6 Consejos para mejorar la gestión de stocks en restaurantes

Gestión de stocks en bares y restaurantes

Una parte clave de la gestión de un restaurante es llevar un adecuado control de la gestión de stocks

¿Por qué? Porque las pérdidas o ganancias de un restaurante están determinadas en su mayor parte por la cantidad de alimentos que se compran y el precio al que se venden. 



Sí estás buscando mejorar la rentabilidad de tu negocio, en este artículo le ofrecemos seis consejos para mejorar fácilmente la gestión de stocks de tu restaurante. 


1. Calcular el costo de los bienes vendidos

Con una buena gestión de stocks, es más fácil obtener una imagen más precisa de las pérdidas y ganancias de un restaurante.

Sí deseas conocer cuánto te está costando tu inventario durante un período determinado, es necesario calcular el costo de los bienes vendidos (COGS, del inglés Cost of goods sold).

La ecuación en sí es bastante simple. 

Calculo del costo de los bienes vendidos (COGS) Fórmula
(Inventario inicial + Inventario comprado) – Inventario final

Supongamos que deseamos conocer el COGS por un período de cuatro meses, de septiembre a diciembre. 

Para resolver esto, necesitas conocer tres valores:

  • Inventario inicial: La cantidad total de existencias que tienes a principios de septiembre.
  • Compras realizadas (Inventario comprado): Todas las compras realizadas entre septiembre y diciembre.
  • Inventario final: La cantidad total de existencias que tienes a finales de diciembre.

Para obtener los COGS, debes sumar tu inventario inicial a tu inventario comprado, y luego restar el inventario final de ese total.

Calculo del costo de los bienes vendidos excel gratis

Una vez que hayamos calculado el costo de los bienes vendidos (COGS), el resultado que nos quedará de esa fórmula es el beneficio bruto.

Por esa razón, cuanto menor sea nuestro COGS, mayor será nuestro beneficio bruto

Y una buena optimización del costo de los (COGS) dependerá de una buena gestión de stocks.

2. Utilizar un software de gestión de stocks

Cuando queremos llevar una gestión de stocks eficaz, no siempre podemos confiar en nuestra memoria y nuestra atención al detalle. 

Generalmente siempre ocurren errores, por pequeños que sean y la gente se olvida de las cosas.

Para solucionar esto, la tecnología puede facilitarnos un control preciso de nuestra gestión de stocks y minimizar los errores evitables.

Los mejores software para gestionar el back office del restaurante

Muchos software TPV vienen con funciones de gestión de stocks integradas que ayudan a los restauradores a ordenar, contar, administrar y vender su inventario con la mayor precisión.

Algunos de los mejores software para gestionar el back office de nuestro restaurante son:

  • Beesniss: Sistema de pedidos, control de stock, gestión del personal.
  • G-stock: Realiza inventarios, registra mermas accidentales, calcula costes y consumos reales.
  • Mapal software: Analiza e interpreta toda la información del restaurante: ventas, compras, stock, empleados, horas trabajadas.
  • Yurest: Escandallos en tiempo real, controla mermas, gestión de stocks optimizada.
gestión de stocks software

Sí disponemos de datos precisos guardados en nuestro software, podremos comparar los ingresos previstos, los ingresos reales y la cantidad de compras. 

Con esto nos será muy fácil analizar por ejemplo, cuánto dinero perdimos en un periodo determinado por culpa del desperdicio de alimentos

3. Analizar el mix de ventas

En la actualidad, prácticamente todos los software de punto de venta (TPV) nos permiten sacar un mix de ventas.

El mix de ventas es una herramienta muy útil para determinar los niveles de existencias de los productos vendidos dentro de un rango de fechas específico.

A través de este informe podremos conocer entre otros datos:

  • Número de ventas de un producto
  • Coste del producto
  • Precio de venta
  • Margen de beneficio bruto
Ejemplo de mix de ventas en un restaurante

Estos datos no solo nos ayudan con la gestión de stocks.

Los mix de ventas nos brindan además la capacidad de realizar el seguimiento de las ventas de artículos a lo largo del tiempo.

Lo que nos ayudará a tomar mejores decisiones sobre compras, promociones y estrategia de precios.

4. Ser consistente

Si no somos constantes con de la gestión de stocks, lo normal es que acaben ocurriendo errores e ineficiencias. 

La clave para administrar con precisión el inventario es realizar inventarios de manera frecuente. 

Primero, debemos determinar la frecuencia con la que realizaremos los inventarios. 

Si realizamos comprobaciones frecuentes (por ejemplo, antes de la apertura y después del cierre de cada día) tendremos la oportunidad de detectar pérdidas mucho antes que al hacerlo de forma mensual, trimestral o anual.

Si no lo estamos llevando a cabo nosotros mismos, debemos asegurarnos de elegir a un empleado de confianza para que sea responsable del inventario, como el chef o el maître.

5. Seguir el método de almacenamiento FIFO

Las siglas FIFO (First in first out) en español quieren decir Primero en entrar, primero en salir.

El método FIFO es especialmente adecuado para restaurantes porque nos ayuda a rotar las existencias físicas con mayor frecuencia: las más antiguas primero, las más nuevas al final.

Metodo FIFO para restaurantes

Esto no solo garantiza la frescura de los ingredientes que entran en los elementos de nuestro menú.

Sino que nos permite tener una idea más precisa de lo que nos está costando nuestro inventario a lo largo del tiempo.

Además de eso, con los precios de los alimentos subiendo todo el tiempo, utilizar el método FIFO para la gestión de stocks nos ayudará a dar salida a las existencias más antiguas y baratas antes de que utilizar las existencias más nuevas y probablemente más caras. 

En última instancia, esto mantendrá bajos nuestros COGS y aumentará los ingresos brutos.

6. Minimizar el desperdicio de alimentos

La relación del desperdicio de alimentos del restaurante es directamente proporcional a la gestión de stocks. 

La reducción del desperdicio de alimentos conduce a un mejor control de existencias y viceversa.

Según un informe elaborado por la Business for Social Responsibilit, los restaurantes encuestados respondieron que:

Aproximadamente el 84% del desperdicio de alimentos fue literalmente tirado a la basura.

Business for social responsibilit

Esta pérdida de materia prima es mala para su negocio, para sus clientes y para el medio ambiente

Entonces, ¿qué puedo hacer para reducir el desperdicio de alimentos en mi restaurante?

La forma más fácil y obvia de hacerlo es no tener exceso de inventario

Utilizar los mix de ventas para determinar qué platos se venden más, qué platos no se venden tanto y utilizar esta información al comprar existencias para la semana.

Con las herramientas adecuadas, podremos tomar mejores decisiones sobre qué comprar, en qué cantidad y cuándo. 

Mejorar la rentabilidad mediante la gestión de stocks

Si no lo habías notado a estas alturas, la gestión de stocks es una herramienta indispensable e inevitable de la gestión empresarial en restaurantes.

La gestión de stocks ayuda a mantener los costos de los productos vendidos (COGS) y las pérdidas asociadas con el desperdicio de alimentos al mínimo, al tiempo que garantiza que cada cliente coma alimentos frescos y de calidad.

Sí deseas aplicar todos estos consejos, en IngenieriadeMenu.com elaboramos plantillas Excel profesionales para ayudarte a controlar la gestión de stocks de tu restaurante.


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