mobiliario para que las personas puedan moverse con comodidad, sin obstáculos, y manteniendo la estética acorde al evento.
- Instalación de equipos auxiliares: Se conectan calentadores, hornillos portátiles, lámparas de calor o sistemas de frío, según lo que se necesite.
- Decoración funcional: Se colocan los detalles visuales básicos o personalizados, como manteles, centros de mesa o carteles del menú, sin que interfieran con el servicio.
- Montaje cronometrado: Todo se monta de forma ordenada y siguiendo un horario claro, para que esté listo con tiempo y evitar apuros de último momento.
Ejemplo: Para una celebración al aire libre con servicio buffet, el equipo de catering llega 5 horas antes. Se montan cuatro estaciones temáticas (entradas frías, parrilla, postres y bebidas), se conectan los equipos eléctricos y se decoran las mesas con manteles y carteles. Todo queda preparado 1 hora antes de que lleguen los invitados, sin demoras ni contratiempos.
6. Servicio de alimentos y bebidas
Esta es la parte del catering donde todo cobra vida frente a los invitados. Es un componente muy importante porque combina la atención al cliente, la organización del equipo y la presentación de la comida y la bebida en tiempo real. Estos son los elementos que lo hacen posible:
- Personal de servicio: Camareros, maitre y ayudantes o asistentes (runners), encargados de atender a los invitados, servir, retirar y mantener el orden durante el evento.
- Forma de servicio: Puede ser en mesa (todo servido por el personal), tipo buffet (autoservicio) o cóctel (bandejas con bocados y bebidas que se reparten mientras los invitados están de pie).
- Coordinación del servicio: Se mantiene una comunicación constante entre cocina y sala para asegurar que todo se sirva a tiempo y sin pausas.
- Gestión de bebidas: Se ofrece agua, refrescos, vino, cócteles y barra libre según contrato, con personal capacitado en mixología si es necesario.
- Reposición y limpieza continua: Se reponen bandejas y bebidas con frecuencia y se retira la vajilla usada sin molestar a los invitados ni cortar el ritmo del evento.
Ejemplo: En un evento corporativo tipo cóctel con 150 invitados, el equipo de catering cuenta con 12 camareros que recorren el salón sirviendo bocados salados, canapés y bebidas. A la vez, dos bartenders en la barra preparan tragos clásicos y sin alcohol. Gracias a la buena coordinación entre cocina y sala, cada 10 minutos se renueva la oferta de bocados sin demoras.
Como hemos visto, cada uno de los componentes de un servicio de catering cumple un papel muy importante para que un evento sea un éxito. Desde la preparación de la comida hasta la atención a los invitados, lo que marca la diferencia es cómo se coordinan los equipos, los recursos y los tiempos.
Conocer bien estos componentes de un servicio de catering ayuda a planificar mejor, adelantarse a posibles problemas y asegurarse de que todo esté pensado para ofrecer una buena experiencia tanto a los anfitriones como a los invitados. ¿Estás listo para organizar tu próximo evento con todo bajo control?
Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas