Vacaciones en hostelería: 5 pasos para organizarlas sin caos ni conflictos

¿No te suena de algo esto?

• “Esta semana no me viene bien coger vacaciones…”
• “Mi pareja las tiene en otra fecha, ¿puedo cambiarlas?”
• “No quiero coincidir con fulanito, ¿me las puedes mover?”

Organizar las vacaciones en hostelería puede convertirse en un auténtico rompecabezas. Justo cuando crees que todo está bajo control, llega el momento de cuadrar descansos, turnos y vacaciones… y el caos aparece.

Pero no tiene por qué ser así. Con método, criterio y algo de anticipación, es posible planificar las vacaciones antes de que arranque la temporada alta, evitando conflictos y sorpresas desagradables.

Aquí te compartimos los 5 pasos que siempre nos han funcionado en los restaurantes que hemos gestionado.

Este es el paso más importante. Bloquea por adelantado los periodos críticos donde no se puede descansar.

Si sabes que julio y agosto son temporada alta, o que diciembre está lleno de cenas de empresa, deja claro desde el principio que en esas fechas no se conceden vacaciones.

Lo ideal es que prepares un calendario anual (físico o digital) y marques en rojo las semanas no disponibles. Eso te evitará conversaciones incómodas del tipo: “es que yo ya tenía reservado el viaje…”

✅ Ejemplo: En uno de los locales que gestionamos, dejábamos fuera de vacaciones noviembre, diciembre, y del 1 de abril al 30 de junio. No era por capricho, sino porque eran los meses donde más facturábamos.

No basta con decir “pasadme las fechas que queréis”. Tienes que establecer las reglas del juego desde el principio.

👉 Esta es la estructura que te proponemos:

• 30 días naturales por trabajador.
• Divididos en dos bloques grandes (por ejemplo, 15 días + 15 días).
• O un bloque de 20 y uno de 10, si lo prefieren.
• Nada de vacaciones de 2 días sueltos por aquí y 3 días por allá.

¿Por qué? Porque si todos empiezan a coger “microvacaciones”, te pasas el año haciendo malabares para cubrir turnos. Y además, nadie desconecta con 2 días libres. Ni ellos descansan, ni tú tienes estabilidad.

Cuando ya tienes todas las peticiones, toca hacer el primer montaje.

Nosotros utilizamos un calendario del año completo, lo imprimimos y vamos marcando con colores quién ha pedido cada fecha. En esta fase no analizas la viabilidad, solo lo visualizas.

Después, revisamos:

• Qué semanas están saturadas.
• Dónde coinciden varios empleados.
• Qué periodos han quedado vacíos.

Y suele pasar algo como esto:

• Dos personas importantes de cocina piden lo mismo.
• Tres camareros coinciden en la misma semana.
• Hay días sueltos que no encajan con ningún turno.

Ahora es cuando ves si el sistema funciona… o hay que ajustarlo.

Cuando hay coincidencias inevitables, toca redistribuir. La importante está en hacerlo con criterio y sin favoritismos.

👉 Nuestro método es este:

• Identificamos las semanas en conflicto.
• Dividimos ese periodo para que cada uno conserve el mayor número de días posible.
• Nadie se queda sin vacaciones, pero todos deben ceder un poco.

¿El resultado? Más sensación de justicia, menos tensiones internas, mejor ambiente.

Cuando ya tienes el calendario listo, lo compartes con el equipo. Pero no como una consulta abierta de “Vamos a ver qué opina cada uno”, sino como una propuesta definitiva desde el enfoque:

“Esto es lo que se puede hacer con vuestras peticiones y las necesidades del restaurante.”

👉 El trabajo gordo ya está hecho. Aquí solo se afinan los detalles:

• Alguna fecha que no encaja por un motivo personal.
• Cambios pactados entre compañeros.
• Pequeñas modificaciones de última hora.

✅ Un consejo: Si antes de entregarte sus fechas de vacaciones les das un par de días para hablar entre ellos, muchas veces se organizan solos y se evitan conflictos desde el principio.

Spoiler: No improvises lo que puedes dejar resuelto con tiempo

Todos queremos descansar, pero el verdadero problema de las vacaciones en hostelería es que muchas veces se improvisan en lugar de planificarse.

Y la realidad es que, con un calendario, unas normas claras y un par de tardes de planificación, puedes dejarlo todo organizado antes de que empiece la temporada fuerte.

No lo dejes para junio. Hazlo en febrero o incluso en enero, cuando todo está más tranquilo y nadie ha reservado todavía viajes imposibles de mover. Tu equipo (y tú) lo agradeceréis.