Mapa de turnos: La herramienta que reduce tus costes de personal hasta un 10%

Tienes el restaurante lleno… pero aun así no ganas dinero.

Y cuando revisas los números, el problema casi siempre es el mismo: hay demasiado personal en los turnos en los que se vende poco, y falta personal justo cuando más se vende.

La forma de arreglar esto está en usar un mapa de turnos para tu restaurante basado en datos reales.

Esta herramienta te permite ver, de forma clara y visual, qué turnos son rentables y cuáles no. Así puedes reducir hasta un 10 % en costes de personal, simplemente ajustando horarios y sin afectar el trabajo.

El mapa de turnos es una tabla que cruza tres datos muy importantes:

• Cuánto dinero entra en cada turno o servicio (por ejemplo, comida o cena).
• Cuánto cuesta el personal que trabaja en ese turno.
• Y qué porcentaje de las ventas representa ese coste de personal.

Puedes descargar esta plantilla Excel gratis aquí y empezar a crear tu propio mapa de turnos.

La diferencia entre tener un mapa de turnos o no es que ya no decides el personal que necesitas “a ojo”, sino con datos reales que te muestran cómo va de verdad el negocio.

Hacer el mapa de turnos para tu restaurante no es difícil, y los beneficios son enormes. Solo necesitas tener a mano algunos datos, como ventas, horarios y costes de personal. Aquí te mostramos cómo hacerlo, paso a paso.

Durante al menos una semana, apunta cuánto vendes por bloques de 4 horas. Así podrás ver claramente en qué horarios entra más dinero… y en cuáles no tanto.

Con esta información ya empezarás a ver qué turnos te funcionan mejor.

Día	Hora	Ingresos ($)
Sábado	12:00 – 16:00	$950
Sábado	16:00 – 20:00	$320
Sábado	20:00 – 00:00	$1,150
Domingo	12:00 – 16:00	$1,200
Domingo	16:00 – 20:00	$280
Domingo	20:00 – 00:00	$330

Ahora que ya sabes cuánto vendes en cada turno, te toca ver cuánto te cuesta tener al personal trabajando en esos mismos turnos.

Suma cuántas horas trabaja el equipo en cada tramo y multiplícalo por el coste por hora. Así puedes ver, de forma sencilla, cuánto estás gastando en personal en cada tramo del día.

Día	Hora	Personal	Horas totales	Coste/hora ($)	Coste total
Sábado	12:00 – 16:00	6	24	$12.50	$300
Sábado	16:00 – 20:00	2	8	$12.50	$100
Sábado	20:00 – 00:00	6	24	$12.50	$300
Domingo	12:00 – 16:00	8	32	$12.50	$400
Domingo	16:00 – 20:00	2	8	$12.50	$100
Domingo	20:00 – 00:00	3	12	$12.50	$150

Este paso te dice, de forma simple, si un turno te está dejando ganancias o no. Solo tienes que dividir lo que gastaste en personal entre lo que vendiste, y multiplicarlo por 100 para ver si el turno es rentable.

Cuanto más bajo sea ese porcentaje, mejor. Significa que ese turno te está dejando más margen de ganancia.

Día	Hora	Ingresos ($)	Coste ($)	% Coste	Valoración
Sábado	12:00 – 16:00	$950	$300	31.6%	🟢 Rentable
Sábado	16:00 – 20:00	$320	$100	31.3%	🟢 Rentable
Sábado	20:00 – 00:00	$1,150	$300	26.1%	🟢 Muy rentable
Domingo	12:00 – 16:00	$1,200	$400	33.3%	🟢 Rentable
Domingo	16:00 – 20:00	$280	$100	35.7%	🟠 A revisar
Domingo	20:00 – 00:00	$330	$150	45.5%	🔴 No rentable

Ya tienes los números sobre la mesa… ahora, ¿cómo saber si ese porcentaje es bueno o malo?

En restauración, el coste de personal por turno hay que mirarlo con lupa. Aquí tienes una guía rápida para interpretarlo:

• Menos del 30 %: Es un coste muy bajo. Puede ser positivo, pero también conviene revisar si hay suficiente personal para mantener la calidad del servicio. A veces lo barato sale caro.
• Entre 30 % y 35 %: Es un ratio saludable. El turno está equilibrado, ni falta ni sobra gente.
• Entre 35 % y 40 %: Atención. Es momento de revisar si puedes ajustar algún horario o reducir un poco el equipo sin afectar cómo funciona todo.
• Más del 40 %: Alarma. Ese turno probablemente te está haciendo perder dinero, sobre todo si las ventas son bajas o irregulares. Tal vez te convenga reducir personal o incluso cerrar en ese horario.

✅ No se trata de recortar por recortar, sino de ajustar donde de verdad no se justifica tener tanta gente. Así puedes mejorar tus márgenes sin sacrificar la experiencia del cliente.

Ahora que ya sabes cómo hacer el mapa de turnos de tu restaurante, y si tus resultados no están siendo los que esperabas, es momento de tomar decisiones. Aquí tienes dos acciones que puedes aplicar desde ya:

Ajusta la cantidad de personal en función de lo que realmente se factura en cada turno de trabajo. De esta forma reduces costes sin afectar la calidad del servicio. Por ejemplo:

Turno	Personal actual	Nuevo personal sugerido
Domingo 16:00 – 20:00	2 personas	1 persona
Domingo 20:00 – 00:00	3 personas	2 personas o cerrar

Si tienes algún turno donde las ventas son muy bajas y ya no puedes reducir más personal, plantéate no abrir en esa franja horaria, para evitar pérdidas innecesarias.

Lo importante no es estar abierto todo el tiempo, sino estar abierto cuando de verdad vale la pena.

¿Qué te llevas de todo esto?

El mapa de turnos de un restaurante no es solo una tabla en Excel, es una herramienta que te permite saber cuándo te conviene abrir, cuánta gente necesitas en cada turno y dónde estás perdiendo dinero sin darte cuenta.

Y es que ajustar los turnos del personal no es recortar a lo loco, sino organizar mejor tu equipo según cómo realmente funciona tu negocio, manteniendo la calidad del servicio y mejorando tu rentabilidad.

Y lo mejor es que puedes empezar hoy.

Descarga aquí nuestra plantilla gratuita para crear tu propio mapa de turnos y en minutos sabrás qué turnos te están haciendo ganar dinero… y cuáles te están haciendo perderlo.