Cómo gestionar 30 cotizaciones semanales en tu catering sin volverte loco

Si trabajas en un catering, seguro que te suena esta escena: una semana tranquila… y de repente, ¡boom!, 30 solicitudes de presupuesto. Bodas, cumpleaños, eventos de empresa, reuniones familiares… todo a la vez.

Y claro, no todas esas solicitudes se convierten en ventas. Pero cada una de ellas te roba tiempo, energía y atención, y muchas veces sin obtener nada a cambio.

La buena noticia es que este caos se puede organizar.

Hoy te ensañamos paso a paso cómo organizar las solicitudes de catering, para responder más rápido, dar una imagen 100 % profesional y no perder la cabeza ni siquiera en esas semanas más intensas.

Cuando las solicitudes llegan por todos lados, algunas por WhatsApp, otras por email, otras por llamadas inesperadas… y todas quieren respuesta inmediata, organizarte puede parecer misión imposible.

Pero tranquilo, sí se puede. Aquí te contamos cómo hacerlo de forma sencilla, siguiendo estos pasos.

Lo primero que necesitas es soltar la idea de que tienes que cerrar todas las cotizaciones para tener una buena semana. Si de 30 solo concretas 3 buenas, bien pagadas y sin complicaciones… ¡misión cumplida!

Cotizar bien no es solo responder rápido, sino hacerlo con estrategia.

✅ Aceptar que no todos te van a contratar te libera para enfocarte en quienes sí valoran tu trabajo y te permite usar tu tiempo de forma más inteligente.

En un catering no existe un «precio fijo» porque todo depende del tipo de evento, la cantidad de personas, la ubicación, el menú… Pero que cada evento sea diferente no significa que tengas que hacer cada cotización desde cero.

Puedes trabajar con «modelos de presupuestos» que te ayuden a responder más rápido y con menos esfuerzo.

👉 Diseña al menos tres modelos de plantillas para los tipos de eventos que más se repiten:

• Evento pequeño (hasta 50 personas).
• Evento mediano (80 a 150 personas).
• Evento grande (200 o más).

✅ Incluye en cada plantilla los precios orientativos según tres niveles de servicio: menú básico, intermedio y premium. Así, cuando te pidan cotización para 120 personas, usas la de 100, la ajustas un poquito… y ¡listo!

Muchos clientes piden una cotización sin tener claro cuál es su presupuesto, ni cuántas personas serán, ni qué tipo de menú quieren. Pero eso sí… quieren una respuesta rápida, solo para «tener una idea».

Y tú piensas: «¿cómo cotizo algo que ni ellos mismos saben?».

👉 No pierdas tiempo en hacer una propuesta completa si tus clientes aún están en modo: «solo era por saberlo, gracias». Ten listo un mensaje estándar para responder rápido y filtrar interesados:

«Gracias por su consulta. Un evento tipo buffet para 100 personas cuesta entre $50 y $75 por persona, según el menú. Incluye comida, personal, montaje y servicio. Si desea más detalles, podemos enviarle una propuesta personalizada.»

✅ Así respondes rápido, proyectas profesionalidad y no pierdes tiempo con clientes indecisos.

Sabemos que a veces da ganas de mandar una cotización y salir del paso, pero antes de preparar una propuesta, asegúrate de saber estos datos:

• Cantidad aproximada de personas.
• Tipo de evento y fecha.
• Estilo de comida o menú deseado.
• Lugar donde se realizará el evento.

No todos saben cuánto quieren gastar… pero sí lo que no pueden permitirse.

✅ Sin esta información, estarías dando precios sin una base real. Si el cliente no tiene claro su presupuesto, pregúntale directamente: «¿Hay un rango de precios que le gustaría no superar?». Esto te dará una referencia para ajustar la propuesta, sin perder tiempo ni dar pasos en falso.

Con 30 cotizaciones dando vueltas, confiar en tu memoria o en conversaciones sueltas de WhatsApp es básicamente un caos. La solución es llevar un registro.

Una simple hoja de cálculo puede salvarte la vida (o al menos la paciencia). Crea una así, con varias columnas:

Puedes conseguir de inmediato la plantilla para llevar el control de clientes y cotizaciones que ves en la imagen. Es completamente editable y lista para usar. Esta herramienta forma parte de nuestro Pack de gestión y organización de eventos (20 plantillas y recursos).

No todos los clientes están en la misma etapa. Algunos te piden presupuesto con un año de antelación y otros necesitan resolver ya: «Hola, necesito todo para dentro de 2 semanas, ¿se puede?».

👉 Aprende a detectar quién tiene más posibilidad de cerrar tu cotización:

• ¿Tienen ya una fecha definida para el evento?
• ¿Saben cuántos invitados tendrán?
• ¿Están comparando con otros caterings?
• ¿Responden rápido cuando les escribes?

✅ Enfócate primero en los clientes que están a punto de decir «sí, quiero» a tu catering. Porque no todas las consultas valen lo mismo… y tu tiempo tampoco.

Mandaste la cotización, estuviste disponible, respondiste todo rapidito… y el cliente desapareció, no eligió tu servicio de catering. No todos los clientes van a decirte que sí, y eso está bien.

Lo importante es que se queden con una buena impresión. Porque hoy no, pero mañana… quién sabe.

👉 Puedes cerrar la cotización con cortesía y profesionalidad así:

“Gracias por considerar nuestro servicio. Si en el futuro necesita un catering, estaremos encantados de ayudarle.”

Es un cierre amable, profesional y deja la puerta abierta, porque en muchos casos, los clientes vuelven más adelante porque les gustó cómo los trataste.

Organizar tus cotizaciones es posible

Ahora que sabes cómo organizar las solicitudes de catering vas a poder manejar muchas al mismo tiempo sin perder la calidad ni terminar agotado.

Con un sistema ordenado, respuestas estratégicas y un buen seguimiento, puedes trabajar con más orden, ahorrar tiempo y enfocarte en los clientes que realmente quieren contratarte.

Porque cotizar bien no es solo responder rápido, es hacerlo con estrategia. Y ahora tienes las herramientas para lograrlo, con confianza y profesionalidad.