¿Qué es un stock de bebidas y cómo gestionarlo bien? Plantilla Excel Gratis

Si tienes un bar, restaurante o cafetería, hay una pregunta que deberías poder responder sin dudar: ¿sabes cuántas bebidas tienes disponibles ahora mismo? Si lo primero que se te viene a la cabeza es “mmm…” o “creo que sí”, es momento de tomarte en serio el control de tu stock de bebidas. Y no, no se trata solo de contar las botellas de las estanterías.

Llevar bien tu inventario de bebidas no es un lujo, es una necesidad. Te evita quedarte sin producto en plena faena, o, peor aún, llenar el almacén de cosas que nadie pide. También te ayuda a ahorrar dinero y a dar un buen servicio a tus clientes. ¿Quieres saber cómo hacerlo sin complicarte? Aquí te lo explicamos de forma clara y sencilla para que lo pongas en práctica desde hoy mismo. ¿Listo? ¡Vamos al lío!

El stock de bebidas es todo lo que tienes almacenado en tu local para vender o servir, como vinos, cervezas, licores, refrescos, jugos, agua, café, entre otros.

Es tu despensa líquida, y como toda despensa, necesita orden y atención. Si te falta producto, pierdes ventas, pero si te pasas comprando pierdes dinero.

Llevar un buen control del stock de bebidas es básico para que todo funcione bien y tus ganancias no se vean afectadas. Veámoslo con estos dos ejemplos:

• Te quedas sin stock: Es sábado noche, el local está lleno y justo se acaba la cerveza que más te piden. No puedes reponer hasta el lunes. ¿Qué pasa? Pierdes ventas, los clientes se molestan y algunos quizá no vuelvan.
• Te pasas comprando: Te animaste con un licor nuevo y pediste varias cajas. Pero nadie lo pide. Las botellas se quedan ocupando espacio por semanas, y el dinero que gastaste se queda ahí, sin moverse.

¿Ves por qué el stock de bebidas es más importante de lo que parece? No se trata solo de tener botellas, se trata de tener las correctas, en el momento justo y en la cantidad adecuada.

Tener en orden tu stock de bebidas no tiene por qué ser algo complicado ni quitarte mucho tiempo. Con algunos pasos simples y siendo constante, puedes tener todo bajo control sin agobiarte. Aquí te contamos cómo hacerlo de forma clara, directa y fácil para que empieces hoy mismo.

Lo primero es hacer un inventario físico real de todas las bebidas en tu local. No te fíes de la memoria ni de lo que “crees” que hay. Tómate un momento para revisar estanterías, refrigeradores y almacén.

Ejemplo: Haces un conteo al comenzar la semana y descubres que tienes 10 botellas de vino tinto, 24 latas de cerveza y 6 botellas de ron. Ese es tu punto de partida.

Cada vez que recibas un pedido, anótalo. No lo dejes para después. Anota qué productos llegaron y en qué cantidad. Te ayudará a llevar un control más preciso del stock en tu restaurante.

Ejemplo: El martes recibes un pedido de tu proveedor con 20 latas de cerveza y 4 botellas de ron. Lo sumas al inventario actual.

Pasado un tiempo (una semana o un mes, según el ritmo de tu negocio), revisa cuántas unidades salieron del stock, ya sea por ventas, uso interno o cortesía. Esa diferencia te muestra el consumo real.

Ejemplo: Tenías 24 cervezas, compraste 20 más (total 44), y al hacer el nuevo inventario te quedan solo 14. Eso quiere decir que se consumieron 30 latas en ese tiempo.

Con los datos anteriores puedes calcular el consumo diario promedio, dividiendo la cantidad consumida entre los días del periodo. Este dato te servirá para planificar mejor tus compras.

Ejemplo: Si vendiste 30 cervezas en 7 días, tu consumo promedio es de 4,3 latas por día.

Ahora que sabes cuánto vendes por día, puedes decidir cuál es el mínimo de stock que quieres tener siempre disponible. Para eso, ten en cuenta el consumo diario y el tiempo de entrega de tu proveedor.

Ejemplo: Si vendes unas 4 cervezas al día y tu proveedor tarda 2 días en entregar, tu zona segura es 8 latas. Ese es tu margen de seguridad.

Cuando tu stock de bebidas baje a ese mínimo que definiste, es hora de reponer. Haz un pedido para reponer antes de quedarte sin producto. Así no te quedarás sin productos en los días de más ventas.

Ejemplo: Si hoy haces inventario de bebidas y ves que solo quedan 10 cervezas, y tu mínimo es 8, ya sabes que es momento de pedir más para mantenerte cubierto.

Hay hábitos que se cuelan en la rutina diaria y, sin que te des cuenta, afectan tus ventas, el orden del almacén y la salud financiera de tu negocio. ¿Te suena? Lo importante es detectarlos y cambiarlos cuanto antes. Aquí te mostramos los más comunes:

• Comprar “a ojo”: Hacer pedidos sin revisar bien cuánto tienes, es un camino seguro al desorden. Acabas con mucho de lo que no se vende… y sin lo que más te piden.
• No revisar las fechas de caducidad: Sí, las bebidas también caducan. Si no mueves los productos o al menos les echas un vistazo de vez en cuando, podrías terminar tirando botellas sin abrir.
• Guardar productos que no salen: Tener el almacén lleno de productos que no se mueven ocupa espacio, te deja sin liquidez y hace todo más complicado.
• Pedir sin revisar el inventario: Hacer pedidos por costumbre sin revisar lo que ya tienes, puede hacer que compres de más y te llenes de productos repetidos.
• No anotar pérdidas o consumos internos: Si no apuntas lo que se rompe o lo que das de cortesía, el control se pierde y luego no sabes por qué hay diferencias.

Ahora ya sabes qué es un stock de bebidas y que no es solo contar cuántas botellas hay en la estantería, sino de llevar un control del inventario claro, bien pensado y constante de todo lo que entra y sale. Conocer tu inventario de bebidas te permite tomar mejores decisiones, evitar pérdidas innecesarias y asegurarte de tener siempre a mano las bebidas que tus clientes realmente quieren.

Y para que te sea aún más fácil, justo aquí abajo puedes descargar gratis nuestra plantilla para el control de stock. Con ella, organizar tu inventario será mucho más simple. Y si en tu bar o restaurante trabajas con licores, esta plantilla te va a venir genial, ya que estas bebidas suelen ser de las más costosas y difíciles de manejar si no se lleva un buen control. ¡Descárgatela ya y empieza a tener el control desde hoy mismo!