Cómo hacer el inventario de muebles y enseres en un restaurante

Seamos sinceros: hacer inventario no es lo más divertido del mundo… pero sí que es muy necesario.

Si no sabes qué tienes, cuánto vale y en qué estado está, luego no te quejes si te falta algo, compras algo que ya tenías o te das cuenta de que tienes una pequeña fortuna en muebles que ni usas.

Porque guardar facturas en una carpeta o decir “ya lo veré si hace falta” no ayuda para nada.

Así que déjate de excusas y prepárate: aquí tienes una guía práctica, paso a paso, para que puedas hacer el inventario de muebles y enseres de tu restaurante sin complicarte más de la cuenta.

Con un poco de orden, algo de constancia y un método claro, puedes hacer tu propio inventario de muebles y enseres sin volverte loco y, lo mejor de todo, tenerlo listo antes de lo que crees (sí, incluso si tienes mil cosas por hacer). Aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

Aquí no se trata de hacer un catálogo bonito, solo que sea útil. Haz una lista de todo lo que hay en tu restaurante y que no desaparece cada día… lo que sea, si está ahí fijo (o casi siempre está ahí), va en la lista:

• Mesas, sillas, taburetes.
• Hornos, cámaras frigoríficas, planchas.
• Vajilla, cristalería, cuchillos.
• Estanterías, cuadros, lámparas.
• TPVs, ordenadores, cajas registradoras.
• Aire acondicionado, extractores, altavoces.

✅ Haz el inventario por zonas (cocina, sala, barra, terraza, baños, almacén, oficina…). Recorre el local como si lo vieras por primera vez, te sorprenderás con todo lo que tienes y ni recordabas (¡y sí, va en la lista!).

Cada objeto importante necesita tener su propia “ficha técnica”, como si le sacaras el DNI. No hace falta que sea perfecto, pero sí que tenga lo básico, para saber qué tienes, dónde está y en qué estado se encuentra.

👉 ¿Qué debe tener esta ficha básica?

• Nombre del objeto: Ej. Mesa cuadrada de madera.
• Ubicación: Ej. Sala interior.
• Cantidad: Ej. 6 unidades.
• Fecha de compra
• Precio unitario
• Estado: Nuevo / Bueno / Usado / Para reemplazar.
• Observaciones: Ej. Una pata floja. Se desmonta fácilmente.

Si no sabes el precio o la fecha exacta, pon una estimación, mejor poner algo aproximado que dejarlo en blanco.

Olvídate de las notas sueltas o las listas en la libreta. Un buen inventario debe ser fácil de actualizar, organizar y compartir.

👉 Lo más práctico es usar una hoja de cálculo como Excel o Google Sheets que te permite:

• Ordenar todo por zonas o por tipos de objetos.
• Calcular automáticamente el valor total del inventario.
• Hacer cambios rápidos cuando compras, vendes o retiras algo.
• Añadir fotos si usas herramientas como Google Drive, Notion u otras aplicaciones.

Ahora que lo tienes todo bien anotado en tu hoja de cálculo, llega el momento de calcular cuánto vale todo lo que tienes. No es solo por curiosidad, ese número te puede servir para muchas cosas:

• Saber cuánto dinero tienes invertido en muebles y equipos.
• Calcular cuánto costaría reemplazarlo todo si te hiciera falta.
• Mostrar el valor real del negocio si algún día lo vendes o traspasas.
• Tener respaldo en caso de un siniestro o para reclamar al seguro.
• Evitar que compres cosas que ya tienes.

✅ No tienes que revisar tu inventario todos los meses, con una actualización cada 6 o 12 meses es más que suficiente, sobre todo si cambias maquinaria o haces reformas.

Hacer el inventario solo porque «hay que tenerlo“ es como montar una vitrina… y dejarla vacía. Bonita, sí, pero no sirve para nada. El inventario es una herramienta que te soluciona problemas reales:

• ¿Se rompió un horno? Ya sabes cuánto costó y si merece la pena arreglarlo.
• ¿Tienes que justificar daños al seguro? Ya tienes todo documentado.
• ¿Quieres vender, traspasar o pedir un préstamo? Puedes enseñar tus activos con números.
• ¿Hay rotación de personal? Puedes controlar lo que había antes y lo que sigue ahí.

Un inventario bien hecho te ahorra tiempo, te evita líos y, sí… también te puede hacer ahorrar (o ganar) dinero. Porque cuando sabes lo que tienes, controlas mejor lo que haces.

No es solo mobiliario, es tu inversión

Llevar el inventario de muebles y enseres de tu restaurante es necesario si quieres tener el control real de tu negocio. Y en hostelería, el que no controla su inventario… pierde sin darse cuenta.

Un buen inventario te ayuda a tomar mejores decisiones: controlar mejor los gastos, saber cuánto vale tu local si decides vender o traspasar, o tener respaldo si necesitas reclamar algo al seguro.

Así que empieza por lo básico: hazlo una vez al año, por zonas, anotando lo más importante y usando una hoja de cálculo que te haga el trabajo más fácil.

Porque no se trata de tenerlo todo nuevo, sino de saber con claridad qué tienes y cómo lo gestionas.