Cómo calcular correctamente la rentabilidad real de cada evento de catering

Un evento puede parecer un éxito rotundo: los invitados felices, la comida de diez, el servicio impecable, todo a tiempo y sin problemas. Pero cuidado: eso no significa que haya sido rentable.

Muchos negocios de catering caen en una trampa peligrosa: confunden facturar con ganar dinero. Y eso se paga caro: más trabajo, más estrés… … y una cuenta bancaria que no refleja tanto esfuerzo.

En este artículo vamos a ver cómo calcular la rentabilidad de un catering, teniendo en cuenta todos los costes, incluso esos que nunca aparecen en el presupuesto, pero que se comen tus ganancias.

¡Ojo! no es lo que facturaste. La rentabilidad es el dinero que te queda limpio después de cubrir todos tus costes. Y cuando decimos todos… hablamos en serio.

Porque no son solo los ingredientes o el personal. Hay que incluir todo lo que hizo posible el evento: planificación, logística, imprevistos, desplazamientos, materiales, comisiones, impuestos…

No es cuánto cobraste, sino cuánto ganaste después de restar todos los gastos.

Si no registras cada uno de estos costes (incluso los que no se ven), el cálculo de tu beneficio será engañoso, y ese evento que “salió bien” puede no haber sido un negocio rentable.

Veamos ahora un proceso simple y práctico para saber si un servicio de catering ha sido realmente rentable.

Empieza por lo básico: todo el dinero que te pagó el cliente. Y no solo el precio acordado al principio. Suma también los extras, las horas de más, los cambios de última hora… ¡todo cuenta! Eso es tu ingreso bruto.

👉 Ejemplo:

• Precio pactado por el evento: $5.000
• Servicios añadidos (cóctel extra, postre personalizado…): $300
• Total facturado: $5.300

A veces, los mejores ingresos vienen de los “extras” que muchos ni piensan cobrar.

Aquí es donde muchos se equivocan. Apuntan comida, personal y listo. Pero… ¿y el gasoil? ¿Las horas de planificación? ¿La bandeja que se rompió y tuviste que alquilar otra?

Haz una lista completa de todo lo que hiciste y pagaste para que ese evento fuera posible.

Costes	Importe estimado
Ingredientes y bebidas	$1.300
Personal (chefs, camareros, logística)	$1.150
Transporte (vehículos, gasolina, peajes)	$160
Alquiler o uso de menaje y materiales	$250
Horas de planificación previas al evento	$300
Costes de última hora (extras, imprevistos)	$150
Subida de precios desde la firma del contrato	$200
Costes indirectos (seguros, limpieza, etc.)	$120
Total de costes reales	$3.630

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No subestimes los pequeños gastos. Lo que no se anota, se pierde. Y lo que se pierde… se descuenta de tus beneficios sin que lo notes.

Ahora sí, veamos si ese evento que tanto esfuerzo te costó… realmente te dejó dinero. La fórmula es sencilla:

👉 Seguimos con nuestro ejemplo:

• Ingresos totales: $5.300
• Costes totales: $3.630

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El evento te generó un beneficio neto de $1.670, es decir, cuánto dinero realmente ganaste después de cubrir todos los gastos del evento. Es la base sobre la que después calcularás la rentabilidad real.

Ya sabes cuánto ingresaste y cuánto dinero obtuviste, pero… ¿Fue rentable este evento? Para averiguarlo usaremos la fórmula de la rentabilidad:

👉 Aplicamos la fórmula al ejemplo anterior:

• Ingresos totales: $5.300
• Costes totales: $3.630
• Beneficio neto: $1.670

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La rentabilidad del evento fue del 31,5%. Eso significa que por cada $100 facturados, ganaste $31,50 limpios.

¿Está bien ese porcentaje? Sí. Para un catering, una rentabilidad saludable suele estar entre 25% y 40%.

Así que con un 31,5%, este evento no solo fue rentable: cubrió todos tus costes, te generó un beneficio sólido, y además te deja margen para reinvertir, crecer… o simplemente trabajar con más tranquilidad.

Porque el beneficio neto por sí solo no te dice si el evento fue “bueno” o “malo”. No calcular correctamente tu rentabilidad puede llevarte a:

• Aceptar eventos que apenas te dejan beneficio (¡o incluso pérdidas!).
• Mantener precios desactualizados, mientras tus costes suben cada mes.
• Trabajar más horas de las que puedes asumir con rentabilidad.

✅ Cuanto más preciso sea tu cálculo, mejor podrás ajustar precios, negociar con seguridad y decidir qué eventos te interesan realmente.

Una vez que aprendes a calcular tu rentabilidad, el siguiente paso es optimizarla. Porque no se trata solo de trabajar más, sino de trabajar mejor y más rentable:

1. No hagas presupuestos a ciegas: conoce tus costes como la palma de tu mano.
2. Menos personalizaciones, más paquetes cerrados: ahorras tiempo y dolores de cabeza.
3. Incluye un margen extra de ganancias en el precio para cubrir imprevistos.
4. No escatimes en personal: un mal servicio te puede costar futuros clientes.
5. Automatiza lo que puedas: propuestas, plantillas, presupuestos (para reducir el tiempo de gestión).
6. Revisa tus precios cada año. La inflación no avisa… y tú no trabajas gratis.

La rentabilidad no es suerte, es control

La rentabilidad de un catering no se improvisa… se calcula. Detrás de cada evento exitoso no solo hay buen servicio y comida impecable: también hay números que cuadran.

Puede que el cliente esté encantado, que todo haya salido perfecto… pero si no analizas con claridad tus ingresos, costos y las horas invertidas, no sabes si fue rentable.

Controlar la rentabilidad es saber qué te funciona, qué te desgasta y qué te deja un beneficio real.

Porque un catering rentable no es el que más factura… es el que sabe cuándo gana de verdad.