¿Cómo costear una barra libre? Explicación sencilla
Para costear una barra libre, debes considerar dos métodos principales: por número de personas o por botellas. Barra libre por número de personas: se recomienda calcular unas 5 copas por persona. Barra libre por botellas: con cada botella de 750 ml se pueden servir 7-8 copas llenas, o hasta 15 copas si se combinan con refrescos.
Costear una barra libre según el número de personas
¿Estás planeando una fiesta y necesitas saber cómo calcular el costo de una barra libre para 100 personas? No te preocupes, es más simple de lo que parece. Ahora te detallamos el cálculo según el consumo alto de alcohol para toda una tarde o noche.
| Bebida | Cantidad para 50 personas | Cantidad para 100 personas | Cantidad para 200 personas |
|---|---|---|---|
| Alcohol | 17 botellas | 34 botellas | 68 botellas |
| Refrescos | 10 cajas | 21 cajas | 42 cajas |
| Hielo | 15 bolsas | 30 bolsas | 60 bolsas |
| Cerveza | 200 botellas | 400 botellas | 800 botellas |
| Vino | 25 botellas | 50 botellas | 100 botellas |
| Agua | 40 botellas | 80 botellas | 160 botellas |
Aquí veremos paso a paso cómo se calculan los costos de una barra libre para 100 personas:
- Alcohol: Si estimas cada persona se tomará 5 copas, para 100 personas necesitarías 500 copas. Si combinas estas 500 copas con refrescos debes dividirlas entre 15, lo que dará aproximadamente 34 botellas de alcohol.
- Refrescos: Teniendo en cuenta que cada invitado consumirá alrededor de 5 copas, necesitarás tener 500 refrescos. Si cada caja de refrescos contiene 24 botellas, necesitarás aproximadamente 21 cajas de refrescos.
- Hielo: Para mantener las bebidas frías, necesitarás hielo. Por cada bolsa de hielo de 2 kg se pueden llenar hasta 20 copas (según se usen 2 o 3 cubitos), así que para 100 personas necesitaremos más o menos 30 bolsas de hielo de 2 kg.
- Cerveza: Si calculas 4 cervezas por invitado, necesitarás unos 400 botellines de cerveza.
- Vino: Considerando que el consumo por persona será de media botella de vino, necesitarás alrededor de 50 botellas de vino.
- Agua: El agua es muy importante para mantener a tus invitados bien hidratados. Si calculamos 0.8 litros de agua por persona, necesitarás 80 botellas de un litro de agua o 160 botellas de medio litro.
Una vez que tienes estos totales, puedes empezar a investigar precios y hacer el cálculo del costo total según los precios en tu localidad. ¡Recuerda siempre tener un pequeño margen extra para imprevistos!
Costear una barra según el número de botellas
Seguimos con el ejemplo de una barra libre para 100 personas y primero tenemos que saber cuántas copas se servirán en la barra libre y lo haremos multiplicando en número de personas por el número de copas:
100 personas x 5 copas = 500 copas
Ahora vamos a calcular cuánta cantidad de bebidas alcohólicas necesitamos para las 500 copas, sabiendo que la preferencia de los invitados en las barras libres suele ser la siguiente:
- Ginebra: 50%
- Whisky: 20%
- Ron:15%
- Vodka: 10%
- Tequila: 5%
Partimos de que una copa o combinado lleva una cantidad de alcohol de 50 ml, si vamos a servir 500 copas y cada copa lleva 50 ml de alcohol, podemos realizar el siguiente cálculo:
500 copas x 50 ml = 25.000 ml de alcohol
Pero ¿qué cantidad necesitamos de ginebra, whisky, ron, vodka y tequila?
| Bebida | Cantidad | Fórmula | Cantidad para 100 Personas |
|---|---|---|---|
| Ginebra | 50% | (500 x 50 ml x 50%) / 750 | 17 botellas |
| Whisky | 20% | (500 x 50 ml x 20%) / 750 | 7 botellas |
| Ron | 15% | (500 x 50 ml x 15%) / 750 | 5 botellas |
| Vodka | 10% | (500 x 50 ml x 10%) / 750 | 4 botellas |
| Tequila | 5% | (500 x 50 ml x 5%) / 750 | 2 botellas |
Ginebra
- Calculamos la cantidad total de alcohol necesario para las 500 copas (100 personas x 5 copas cada una) dando un total de 25.000 ml de alcohol.
- Identificamos que el 50% de las preferencias son para Ginebra, por lo que el volumen necesario de Ginebra es 12.500 ml (50% de 25.000 ml).
- Dividimos los 12.500 ml de Ginebra por 750 ml (cantidad de ml en una botella estándar) para obtener aproximadamente 17 botellas.
Whisky
- Reconocemos que el 20% de las preferencias son para Whisky, resultando en 5.000 ml necesarios de Whisky (20% de 25.000 ml).
- Dividimos los 5.000 ml de Whisky por 750 ml para obtener aproximadamente 7 botellas.
Ron
- Determinamos que el 15% de las preferencias son para Ron, lo que equivale a 3.750 ml de Ron (15% de 25.000 ml).
- Dividimos los 3.750 ml de Ron por 750 ml para calcular alrededor de 5 botellas.
Vodka
- Calculamos el 10% de las preferencias para Vodka, siendo 2.500 ml el total necesario (10% de 25.000 ml).
- Dividimos los 2.500 ml de Vodka por 750 ml para obtener aproximadamente 4 botellas.
Tequila
- Identificamos que el 5% de las preferencias son para Tequila, lo que resulta en 1.250 ml necesarios de Tequila (5% de 25.000 ml).
- Dividimos los 1.250 ml de Tequila por 750 ml para determinar que se necesitan aproximadamente 2 botellas.
Saber cómo costear una barra libre para un evento es mucho más que simplemente comprar bebidas, se trata de planificar con atención, conocer lo que prefieren tus invitados y usar tácticas de cálculo inteligentes para evitar gastos innecesarios.
Ya sea que decidas calcular el costeo de una barra libre según el número de personas o de botellas, lo importante es adaptarte a las necesidades específicas de tu evento, y que puedas mantener tu presupuesto. No te olvides de añadir un margen para imprevistos y estar preparado, cuando sea necesario, para asegurar que tu barra libre sea todo un éxito.
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Food and Beverage Manager | Director de Alimentos y Bebidas en Grupo Antequera Golf
Socio Senior en AIDABE – Asociación Iberoamericana de Directores y Directoras de Alimentos y Bebidas