5 errores comunes al recibir materias primas en un restaurante (y cómo evitarlos)

Recibir materias primas puede parecer una tarea rutinaria, pero en realidad es uno de los momentos más críticos del ciclo de abastecimiento en un restaurante.

Si se hace mal, las consecuencias no tardan en aparecer: productos en mal estado, mermas innecesarias, robos, errores en el inventario y una cuenta de resultados que no refleja la realidad del negocio.

A continuación te presentamos los 5 errores más frecuentes al recibir las materias primas en un restaurante, y lo más importante, cómo evitarlos desde hoy mismo.

Uno de los errores más comunes es dejar las materias primas fuera del área de almacenamiento por más tiempo del debido. Esto es especialmente grave con los productos refrigerados o congelados.

¿Qué ocurre si no se actúa rápido? Se pierde la cadena de frío, se compromete la calidad y aumenta el riesgo de contaminación o merma en los alimentos.

👉 ¿Cómo evitarlo?

• Ordena un procedimiento para que, en cuanto llegue el pedido, se coloque donde le corresponde.
• Asegúrate de que carnes, pescados, mariscos y lácteos vayan directamente al frío o congelador.
• Los productos secos deben almacenarse en lugares ventilados, limpios y bien etiquetados.
• Todo debe marcarse con la fecha de recepción, de forma visible y clara.

Cada minuto que un producto está fuera de su lugar, pierde valor.

Por comodidad o falta de tiempo, muchos restaurantes permiten que el repartidor entre y deje la mercancía directamente en las cámaras o en el almacén. Un error muy común, y que te puede salir caro.

¿Qué problemas te puede generar? Falta de control en la recepción, omisión de verificaciones, errores en el conteo y riesgo de robo o manipulación inadecuada.

👉 ¿Cómo evitarlo?

• Establece como norma que solo el personal del restaurante manipule los productos descargados.
• Verifica la cantidad y el estado del pedido antes de almacenarlo.
• Registra la entrada en el inventario inmediatamente después de la verificación.
• El proveedor entrega en la puerta o en la zona de recepción, y a partir de ahí el control es tuyo.

Lo que no se controla desde el principio no se podrá controlar después.

Si los productos entran sin ser registrados, estás perdiendo trazabilidad. Y sin trazabilidad, no hay control. No sabrás con precisión cuánto tienes, cuánto se ha usado o si algo falta.

¿Qué implica esto? Errores en compras, quiebres de stock, excedentes innecesarios y una visión distorsionada de tus costes reales.

👉 ¿Cómo evitarlo?

• Usa un sistema de inventario duradero para los productos más costosos o sensibles.
• Realiza inventarios periódicos (semanales o quincenales) para los insumos básicos.
• Clasifica los productos según su valor e impacto:
  • Categoría A: Costosos o delicados (carnes, licores)
  • B: Moderado impacto (quesos, embutidos)
  • C y D: Básicos como arroz, azúcar, servilletas.

Sin registro, no hay control. Y sin control, no hay rentabilidad.

Una práctica peligrosa, aunque frecuente, es abrir el producto más nuevo antes que el más antiguo. Esto provoca caducidades, mermas silenciosas y un mal uso del inventario.

¿Por qué sucede? Por desorden, falta de etiquetas o desconocimiento por parte del personal.

👉 ¿Cómo evitarlo?

• Aplica siempre el principio FIFO (First In, First Out): Lo primero que entra es lo primero que debe usarse.
• Marca cada producto con la fecha de recepción, además de la fecha de caducidad.
• Haz inspecciones periódicamente para confirmar que se aplica esta práctica en todas las áreas.
• Asegúrate de que el personal rote correctamente los productos al momento de reabastecer en estanterías, cámaras y congeladores.

Una correcta rotación de las materias primas de un restaurante te puede evitar pérdidas de cientos o miles de dólares al año.

Si cualquier persona puede entrar al almacén o abrir una cámara sin control, estás dejando la puerta abierta a pérdidas, desorganización o incluso robos.

¿Por qué es tan importante esto? Las materias primas representan dinero en forma física. Si no proteges ese valor, tu rentabilidad siempre estará en riesgo.

👉 ¿Cómo evitarlo?

• Restringe el acceso: solo el personal autorizado puede entrar en el almacén.
• Usa llaves, tarjetas o códigos para zonas con los productos de gran valor. (Categoría A y B).
• En zonas como el bar o la bodega, guarda los productos cerrados, fuera del horario de servicio.
• Asigna responsables para cada espacio y realiza controles cruzados frecuentes.

La seguridad no es desconfianza. Es gestión profesional.

La jugada maestra: Recibir bien es ganar desde el principio

Recibir las materias primas no es una simple tarea operativa, es el primer filtro de control sobre la rentabilidad, calidad y orden interno en tu restaurante.

Para evitar estos errores solo necesitarás:

• Procedimientos claros.
• Personal bien formado.
• Controles simples, pero continuos.

Una buena gestión de inventario comienza al recibir las materias primas en el restaurante. Y cuando esto se hace bien, se nota en la cocina, en la experiencia del cliente y, sobre todo, en los resultados del negocio.